Natuurlijk lopen al jouw projecten als een zonnetje. Maar met de gemiddelde slagingskans van projecten én de waarschijnlijkheid dat je meerdere projecten tegelijk runt, is het mogelijk dat één van je projecten toch hulp kan gebruiken. In dit artikel komen tien punten aan de orde die je project kunnen verbeteren. Bovendien zijn de meeste punten over het algemeen relatief snel te implementeren. Probeer er eens een paar uit en laat weten hoe ze je zijn bevallen! Slechter zal het er sowieso niet van worden. En misschien pas je ze al toe. In dit deel de eerste vijf punten: 10 Manieren om je project te verbeteren (deel 1/2).
1: Onderhoud dagelijks contact met je team
De meeste (traditionele) projecten hebben een wekelijks projectteam overleg. Daarnaast onderhouden we natuurlijk ad-hoc contact met teamleden als er zaken spelen. Maar dat is eigenlijk te weinig, zeker als het project worstelt met het bereiken van resultaten. Het is daarom verstandig om minimaal dagelijks met het team contact te hebben. Dat hoeft niet in een projectteam overleg, maar dit kan ook via bijvoorbeeld een GroupChat (Lync), een Facebook groep, een Sharepoint site of een ander medium waar alle teamleden in actief zijn.
In Agile (Scrum) projecten is dit expliciet geïmplementeerd door een dagstart / stand-up sessie te houden waarbij iedereen vertelt wat hij heeft gedaan, wat hij gaat doen en wat voor belemmeringen hij op zijn weg ziet. In traditionele projecten is dit niet standaard aanwezig, maar dit kan dus wel enorm helpen om de boel scherp te houden en “verspilling” (in Lean termen) te verminderen. Zorg er wel voor dat dit niet een ellenlange sessie wordt, maar beperkt je tot de drie genoemde punten en bespreek eventuele uitwijdingen apart met de betreffende betrokkenen.
2: Houd contact met de klant
Met een beetje geluk spreek je – bij traditionele projecten – de klant eens in de 2, 3 of misschien wel 4 weken, bij de Stuurgroep afspraak. Dat is niet echt de frequentie waarbij je de klant goed op de hoogte kan houden van de ontwikkelingen. Net als dat je intensief contact met het team onderhoudt, is dit ook nodig met de klant. Spreek geregeld met hem en ben daarbij transparant over de ontwikkelingen en de uitdagingen die er zijn. Doe dit minstens een paar keer per week – en als de betreffende klant hiervoor te druk is (directeuren hebben vaak volle agenda’s), bespreek dan of er een gedelegeerd persoon ingezet kan worden om de afstemming mee te doen.
Ook hierbij geldt overigens dat Agile werken hier ook al rekening mee houdt. De klant (product owner) is immers betrokken bij het bepalen wat er in een bepaalde spring gebeurt, en er is in sprint teams al intensief contact met zowel de bouwers als de klanten (of vertegenwoordigers).
3: Ben transparant over de financiën
Zeker als er sprake is van externe klanten, kan het moeilijk zijn om transparant te zijn over de financiën van een project. Bij grote organisaties kan dit zelfs met interne klanten al politiek gevoelig liggen. Het is echter wel zeer aanbevelenswaardig om zo transparant mogelijk te blijven, ook over de financiën. Als de euro’s of de uren sneller opbranden dan verwacht, of er wordt minder gerealiseerd in een bepaald tijdsbestek, dan is het ook voor de klant handig om dit ruim op tijd te weten. Blijven hopen dat het wel goed komt binnen de gestelde toleranties kan tot grotere problemen leiden dan deze voortijdig identificeren.
Neem de financiën op in de rapportage. Er is altijd wel iemand die hier naar kijkt en slimme vragen stelt: die helpen je alleen maar om zelf scherp te blijven!
4: Neem hoger management mee in je rapportage
In de meeste gevallen gaat je rapportage naar de Stuurgroep. De Opdrachtgever, Senior User(s) en de Senior Supplier(s). Misschien daarnaast ook nog naar PMO om de rapportage mee te nemen in een overall bedrijfsbrede rapportage (al dan niet geconsolideerd). Het kan echter geen kwaad om te kijken wie nog meer stakeholders zouden kunnen zijn in het hogere management en ook hen te informeren met de rapportage die je maakt. Niet alleen kan dit soms tot nieuwe inzichten leiden, ook kan het voor jou als projectmanager carrièretechnisch handig zijn dat zij je naam voorbij zien komen. En soms hoor je niets van ze, maar dan kun je altijd nog aannemen dat ze het er mee eens zijn.
5: Vergader alleen met een agenda
Het is zeer bijzonder om te zien hoeveel afspraken er worden ingeschoten, waarbij er vooraf geen agenda is. Gevolg is dat niemand zich voorbereid en iedereen de organisator aankijkt wat precies de lijn gaat zijn van het overleg. Ben voorbereid. Als je een afspraak inschiet, zorg dat deze vergezeld gaat van een beknopte toelichting van het doel van het overleg, de rol van de genodigden en een duidelijke agenda. Als er stukken zijn die gelezen moeten worden, stuur deze dan mee en geef ook aan dat je verwacht dat de stukken zijn gelezen.
Afhankelijk van de vergadervolwassenheid van de organisatie en de medewerkers, kan dit overigens een forse stap zijn. Ik ken projectmanagers die bij het eerste overleg startten met een rondvraag wie alle stukken had gelezen, en vervolgens de afspraak direct beëindigden toen bleek dat bijna niemand zich had voorbereid – uiteraard gevolgd door een nieuwe afspraak op korte termijn. Bij het vervolgoverleg had iedereen zich netjes ingelezen en kon de vergadering effectief worden gehouden.
Dit artikel is geïnspireerd op dit artikel: http://www.projecttimes.com/articles/10-ways-to-improve-your-project-today.html, maar herschreven naar eigen ervaringen.
