A4-projectmanagement is een nieuwe methode voor het beheerst uitvoeren en besturen van projecten en programma’s. Grote voordelen zijn het overzicht en de helderheid. A4-projectmanagement bestaat uit een model, een ordening van projectmanagement tech-nieken en vier praktische sjablonen. De methode verschaft vooral een overzichtelijk kader om projecten en programma’s te sturen.
Bij A4 Projectmanagement wordt een project gezien als combinatie van twee spanningsbogen: die van binnen en buiten het project, en van arbeidsdeling en coördinatie. Met deze twee assen kunnen alle benodigde onderdelen van een projectaanpak gegroepeerd worden.
A4 projectmanagement deelt een project in vier gebieden in met één verbindende kern. De vier gebieden betreffen:
- Aanleveren van resultaat
- Activeren van werkzaamheden
- Afwegen van voortgang
- Afronden van het project
In de kern van de vier gebieden staat “afstemmen”. Afstemmen met de directe en indirecte omgeving over hetgeen je gaat maken, hoe je dat gaat doen, hoe je dat gaat volgen en hoe je dat gaat beëindigen.
U doorloopt de stappen in deze volgorde. De prioriteit ligt bij het bepalen van het wat, daarna komt het hoe.
A4 projectmanagement werkt met vier sjablonen om de afstemming tussen projectleider en opdrachtgever te bevorderen. Per gebied betreft het er één, namelijk:
- Projectovereenkomst
- Plan van Aanpak
- Voortgangsrapportage
- Decharge
Deze vier zijn voldoende voor het maken, uitvoeren, volgen en beëindigen van een project. Met deze vier A4-tjes van de vier kwadranten krijgt u een helder conceptueel kader om vanuit te handelen. De vier sjablonen zijn vier concrete instrumenten om dit handelen te ondersteunen en te communiceren met de opdrachtgever.
Wat betekenen de vier gebieden
Aanleveren
In het eerste kwadrant gaat het om Wat het project moet opleveren. Het resultaat moet worden gespecificeerd en aansluiten op de doelstelling van de opdrachtgever. Om dat te realiseren zijn de werkzaamheden in dit kwadrant naast specificatie, met name gericht op bezieling, voorbereidende besluitvorming en op afstemming met acceptanten.
U geeft het kwadrant aanleveren vorm door:
- opdrachtgever en -nemer te benoemen;
- de toekomstige situatie en de huidige plaats te bepalen;
- de bijdrage van het te leveren resultaat aan de doelen vast te stellen;
- het resultaat af te bakenen;
- en het te specificeren;
- de haalbaarheid te verkennen;
- aan te geven welke besluitinformatie u gaat verstrekken;
- af te stemmen met acceptanten, bijvoorbeeld gebruikers en beheerders;
- en met eventuele overige betrokkenen;
- een overeenkomst af te sluiten met de opdrachtgever;
- en een kick-off meeting te houden.
Activeren
In het tweede kwadrant staat de vraag op de voorgrond Hoe u het in de projectovereenkomst vastgelegde projectresultaat gaat maken.
Een centrale vraag is: welke werkzaamheden moeten uitgevoerd worden om het projectresultaat te vervaardigen? Andere aspect betreffen risico’s en teamsamenstelling. A4 benadrukt complementariteit en heterogeniteit in projectteams.
Activeren geeft u de vorm door:
- de tijd grof in te delen met een fasering
- de activiteiten vast te stellen die u uit moet voeren om het resultaat te maken (WBS; Work Breakdown Stucture);
- de planning vast te stellen;
- risico-management in te richten;
- na te gaan of u een deel wilt uitbesteden, capaciteit wilt inhuren of alles zelf wil doen;
- en de inrichting van uw project vast te stellen.
U sluit het kwadrant activeren af met een plan van aanpak.
Afwegen
In het derde kwadrant staat het meten van de voortgang van de werkzaamheden centraal plus de bijsturing daarvan. Hoe verder?
De volgens plan te boeken voortgang wordt gemeten op een aantal harde aspecten zoals tijd en geld, maar ook op zachte aspecten: mensen en hun verbanden. Denk aan motivatie en samenwerking. Uit alle aspecten maak je een keuze. Per aspect stelt u een norm op waaraan het aspect moet voldoen.
A4 onderkent 11 standaardaspecten om de voortgangs- en bijsturingsrapportage op te stellen:
- voortgangsmaat;
- risico’s;
- informatie;
- contracten;
- kwaliteit;
- huisvesting;
- personeel;
- organisatie;
- communicatie;
- geld; en
- tijd.
Afronden
In het vierde kwadrant voltooit u het project. Wat draagt u over? Hoe rondt u het project af?
U verricht de volgende activiteiten bij afronden:
- draag het projectresultaat over;
- stel een dechargedocument op;
- voer een evaluatie uit;
- specificeer de financiën;
- organiseer een afsluitende bijeenkomst.
Afstemmen
De kern van een project bestaat uit afstemming! Vroege acceptatie en tijdige aanpassing zijn de hoofddoelen.
Afstemmen geef u stapsgewijze als volgt vorm:
- vaststellen van de boodschap die u wilt overbrengen;
- actoren analyseren;
- benadermiddelen kiezen;
- de communicatie uitvoeren.
bron: ISES
[dfads params=’groups=130&limit=1′]