5 Tips bij het maken van een RFP

Veel projecten starten met een RFP (Request for Proposal), waarbij gezocht wordt naar de leverancier met het best passende product of de meest geschikte dienst. Het doen van van een RFP is een niet te onderschatten activiteit: als de kwaliteit namelijk te wensen overlaat, zit je wellicht voor een aantal jaar vast aan een product of dienst die niet past bij de gewenste doelen. Dat kan leiden tot desinvestering, hogere kosten en het niet behalen van de benodigde toegevoegde waarde. Daarom: 5 tips bij het maken van een RFP.

1. Doe je huiswerk

Een RFP kan van aanzienlijk hogere kwaliteit zijn als je je huiswerk hebt gedaan. Lees je in in de markt, zorg dat je exact weet wat je nodig hebt en wat de eisen zijn, heb je exacte scope in kaart en zorg dat je weet waar je over praat. Dit zal ervoor zorgen dat je veel preciezer kunt zijn bij het opstellen van je RFP, dat je de antwoorden beter kunt interpreteren, en dat er veel minder kans is op ruis.
Doe bij voorkeur een RFI (Request for Information), zodat je op voorhand al een selectie kunt maken van leveranciers. Je RFP neerleggen bij leveranciers die je al had kunnen uitsluiten levert niet alleen hen veel werk op, ook jij zult de antwoorden moeten bekijken, deze moeten beoordelen en de boel netjes moeten afhandelen.

2. Wees zo specifiek mogelijk

Hoe specifieker je bent over het probleem wat je wilt oplossen, wat je wilt bereiken, hoe je dit wilt bereiken, in welke omgeving dit plaatsvindt en welke variabelen er allemaal meespelen, hoe beter de leverancier kan reageren en een zo goed mogelijk voorstel kan doen. Specifiek zijn wil niet zeggen dat je alles tot op de byte moet gaan voorschrijven: tenslotte vraag je de leverancier om hulp en ben jij niet de specialist. Het is echter wel wat groot belang dat je de leverancier weet te vertellen hoe de processen lopen, (bij IT projecten) welke mogelijke interfaces er zijn, welke wet- en regelgeving relevant is en binnen welke kaders zaken dus moeten vallen, dat soort dingen.
Stel bijvoorbeeld dus niet de vraag “Welke functionaliteit biedt uw Document Management Systeem”, wat een enorme waslijst aan opties kan opleveren, maar stel bijvoorbeeld de vraag “Welke mogelijkheden biedt uw Document Management Systeem om met retentie tijden om te gaan” of “In hoeverre zijn documenten in uw Document Management Systeem te benaderen vanuit applicaties van derden.”. Dit zal een veel specifieker antwoord opleveren.

3. Wees niet bang om checklist vragen te stellen

Hoewel het lijkt alsof open vragen je gaan helpen om informatie los te krijgen en een beter inzicht te krijgen in de oplossing of het product van de klant, kan het geen fout idee zijn om gebruik te maken van simpele “Ja/Nee” vragen of andere meerkeuze vragen. Open vragen kunnen een leverancier ertoe bewegen om een antwoord zodanig te formuleren dat het alsnog meer lijkt alsof iets mogelijk is, terwijl het in de praktijk lastig zal worden. Een gesloten vraag zal naar alle waarschijnlijkheid een eerlijker “Nee”  opleveren als iets niet mogelijk is of alleen met zeer veel moeite kan worden gerealiseerd.

4. Maak gebruik van Use Cases

Ieder bedrijf maakt gebruik van zijn eigen processen en de kans is groot dat het er bij jou in het bedrijf net even iets anders aan toe gaat dan bij de concurrent. Het is voor de leverancier handig om te weten hoe de bedrijfsprocessen werken die jij wilt ondersteunen, en het gebruik van use cases kan hierbij behulpzaam zijn. De leverancier is met deze informatie immers in staat om vragen beter te beantwoorden: hoe sluit het product of hun dienst aan bij deze processen? Hoe kunnen deze processen wellicht nog efficiënter verlopen? Zijn er op voorhand al uitdagingen te vinden voor bepaalde processtappen? Een aanbieding van een product waarvan eigenlijk niet helder is hoe dit uiteindelijk moet gaan uitpakken, is waardeloos.

5. Schrijf congruent met het doel

Afhankelijk van hoe jij je RFP formuleert en hoe jij je opstelt richting de leverancier, zo zal de leverancier op de RFP reageren. Schrijf je als een bureaucraat en timmer je alles dicht? Dan zal het antwoord waarschijnlijk overeenkomstig zijn en zal er waarschijnlijk geen leverancier reageren die op zoek zijn naar een klant waarmee een vertrouwensband kan groeien op basis van pragmatiek. Oftewel: wees je bewust van het doel van je RFP: niet alleen in de oplossing die je zoekt, maar vooral ook in de relatie die je met de leverancier wilt aangaan. Pas je toon hierop aan en wees transparant over de intenties.

Dit zijn natuurlijk maar een paar korte tips – heb je vragen of wil je jouw tips met ons delen? Gebruik dan de comments!

Dit artikel is geïnspireerd op dit en dit artikel.

Zoeken

[poll id=”4″]