Een project start niet met een project initiatie document of een project plan of zelfs een project aanvraag. Een project start met een intake. Om een project te kunnen starten moet je immers weten wat het project inhoud, wat de wensen zijn. Je gaat inventariseren. Een grote valkuil van zowel bedrijven als projectmanagers is dat men denkt dat een project start vanaf het moment dat een projectplan is goedgekeurd. Om een goed plan te maken is een intake essentieel.
Een intake kan je doen met verschillende partijen. Je zal al gauw merken dat voor de volledigheid het ook handig is om meerdere intakes te doen. De belangrijkste intake is natuurlijk die met de opdrachtgever. Zonder intakes is het nagenoeg onmogelijk een goed project plan of project initiatiedocument te maken.
Hieronder een (niet onuitputtelijke) vragenlijst die je kan gebruiken bij een intake. Bedenk ook vooral zelf wat je nodig hebt om het project te kunnen starten. Het vooronderzoek is een belangrijkonderdeel van de juiste beeldvorming. Geef aan de opdrachtgever aan dat wat vooronderzoek noodzakelijk is om een juist beeld te kunnen vormen en betrek hem/haar daar ook in.
Het probleem
- Wat is het probleem
- Van wie is het probleem
- Wie heeft er allemaal last van
- Zijn de oorzaken van het probleem bekend
- Hoe urgent is het oplossen van het probleem
- Waarom is het probleem niet eerder opgepakt
- Wat zijn de begrenzingen?
Het doel
- Wat is het doel van het project.
- Welke (organisatorische) doelstellingen worden beoogd om te behalen
- Zijn er andere soortgelijke projecten
- Wanneer is met tevreden, wat is de verwachte uitkomst
- Waarom wil men dit project (nu) doen?
- Wat wordt mooier, beter, sneller, goedkoper, effectiever, makkelijker aan het einde van het project
- Wanneer is men tevreden?
- Wat is must, what is een should (MoSCow?)
Achtergrondinformatie
- Wat is al eerder gedaan om het probleem op te lossen en door wie? Is dat bruikbaar? En waarom wel of niet
- Waarom is het probleem nog niet eerder opgelost? Waar liep men tegenaan
- Wat is relevant om te weten over het project, het product, de dienst en het bedrijf
- Is een soort gelijk project, product of dienst al ergens anders te bewonderen als voorbeeld?
- Wat is relevant om te weten over de stakeholders en de doelgroep?
- Wat is het potentieel budget en wat is de verwachte tijdslijn?
- Wie is beslissingsbevoegd, besluitvorming en wie is de project sponsor
- Waar zit de speelruimte
- Zit de nadruk op Tijd, Geld of Kwaliteit?
- Wat is de verwachte doorlooptijd en is deze realistisch
- Is er budget voor het project
- Wat mag er allemaal onderzocht worden ten behoeve van het projectplan
- Is er al kennis binnen de eigen organisatie?
Communicatie
- Welke communicatie word verwacht
- Welke aanpak word verwacht?
- Wie dient de communicatie uit te voeren?
- welke overlegstructuren zijn gewenst
- Wat is de frequentie van communicatie die verwacht wordt
- Welke rapportages zijn van belang
Potentiele project leden
- Welke personen weten over dit onderwerp
- Is er budget voor de projectleden en vallen deze binnen het projectbudget
- Wat is de achtergrond van de projectleden
- Is tijd beschikbaar en hoe verhoud zich dat met overige taken
- Vallen de kosten van project leden in of buiten het budget
Zoals je ziet zijn er een hoop vragen die je kan stellen tijdens een intake.
Nog een belangrijke tip: kijk ook eens naar het template van een project plan om te weten welke vragen je nodig hebt om een project plan te vullen. Het plan is uiteindelijk wat bepaald hoe jouw project er uit gaan zien tenslotte.