Effectief risicomanagement wordt steeds meer gezien als een essentieel onderdeel van het leveren van succesvolle projecten. Beren op de weg wil je namelijk zo snel mogelijk zien en laten verdwijnen. Met een project risicomanagement proces en -systeem, kunnen de risico’s voor een project in een vroeg stadium worden vastgesteld en tot een minimum beperkt. Dit zorgt ervoor dat (project)teams beter in staat worden gesteld om kansen te grijpen zodra ze zich voordoen, in plaats van deze te moeten laten schieten. Daarom: 5 tips voor effectief risicomanagement.
Gebruik onderstaande vijf tips om te helpen projecten op tijd, binnen budget en met de hoogste kwaliteit van de resultaten op te leveren.
Tip 1: Betrek het hele project team
Risicomanagement moet een deel van jouw project zijn, omarmd door alle teamleden. In plaats van teams die blindelings de projectmanager volgen in de veronderstelling dat hij het beheer van alle risico’s voor het project wel “even” doet, moet het hele team worden betrokken. Organisaties die het meest succesvol zijn in project risicomanagement, doen dit met zowel een top-down als een bottom-up benadering. Vanuit de top wordt er mandaat gegeven aan lager (project)management en wordt dit lager management hierin ook ondersteund (lees: in plaats van afgerekend!). Van onderaf wordt elk teamlid de mogelijkheid gegeven actief met risico identificatie bezig te zijn met daarbij direct de verantwoordelijkheid om actie te kunnen en mogen ondernemen. Werknemers die risico’s vroegtijdig identificeren worden hiervoor erkend en beloond.
Tip 2: Identificeer risico’s vroeg
Voordat het project begint, moet jouw team al bezig zijn om risico’s te identificeren. Begin zo snel als mogelijk met het verzamelen van alle (potentiële) projectleden en/of collega’s die aan soortgelijke projecten hebben gewerkt. In workshops en brainstorm sessies kan vervolgens gewerkt worden aan een lijst van potentiële risico’s en kansen. Raadpleeg het projectplan, of als deze er (nog) niet is oude projectplannen van vergelijkbare projecten, online bronnen en externe deskundigen om ervoor te zorgen dat jouw lijst van mogelijke risico’s zo volledig mogelijk is.
Tip 3: Communiceren, communiceren, communiceren
Om ervoor te zorgen dat iedereen altijd op de hoogte is van de meest actieve risico’s , is het van belang deze als vast onderdeel op de agenda te zetten van bijvoorbeeld projectteam overleggen. Dit zorgt niet alleen voor transparantie, maar stelt de medewerkers ook in staat om actief over de risico’s na te denken en er eventueel over te discussiëren. Dit levert ook weer informatie op voor de projectmanager, die natuurlijk over de risico’s zal moeten rapporteren aan de opdrachtgever of Stuurgroep. Verrassingen moeten te allen tijde worden voorkomen. Door open over risico’s te communiceren, kunnen verbanden tussen risico’s worden gelegd, en kunnen eventuele klein lijkende risico’s worden gevonden die opgeteld mogelijk een groot risico vormen.
Tip 4: Analyseren en prioriteiten stellen – en opnieuw – en opnieuw
Als risico’s worden geïdentificeerd tijdens een project, moet het projectteam besluiten hoe deze te prioriteren. Over het algemeen moeten de risico’s worden voorzien van een kans en een impact voor het project of de organisatie. De grootse kans/impact risico’s worden als eerst opgepakt, dan de kleinere, enzovoorts. Zorg ervoor dat je een eenduidig systeem gebruikt om de kans en impact te bepalen, zodat je risico’s daadwerkelijk consequent worden gemeten. Denk aan de grootte van de financiële schade, de schade in tijd, reputatie of anderszins: wat het meest past bij jouw project.
In sommige gevallen kunnen risico’s een onderdeel worden van een set aan programmarisico’s en misschien zelfs de totaalset van organisatierisico’s. Dit kan ertoe leiden dat een risico een andere weging krijgt op basis van de andere perspectieven die andere leidinggevenden of verantwoordelijke bestuurders hebben. Of omdat er een optelling is van het risico met andere programma’s of projecten. En de tijd staat niet stil: dus bereid je voor op het continu herijken en herprioriteren van je risico’s.
Tip 5: Het plannen en implementeren van tegenmaatregelen
Zodra je de risico’s hebt geïdentificeerd, geanalyseerd en geprioriteerd, volgen er risico mitigerende maatregelen die van toegevoegde waarde zijn voor je project. Je kunt risico’s vermijden, de kans op optreden verkleinen of wegnemen, de impact verkleinen als ze optreden, enzovoorts. De sleutel zit in het transparant en consequent vastleggen van deze tegenmaatregelen. Immers: als iedereen die aan het project werkt weet welke risico’s en tegenmaatregelen er zijn, kunnen deze direct worden meegenomen in het project zonder dat er tijd en geld verloren gaat aan eventueel re-work. En blijf delen met elkaar wat werkte en wat niet, zodat je dit weer kunt meenemen in andere projecten.
Ben jij of is jouw organisatie al actief bezig met risicomanagement? Hoe pak jij het aan binnen je project? Laat het weten in de reacties!
