15 manieren om slimmer over te komen in e-mails

Photo by Stuart Miles via FreeDigitalPhotos.

Als het je niet uit maakt hoe je slim je over komt in e-mails stop dan met lezen.

Goed, nu we alleen zijn – hier komend de 15 manieren om slimmer over te komen in e-mails.

In de zakelijke wereld is er geen betere manier om jezelf beter te presenteren dan via elektronische communicatie.

Het verzenden van e-mails is zo’n ding – het strategisch sturen van en reageren op e-mails is net zo belangrijk als op de juiste momenten je hoofd knikken, ander mans ideeën te kopiëren of het meelachen met de mensen die flauwe grappen maken – maar een echelon hoger dan jou werken.

Laat je e-mails er dus uitspringen en kom slim, gepassioneerd, toegewijd en overtuigend over.

Disclaimer: Deze tips kunnen je carrière in een stroomversnelling brengen en je dromen uit laten komen, toch zijn ze opgesteld met enig gevoel voor cynisme en (een poging tot?) humor 😉

inboxfull1. Klaag over de hoeveelheid e-mails die je krijgt.
Maar, geef nooit aan hoeveel e-mails je krijgt. Stel, je hebt 200 ongelezen e-mails, dan is er altijd iemand die er nog meer heeft. Klaag over de hoeveelheid, wacht tot iemand de fout maakt door een aantal te noemen en verdubbel dat aantal dan op z’n minst. Dat is de hoeveelheid e-mail die jij krijgt.

2. Gebruik een ‘Verzonden vanaf mijn telefoon’ handtekening die zich verontschuldigd voor typefouten
Ook als je gewoon vanaf je e-mail client je e-mail stuurt maak je een handtekening ‘verzonden vanaf mijn mobiel’. Dan lijkt het net alsof je altijd onderweg en druk bent en je hoeft niet meer te proeflezen, mits je je alvast verontschuldigd voor eventuele spelfouten.

3. Als de baas reageert op een e-maildiscussie, reageer daar direct op
Alles in de gaten houden op relevantie is lastig, maar filter in ieder geval op e-mails van je manager. Vlak nadat hij of zij reageert volstaat een reply-all met ‘helemaal mee eens’ of ‘je nam de woorden uit m’n mond’.

4. Feliciteer als eerste. En zorg dat iedereen het leest.
Nieuwe feature? Baby op komst? Taart in de koffiecorner? Meteen nadat er iets goeds gebeurd meteen een ‘allen beantwoorden’ sturen met een felicitatie. Je bent immers een betrokken teamspeler, dus je moet wel laten zien dat je betrokken bent. Bovendien, als je iedereen het gevoel geeft dat ze het goed doen valt het minder op dat jij al sinds je er bent eigenlijk niets doet.

5. Deel willekeurige ideetjes op vreemde uren
Maak een lijstje van korte, willekeurige gedachten en ideetjes die je automatisch kunt laten sturen midden in de nacht. Bijvoorbeeld:
een vraag over de status van een project
een belachelijk verzoek voor een functionaliteit
een link naar een ‘interessant’ artikel
een ‘interessant’ nieuwtje over een concurrent, waar ‘we’ (lees: ‘ze’) meteen wat mee moeten
wat het ook is, als mensen om 03:00 e-mails van je krijgen lijk je in ieder geval geweldig toegewijd.

6. Doe wat [informatie] haakjes in het onderwerp
Gebruik ik zelf ook regelmatig en ontdek nu dus waarom – voeg wat van die haakjes toe en maak je e-mail nog indrukwekkender, zoals:
[Ter informatie]
[Vertrouwelijk]
[Top Resultaat!]

shoes on table7. Vraag continue om updates her en der.
Gewoon een update, even horen hoe het gaat. Vertel meteen wat over iets waar je al een update van hebt gehad, zo kun je deze e-mails gebruiken om anderen weer te laten zien hoeveel.. tja.. updates je eigenlijk wel niet krijgt. Want verder doe je er natuurlijk niets mee.

8. Wees specifiek over waar je bent, gedurende de dag.
Informeer je collega’s en manager regelmatig waar je bent (en uiteraard niet wat je doet). Onderweg naar het vliegveld? Meld het. In de gate? Meld het. In het vliegtuig dus even een laatste berichtje voor hij uit moet? Meld het. Schijnbaar moet iedereen weten waar je bent, zo belangrijk ben je immers.

9. Begin elke e-mail met een TL; DR
Het is een concept uit Engelstalige landen en staat voor Too Long; Don’t Read – gevolgd door een korte samenvatting. Die samenvatting benadruk je uiteraard met vetgedrukte en cursieve teksten, de rest van de tekst hoeft waarschijnlijk niets in te staan – niemand zal dat lezen.

10. Gebruik de ontkenning om de interesse te wekken
Zoals ik bovenin dit artikel deed; melden voor wie iets niet interessant is zodat deze groep zich vaker aangesproken voelt. Voorbeelden:
Als je geen zorgen over de toekomst van dit bedrijf hebt, lees dan niet verder..
Als je alles al weet over succesvolle marketing, sla deze e-mail dan over..
Als je niet nieuwsgierig bent wat ik het komende uur doe, stop dan met lezen…

slang.jpg.CROP.promo-mediumlarge11. Gebruik slimme afkortingen
Van engelstalige ‘internet-slang’ tot de bekende oerhollandse afkortingen – gebruik ze, in veelvoud. Van AFAIK, LOL, BRB, WTF tot NOTK, ZGAN, NTB en uiteraard alle bedrijfseigen afkortingen.

12. Stel continue vergaderingen, denktanks, werkgroepjes en andere vormen van Poolse landdagen voor.
Zo’n e-mailwisseling houdt je lezers al dagen zoet en de antwoorden blijven komen – stel dan meteen een meeting, vergadering, taskforce, werkgroep of andere vorm van Poolse landdag voor. In het kader van punt 11 is F2F een mooie (face 2 face) afsluiter.

13. Stuur vriendelijke ‘reminders’ of ‘pings’
Als een oude en achterhaalde discussie nog niet besloten is, stof deze dan af en vraag om een update, stuur een vriendelijk bedoelde ping en toon dat je niets langs je heen laat gaan. Je zit er immers boven op.

14. Wacht zeker een week met het reageren op directe vragen
En vraag daarna of het nog actueel is, in plaats van antwoord te geven. Een mooie reactie die je in je quickreply kunt zetten is ‘Dit werd begraven onder andere e-mail, nog nodig?’.

ooomail-600x40015. Gebruik je out of office assistant en maak ‘m onnodig ingewikkeld
Zodra je even ‘offline’ bent zet je je out of office assistant aan. Hierin zet je per project of taak uitgebreid andere contactpersonen, verwijs naar documentatie of (intranet) webpagina’s en hoe je tijdens je afwezigheid te bereiken bent. Er is weinig wat je slimmer zal doen overkomen dan zo’n uitgebreid CV in je out of office!


About Nigel van Houten

Mede-oprichter van BigDataHub en mede-eigenaar van InTellegus. Trackrecord in projectmanagement & (big)data. Veel interesse in redenen waarom; motivatie, sport, voeding, leiderschap. Doet aan fitness, bootcamp, hardlopen, airsoft en blogt als gast auteur op projectsucces.nl.

View all posts by Nigel van Houten →

One Comment on “15 manieren om slimmer over te komen in e-mails”

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.