Velen van ons werken inmiddels zo’n zes weken thuis. Filevorming is de kat op de trap onderweg naar kantoor, je kantour outfit bestaat uit een korte broek, net overhemd en een das en de koffie is weliswaar lekker maar je treft er alleen de hond of je kinderen en geen collega’s om mee te kletsen. Thuiswerken doen we massaal met Microsoft Teams en daarom in dit artikel 5 tips die je nog niet wist van MS Teams.
5 tips die je nog niet wist van MS Teams
Voor we beginnen nog even wat Microsoft Teams ook al weer is: Microsoft heeft als onderdeel van het Office 365 (of in de toekomst Microsoft 365) programma een programma meegeleverd met de naam ‘Teams’. Hiermee kun je onder andere:
- videobellen
- chatten
- virtuele teamruimtes maken om documenten, apps en andere zaken te delen
- documentbibliotheken
- integratie met apps
- integratie met bots (zoals De Sentimeter)
Hieronder de tips: alvast een waarschuwing vooraf, de leukste bewaarde ik voor het laatste!
Tip 1: Chatten is het nieuwe e-mailen
Ja, jij e-mailt ook nog te veel. Terwijl dat – als doorgewinterde MS Teams gebruiker – niet meer hoeft. In Microsoft Teams kun je namelijk met de chat functie:
- chatten met direct collega’s, gewoon één op één.
- chatten met al je collega’s, in de algemene groepschat
- chatten met een paar collega’s, in een kleine privé chat
- chatten met je team, in de team chat
- chatten met mensen buiten je organisatie
Zoals je ziet: ik kan ook wel een blog schrijven over alle vormen van chat die mogelijk zijn. Maar dat doe ik nog even niet, ik ga je vooral even uitleggen waarom je chat zou moeten gebruiken in plaats van e-mail:
- Chatten gaat realtime: je ziet aan de kleur van het icoontje of iemand bezet, beschikbaar of afwezig is.
- Chats worden ook gewoon bewaard
- Je kunt zonder aanhef en handtekening over de wereld te sturen even vragen of iemand beschikbaar is of koffie wilt
- Het is zo enorm veel sneller en directer dan een e-mailtje sturen
Dus: open teams, klik op de chats sectie en ga aan de slag. Als je wilt leg ik later nog uit wat je in chats allemaal kunt met je eigen collega’s en mensen daarbuiten.
Tip 2: maak teams, in MS teams!
Microsoft teams is gebouwd om te werken met je teams. En het mooie is: je kunt zelf bepalen welke teams je maakt. Heb je een project met bijvoorbeeld 3 subteams, die allemaal wat anders doen: maak je drie teams. Heb je liever iedereen bij elkaar, maak je er eentje. Het idee is dat je situationeel mensen vanuit je eigen bedrijf en er buiten (gastgebruik in MS teams werkt erg fijn) bij elkaar in 1 team zet. In zo’n team van mensen heb je vervolgens:
- De mensen bij elkaar
- Een chat voor deze mensen
- Document bibliotheek
- een tijdlijn met alle veranderingen en berichten
- tabbladen om apps toe te voegen
Dus je hoeft alleen die mensen bij elkaar in 1 team te zetten en je kunt je hele documentdeel problematiek, samenwerking en chat problemen oplossen. Is het project af, dan archiveer je het team netjes en ga je door naar de volgende. Ik hoor je denken: dit heb ik altijd al gemist. En dat klopt, dat heb je ook. Dus, tip 2: maak teams, in MS teams!
Tip 3: gebruik de sneltoetsen
Sneltoetsen, snelkoppeling, keyboard shortcuts, oftewel toestscombinaties die je sneller op je bestemming brengen dan een muisbeweging. Type je nog met twee vingers? Dan is een typecursus beter geschikt voor je, maar mocht je al wat handiger zijn dan heb je hier zeker profijt van:
- Toon snelkoppeling in beeld: [Ctrl] + . (period)
- Start een nieuwe chat: [Ctrl] + N
- Open Activiteit: [Ctrl] + 1 *
- Open Chat: [Ctrl] + 2 *
- Open Teams: [Ctrl] + 3 *
- Open Meetings: [Ctrl] + 4 *
- Open Calls: [Ctrl] + 5 *
- Open Bestanden: [Ctrl] + 6 *
- Start audio call: [Ctrl] + [Shift] + C
- Start video call: [Ctrl] + [Shift] + U
CTRL en . geeft je het overzicht van sneltoetsen in MS Teams. Hoe. Cool. Is. Dat. Sneltoets voor sneltoetsen. Dit is sneltoets-ception! En dit is pas een deel, probeer zelf en zie welke sneltoetsen er zijn!
Tips 4: Gebruik de APP
Gebruik de app. Doe maar gewoon. Installeer hem en log in en je mist niets meer. Het is echt een handige app. En je kunt gewoon je buiten kantoortijden niet storen aan zetten. Geen probleem dus met dag en nacht stalkende collega’s. De MS Teams biedt ook de mogelijkheid om te videobellen, bijvoorbeeld vanuit de auto (oke, misschien niet het veiligste voorbeeld), de tuin of het toilet. Helaas werkt Tip 5 nog niet in de mobiele App. Edit: Maar Microsoft heeft aangekondigd dit wel in de app te gaan opnemen. Binnenkort.
De app. De MS Teams App. Gewoon installeren. Easy peasy.
Tip 5: gebruik andere achtergronden in MS Teams
Sinds een paar weken kun je naast je achtergrond blurren, ook andere achtergronden instellen. Ook kun je bijvoorbeeld een foto van je favoriete vakantiebestemming of van je kantoor als achtergrond gebruiken. Al zit je in de bezemkast, op het toilet of waar dan ook: MS Teams kan jouw achtergrond vervangen voor een geprojecteerde achtergrond. Hoe gaaf is dat?
Let wel, andere achtergronden instellen werkt vooralsnog alleen op je desktop/laptop. Voor mobiel gebruik is het wellicht te zwaar qua rekencapaciteit om te gebruiken, maar het zit er in ieder geval niet op. Edit: Microsoft heeft aangekondigd dat dit er in de toekomst wel in komt, maar wanneer is al een paar keer uitgesteld. Geduld dus!
Andere achtergrond instellen in MS teams:
Wanneer je een MS Teams meeting binnen gaat kun je je achtergrond kiezen. Gewoon blurren, of onscherp maken, of een heel ander thema. Het kan allemaal. Ook kun je zelf foto’s gebruiken als achtergrond.
Gebruik het knopje voor achtergrond instellingen om een andere achtergrond te kiezen.
Wij gebruiken een achtergrond van ons BigDataHub kantoor en het logo lijkt nu gespiegeld, maar eenmaal in de meeting komt het weer helemaal goed en ziet de rest het logo gewoon leesbaar. Dus dat klopt, dat het logo gespiegeld is in de preview.
Eigen achtergronden gebruiken in MS teams:
Op je Windows systeem is de locatie waar je eigen achtergronden kunt naarzetten:
Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Teams\Backgrounds\ folder en hierin is een folder te vinden genaamd ‘Uploads’
Op je Mac (OSX) vind je de map om deze bestanden in te zetten op de volgende plek: ~/Library/Application Support/Microsoft/Teams/Backgrounds.
BONUSTIP! GRATIS BONUSTIP! MS Teams Magische BonusTip
Ja ik gooi nog even een tip in de strijd. Gewoon, een extragratis bonustip! Want wellicht valt het je op dat ik het ‘donkere thema’ gebruik. Je stelt het donkere thema in MS Teams als volgt in:
Klik op je eigen avatar, ga naar instellingen en kies ‘donker’.
Om het donkere thema in MS Teams in te stellen:
Klik op je eigen avatar, ga naar instellingen en kies ‘donker’.
In de app volgt MS teams je telefooninstelling. Dus daar heb ik hem ook op donker staan.
