5 tips om je e-mail de baas te blijven

E-mail overload Regelmatig gebeurt het dat iemand niet reageert op een e-mail. Dan nog maar een e-mail, of een belletje er achter aan om te ontdekken dat na een week je e-mail nog niet in de leeslijst voorbij was gekomen. Weer een slachtoffer van een e-mail overload – daarom vijf tips om je e-mail de baas te blijven! 

5 tips om je e-mail de baas te blijvener zijn twee type mensen e-mail inbox overload meme

Hoewel sociale media ooit de belofte was om van e-mail af te komen (en gebruiken jongere generaties alleen e-mail als opa of oma dat van ze verlangt) is e-mail bij veel bedrijven nog steeds communicatie middel nummer 1. Het is inefficiënt, onpraktisch en verouderd – maar we zijn er massaal aan gewend en misschien zelfs wel een beetje gek op. Om 16:57 stuur je nog snel een e-mail uit en de kans dat iemand deze voor je naar huis gaat leest is gewoon niet zo groot…

Helaas kan e-mail je de baas worden – elke ochtend tientallen ongelezen e-mails erbij, die allemaal mogelijk iets van je verlangen. Welke is belangrijk? Waar moet ik wat mee? Er zit weinig anders op dan ze allemaal door te nemen, maar meestal vraagt de eerst die je aanraakt je aandacht of vragen vergaderingen je aandacht. De e-mails moeten maar wachten.

Tip 1 – gebruik filterregels

Gebruik Outlook filters om de baas te blijven in eigen inboxVeel e-mails zijn niet aan jou gericht, worden geautomatiseerd gestuurd of zijn meer ter info dan dat je er wat mee moet. Hier gebruik je filterregels voor. Om te beginnen een zogenaamde ‘cc-regel’. Deze regel stel je op jouw e-mail client in om alle e-mail waar jij niet op de aan-regel staat in een apart mapje te zetten. Immers, CC staat voor Carbon Copy en betekent zoveel als ‘hierbij een afschrift om je te laten weten dat ik de e-mail stuurde’. Deze lees je als je tijd over hebt – mogelijk dus nooit. Andere filterregels maak je voor nieuwsbrieven, automatische status e-mails en andere steeds terugkerende e-mails die je krijgt ter informatie. Als je ze wilt inzien, staan ze in een mapje geduldig op je te wachten – maar vult je inbox niet.

Tip 2 – Beantwoord allen? Nee!

Een van de redenen dat e-mails binnen organisaties soms als een soort virus in de rondte gaan is omdat te veel mensen op ‘reply all’ of ‘beantwoord allen’ drukt en dan nog wat mensen toevoegt aan de adresregel. Doe dit alleen als het echt moet. En dat is eigenlijk niet zo vaak. Bespaar je collega’s en relaties onrelevante e-mails en ze zullen die e-mail die ze wel van je krijgen wel lezen.

Tip 3 – Beantwoord e-mails met een telefoontje

De meeste e-mails die je stuurt krijg je uiteindelijk een soort van reactie op. Vervolgens stuur je weer een e-mail die erom vraagt beantwoord te worden. Dat lijkt erg op een dialoog, maar dan met uitstelgedrag. Als je een e-mail krijgt die niet te beantwoorden is met ‘ja’ of ‘nee’, pak dan de telefoon op en bel even op. Na een paar minuten bellen heb je waarschijnlijk een e-mailketting voorkomen en groeit niemands’ inbox nog verder. Eventueel kun je gemaakte afspraken nog even vastleggen, maar alleen als dat nog nodig is.

Tip 4 – Gebruik de BCC optie van je e-mailclient

01_EmailOverload_fullAls je een e-mail ter informatie naar meer dan een handvol collega’s of relaties stuurt gebruik dan de BCC optie van je e-mailclient. Dit staat voor ‘Blind Carbon Copy’ en betekent zoveel als ‘iedereen op de BCC regel krijgt de e-mail, maar ziet niet aan wie deze is gestuurd’. Het wordt daarmee onmogelijk om op ‘reply all’ of ‘beantwoord allen’ te drukken, aangezien mensen op de BCC elkaar niet kunnen zien. Het nadeel is dat overijverige collega’s de e-mail dan potentieel weer doorsturen naar het halve bedrijf om zo je poging e-mailspam te verminderen te ondermijnen. Dit voorkom je door de lijst met geadresseerden gewoon in de e-mail op te nemen.

Tip 5 – Gebruik de afwezigheidsassistent

De out of office assistant of afwezigheidsassistent stuurt automatisch een e-mail als je er niet bent of geen toegang tot je e-mail hebt. Stel je bent een onverwachte dag vrij, je hebt cursus of gaat gewoon je e-mail niet bij kunnen werken, stel dan je afwezigheidsassistent in zodat mensen weten dat ze geen reactie hoeven te verwachten. Eventueel meld je erin wanneer je wel denkt te gaan reageren of hoe ze je kunnen bereiken. Verwachtingsmanagement, ook vanuit je e-mailbox dus!

Met deze tips houd je controle over de mailstroom in je inbox. Het kan je leven potentieel veranderen, maar er zijn uiteraard meer tips die later volgen. Als je wilt weten hoe je een en ander instelt stel je vraag dan in het commentaar veld hieronder, dan kan iedereen met je meedenken. Vermeld je e-mailclient even.


Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.