Gefeliciteerd! Je mag een project managen. Maar je doet dat voor het eerst. Waar begin je? Waar moet je op letten? Wat is een project eigenlijk? Wij zetten 15 tips op een rij om jou als beginnende project manager op weg te helpen en van jouw project een succes te maken. We gaan er vanuit dat jij de eigenschappen van een goede project manager al hebt.
1. Bestudeer jouw opdracht
Wat is jouw opdracht eigenlijk? Een valkuil voor elke project manager, zeker de beginnende project manager, is om snel van opdracht naar resultaat te willen. Maar weet jij wat jouw opdracht is? Implementeer een nieuw systeem? Bouw een huis? Introduceer een nieuwe dienst? Maak de opdracht duidelijk. Stel vragen aan verschillende personen en vooral jouw opdracht gever. Wanneer is men tevreden met de uitkomst van het project? In de gouden driehoek, waar ligt de focus? Is het realistisch? Haalbaar?
2. Zet de requirements
Waar moet het resultaat van jouw project aan voldoen? Ik gebruik altijd een auto als voorbeeld. Als het doel is om van A naar B te gaan kan dit met een fiets, een auto, een bus, een vliegtuig, een trein, lopend. Dus is van A naar B wel het doel? Wellicht dat het doel is: Ik wil kunnen rijden in een auto. Vraag dus door over wat men daadwerkelijk wil bereiken.
En nu weet je dat het doel een auto is, maar waar moet die auto dan aan voldoen? Is men blij met een Toyota Aygo of verwacht men een Aston Martin DB9? En moet deze dan rood zijn of maakt de kleur niet uit? En welke opties moet de auto allemaal hebben? Is cruise control belangrijk, moet het een 4×4 zijn of is het alleen maar belangrijk dat de motor start? Vraag door, totdat je precies de requirements hebt waaraan jouw project moet voldoen. Baken het af wat het wel en niet is.
3. MoSCow
Nu heb je jouw requirements en we komen steeds dichterbij het daadwerkelijk kunnen uitvoeren van jouw project. Maar kijk nog eens naar de requirements en finetune deze nogmaals. We gebruiken hier vaak het bruggetje voor: MoSCow of the wel: Must haves, Should haves, Could haves. Een must have: het doel van het project kan niet worden bereikt zonder deze requirement. Should have: eigenlijk zou dit er in moeten zitten, maar we kunnen zonder. Could have: het zou gaaf zijn als dit ook kan, maar het heeft geen prioriteit.
4. Schrijf een plan
Het is natuurlijk hartstikke logisch dat bij een project een project plan hoort. En zonder bovenstaande stappen kan je daar eigenlijk niet mee beginnen. Toch slaan veel project managers dit over: zowel het opzetten van de requirements als het plan. Of ze doen er te gemakkelijk over. Je wilt tenslotte beginnen met het managen van jouw project en niet alleen maar documentatie schrijven. Maar onthoud: als de afspraken van jouw project niet duidelijk zijn, kan je ook nooit succesvol aan de afspraken voldoen. Alles wat je oplevert is uiteraard SMART. Gebruik het plan voor drie belangrijke doelen:
- Afstemming over het doel, de tijdslijnen, de afbakening en de aanpak van jouw project
- Toestemming om het project uit te voeren
- Budget goedkeuring
5. Risico analyse
De risico analyse is onderdeel van jouw plan. De afgelopen tijd heeft ons weer opnieuw geleerd hoe belangrijk een risico analyse is. Wat is de grootste bedreiging voor jouw project? Veelal is dit de beschikbaarheid van mensen om jouw project uit te voeren. Jouw doel als project manager is tenslotte om jouw project tot een goed einde te brengen. Dat betekend dat allerlei dingen misgaan of mis kunnen gaan. Door deze risico’s in kaart te brengen, te mitigeren of alvast afspraken te maken wanneer een bepaald risico plaats zou vinden hoe je daar mee omgaat. Jouw eigenlijke doel als project manager is om te zorgen dat zo min mogelijk externe factoren de uitkomst van jouw project beïnvloeden. De risico analyse maakt dit zichtbaar.
6. Milestones
Hoe eet je een olifant? In kleine stukjes. Maakt een Product Breakdown structure en zet deze om naar milestones. Dat werkt ook zo met milestones. Het geeft je duidelijke en behapbare doelen om naar toe te werken en daarnaast geeft het zowel het projectteam als de opdrachtgever zicht op de voortgang. Maar weer even de auto er bij pakken: Als het chassis gebouwd is, is dat een milestone. Een duidelijk zichtbaar en aanwijsbaar onderdeel.
7. Planning
Je hebt nu je milestones, je hebt je requirements, je weet als het goed is wat eea gaat kosten en nu moet je het gaan plannen. Er zijn een aantal manieren om met planning aan de slag te gaan: Als de datum het meest belangrijke is, kan je het beste de eind datum neer zetten en dan gaan terugrekenen wat nodig is. Let er op dat wanneer datum het meest belangrijke is, dit veel impact op geld en mensen kan hebben. Is kwaliteit het meest belangrijke? Dan is het goed om in je planning rekening te houden met testen, checks en verbeteringen. Vergeet daarnaast niet om jouw planning te laten goedkeuren als onderdeel van je projectplan en om jouw planning up to date te houden ‘as life happens’. Want plan en werkelijkheid verschillen altijd van elkaar. Oh en een planning maak je niet alleen: jouw team kan als beste inschatten welke taken nodig zijn en hoe lang deze ongeveer duren en niet geheel onbelangrijk: welke afhankelijkheden er in zitten.
8. Communicatieplan
Wie moet je informeren? Wie wil je infomeren? Wanneer ga je informeren? Op welke wijze ga je informeren? Denk hierbij aan 4 verschillende doelgroepen
- Je project team (meetings, updates, beschikbaarheid, taakafhandeling)
- Je opdrachtgever (updates, escalaties, beslissingen, vragen)
- Je stakeholders (updates, beslissingen, vragen)
- Mensen op wie het resultaat impact heeft (updates, impact, training)
9. Tijd schrijven
Je hebt een planning. Daarin heb je vastgelegd wat je van plan bent te gaan doen en in welke tijd je dit gaat doet. Maar lig je op planning? Houd bij hoeveel tijd de taken daadwerkelijk duren. Vraag regelmatig aan jouw team hoeveel tijd zij nog nodig denken te hebben.
10. Ken je team
Jouw team is de kern tot het succes van jouw project. Wat zijn de sterke en minder sterke kanten van jouw teamleden? Wat hebben zij nodig om het project tot een succes te brengen? Hoe werken ze samen met elkaar? Wist je dat de meeste problemen ontstaan in een project doordat teamleden niet lekker met elkaar samenwerken?
11. Bepaal je lingo
Wellicht heb je al een training gevolgd en ben je helemaal op de hoogte, maar het is als beginnende project manager makkelijk om verzeild te raken in alle terminologie. Zorg dat iedereen de zelfde taal spreekt. Bedenk niet wat nieuws, maar kijk wat er al in gebruik is. Gebruikt het bedrijf prince2? of iets heel anders? Wanneer je het hebt over een projectplan, een planning, een taak, een milestone etc, wil je zeker weten dat iedereen precies begrijpt wat je bedoeld.
12. Leg afspraken vast
De grootste valkuil is door de bomen het bos niet meer zien. Want er gebeurd veel bij een project. En wie zei ook al weer wat? En wanneer was dat? Maak notulen van elke vergadering. Leg afspraken vast. Dan weet je precies wanneer wat besloten is. En of het daadwerkelijk besloten is of alleen gezegd is. En heeft een besluit invloed op jouw planning, laat dat ook gelijk vastleggen dat dat geaccepteerd word. Vastleggen is beter dan welk geheugen dan ook
13. Stel vragen
Stel vragen en neem niks klakkeloos aan. Als men zegt dat iets niet mogelijk is? Vraag waarom en vraag door of er andere mogelijkheden zijn. Als men zegt dat er geen tijd is? Vraag wat er nodig is om die tijd wel te maken. Wellicht dat jij daarin kan facliteren. Als men ideeën heeft over hoe het beter of anders kan? Meedenken van een ieder word zeer gewaardeerd, maar jouw doel is jouw project tot een goed einde te brengen. Vraag waarom men vind dat het anders moet en ben je het er mee eens? Dan kan je dit overleggen met je opdracht gever, zo niet, ga je door op de voet waar je op door ging. Maar je weet alleen of het een goed idee was door vragen te stellen.
14. Neem een mentor
Een project managen is aan de ene kant heel makkelijk en aan de kant heel complex. Het is ontzettend fijn om met iemand te kunnen sparren over dingen waar je tegen aan loopt. Realiseer je dat je een beginnende project manager bent. Je mag om hulp vragen. Hoe ga je om met een tegenslag? Hoe werkt dat eigenlijk om een planning up to date te houden. Er speelt iets in je team: hoe pak je dat aan. Een mentor kan jou aanhoren en helpen
15. Denk in oplossingen
Je hebt een plan, een planning, weet de risico’s en jouw team is bezig. En toch vind er iets plaats waar je geen rekening mee had gehouden en dat jouw project beinvloed. Kijk wat je mogelijkheden zijn. Bijvoorbeeld: met 2 weken extra kan het wel of met een investering van x aan geld kan het wel of als we dit niet doen en dat wel dan kan het ook. Als beginnende project manager maak je helemaal de blits als jij kan aantonen dat je in control bent. Soms kan je dat zelf beslissen, soms moet de opdrachtgever dat beslissen en die wilt graag weten wat de voor en nadelen zijn van de mogelijke oplossingen. Er is niks vervelender voor een opdrachtgever om alleen te horen: er is een probleem.
