Natuurlijk lopen al jouw projecten als een zonnetje. Maar met de gemiddelde slagingskans van projecten én de waarschijnlijkheid dat je meerdere projecten tegelijk runt, is het mogelijk dat één van je projecten toch hulp kan gebruiken. In dit artikel komen tien punten aan de orde die je project kunnen verbeteren. Bovendien zijn de meeste punten over het algemeen relatief snel te implementeren. Probeer er eens een paar uit en laat weten hoe ze je zijn bevallen! Slechter zal het er sowieso niet van worden. En misschien pas je ze al toe. In dit deel de laatste vijf punten.
6: Overleg sowieso, maar blijf on-topic
Is er niets te overleggen deze week, omdat alles op rolletjes loopt? Cancel de meeting dan niet, maar neem de tijd om kort bij te praten. Zorg natuurlijk wel voor een agenda (zie punt 5), maar geef bijvoorbeeld iedereen even kort zendtijd. Houd de meeting kort (10-15 minuten), maar laat deze dus wel doorgaan. Als je de meeting afzegt, en dit gebeurt vaker, dan zal iedereen denken/vinden dat deze toch niet belangrijk is – en de waarde ervan zal dan afnemen. Misschien komen sommige genodigden dan ook niet meer opdagen. Het is niet de bedoeling om iedereen zijn tijd te verspillen! Daar heb je een koffie automaat voor.
7: Update wekelijks je projectfinanciën
In veel gevallen zal er een maandelijkse rapportage plaatsvinden over het project. Dat wil natuurlijk niet zeggen dat je dan ook maandelijks je projectfinanciën bijwerkt. In de meeste gevallen zal het maandelijks bijwerken van de financiën je méér tijd kosten dan dat je dit wekelijks kost. Hoe zat het ook alweer met de kosten voor dat onderdeel? Wat hadden we ook alweer voor verplichtingen uitstaan? Hoe moest dit tabelletje ook alweer worden geïnterpreteerd? Als je wekelijks je financiën en uren up to date houdt, wordt je er alleen maar sneller in én je kunt veel sneller inspelen op trends die de verkeerde kant op buigen.
8: Update wekelijks je resource forecast
Eigenlijk geldt hiervoor hetzelfde verhaal als voor de financiën. Hoe beter je op de hoogte bent van de verbranding van je projecturen, hoe sneller je kunt inspringen op wijzigende forecasts. Voor de financiën is dit al belangrijk – omdat je dan je opdrachtgever tijdig kunt informeren, maar voor de resourcing zal dit in de meeste gevallen nog belangrijker zijn. De reden is dat je vaak afhankelijk zal zijn van meerdere resource leveranciers van verschillende afdelingen of bedrijven. De resource managers van die afdelingen of organisaties zullen jouw meedenken erg op prijs stellen en sneller geneigd zijn om je te helpen als er toch verrassingen optreden en je ineens toch iemand langer nodig hebt.
Dit punt geldt vooral voor traditionele projecten: bij Agile projecten is veelal sprake van een dedicated team dat gedurende een bepaald tijdvak wordt ingezet voor het project.
9: Plan een ‘lessons-learned’ sessie halverwege je project
Hoe mooi zou het zijn als je tijdens het project al kunt leren van de lessen die je er zelf uithaalt? Doe dit dus niet alleen aan het eind van het project. Dat is leuk voor anderen na jou – als die überhaupt gebruik maken van je lessons-learned – maar daar heb je zelf te laat wat aan. Plan halverwege dus al een lessons-learned sessie in! Dit geeft ook aan de betrokkenen het gevoel dat er actief wordt gestuurd op een zo goed mogelijk lopend project – en niet dat men maar aan het lot is overgelaten.
Deze werkwijze is ook binnen Agile al aanwezig, door aan het eind van elke sprint een evaluatie te houden. Ook binnen traditionele projecten kan dit worden geïmplementeerd.
10: Neem de directeur mee, bij de volgende klantafspraak
Dit zal vooral iets zijn wat kan werken bij externe klanten. Als je de directeur zo ver krijgt om mee te gaan naar de afspraak met de klant, zal de klant zich enorm gewaardeerd en belangrijk voelen (want de directeur komt zelfs mee!). Daarnaast is de directeur ineens op de hoogte van je project en zal hij je misschien ook nog eens kunnen helpen als er toch nog wat beren op de weg moeten worden weggenomen op latere termijn.
Zoals gezegd zal dit vooral werken bij externe klanten en vermoedelijk bij kleinere organisaties. Ik zie niet zo snel een hooggeplaatste directeur meegaan naar een afspraak met een afdelingshoofd van een andere interne afdeling – als dat toevallig ‘de klant’ is.
Dit artikel is geïnspireerd op dit artikel: http://www.projecttimes.com/articles/10-ways-to-improve-your-project-today.html, maar herschreven naar eigen ervaringen.
