Kanban is Japans voor Kan, visueel, en Ban, bord of kaart. Een visueel bord dus, waar doorgaans activiteiten voor het voltooien van een serie activiteiten gezet kan worden
Kanban werd ontwikkeld door Taiichi Ohno van Toyota om een systeem te vinden waarmee het mogelijk was om een hoog niveau van productie te behalen.
Principes van Kanban
- Visiualiseren van taken
- Inzicht in de hoeveelheid werk tegelijkertijd
- Verplaats het werk van links naar rechts in de kolommen
Hoe maak ik een kanban bord?
Er zijn verschillende manier om een kanban bord te maken. De snelste en makkelijkste manier is met post-it’s op een bord of muur. Je kan ook gebruik maken van magneetjes, plakkaartjes, stickers etc. Zolang er maar iets is waar je op kan schrijven wat de taak is en wie de taak behandeld.
Stap 1: Maak de stappen duidelijk die je wilt zien. Meestal word een kanban simpel gehouden met 3 fases To Do – Doing (of In progress)- Done. Je kan deze zo uitgebreid mogelijk maken als je wilt. Echter als je er een complete workflow van maakt, zal je zien dat het bord niet bijgehouden gaat worden en zijn doel voorbij schiet. Zie bovenstaande plaat voor een voorbeeld
Stap 2: Maak afspraken met het team over
- wie taken op het bord kan zetten
- wanneer je taken verplaatst (gezamenlijk tijdens een stand-up of vergadering of wanneer van toepassing)
- het maximaal aantal taken dat 1 persoon tegelijk oppakt
- de grote van de taak (voorbeeld: als er 8 personen voor nodig zijn, kan je beter subtaken maken. Maar je wilt bijvoorbeeld ook niet dat elk wissewasje op het bord komt)
Wanneer gebruik ik dit?
Voor alle taken, zolang deze niet repetitief zijn. Het heeft geen zin om bijvoorbeeld “wekelijkse vergadering” op To Do te zetten. Dan vlak voor de vergadering deze op doing te zetten en gelijk daarna op done.
Door de taken van links naar rechts te verschuiven maak je de taken zichtbaar, maak je zichtbaar hoeveel werk er al gedaan is en waar men mee bezig is.