Veel organisaties worstelen met de kwaliteit van hun projecten en de mate van projectsucces die wordt bereikt. In veel gevallen blijkt dat elke projectmanager zijn uiterste best doet, maar dat er niet uniform wordt gewerkt en dat er onvoldoende van elkaar wordt geleerd. Daarom: 6 tips richting professioneel projectmanagement.
1. Gebruik één methodiek
Niet elke organisatie is hetzelfde en welke methodiek je kiest zal daarom ook verschillen per organisatie. Of je nu PRINCE2 nastreeft, projecten Agile doet of de GBV (Gezond Boeren Verstand) methode wenst te hanteren: maak een keus. Zorg ervoor dat elke projectmanager dezelfde methodiek hanteert, zodat er een mate van voorspelbaarheid ontstaat.
2. Gebruik dezelfde managementproducten
Als je allemaal dezelfde methodiek hanteert, is het ook makkelijk om afspraken te maken over een eenduidig gebruik van managementproducten. Gebruik dezelfde sjablonen voor projectopdrachten, projectplannen, risicologs, requirements, rapportages, enzovoorts. Je hebt ze waarschijnlijk niet allemaal vanaf moment 1, maar begin gewoon met het aanleggen van een basis en maak met z’n allen gebruik van diezelfde basis. Wederom om voorspelbaarheid te creeeren, maar ook om diezelfde basis almaar te kunnen verbeteren. Sjablonen in Word of Excel is natuurlijk een makkelijk begin, maar maak je gebruik van Sharepoint, dan zijn standaard lijsten of bibliotheken ook gemakkelijk te maken en te delen.
3. Centraliseer je informatie
Niet alleen alle projectmanagers, maar iedereen in je organisatie moet op de hoogte zijn van hoe projecten worden aangevlogen, welke projecten er lopen, door wie deze gemanaged worden. Zorg daarom dat je een centrale ingang, een centraal loket, maakt op het intranet, op een netwerkschijf, of een andere plek die voor iedereen toegankelijk – maar vooral: te vinden (!) – is. Zorg voor een duidelijke structuur in dit loket, zodat je als projectmanager makkelijk kunt zien welke documenten je in welke fase van je project nodig hebt en hoe je om moet gaan met verschillende soorten projecten. Maar maak het niet alleen een projectmanagers feestje: breng ook voor de rest van de organisatie op een gemakkelijke manier in beeld wat er allemaal speelt en hoe de status hiervan is.
4. Leer van elkaar
Werk je allemaal eenduidig? Dan is het natuurlijk wel zo handig als je ook nog eens gebruik maakt van de kennis van elkaar! Elk project is anders, en ook al heb je dezelfde producten en methodiek, er worden waarschijnlijk een hoop lessen geleerd waarvan je denkt: dat ga ik volgende keer anders doen. Deel dat met elkaar! Blijf niet als individuen acteren, maar leg geleerde lessen vast en zorg dat alle projectmanagers periodiek bij elkaar komen om de geleerde lessen met elkaar te delen. Gebruik het Plan-Do-Check-Act proces om de processen en producten steeds verder te verfijnen.
5. Zorg voor een overkoepelend overzicht
Heb je de eerste vier punten gehad, dan is de volgende stap om verder te kijken dan alleen naar de individuele projecten. Zorg dat je een overkoepelend overzicht krijgt van het gehele portfolio. Weet wat er allemaal loopt, wanneer het loopt, en welke resources hierbij gebruikt worden. Op deze manier kun je knelpunten eerder vinden en kan er beter vooruit worden gekeken.
6. Neem je stakeholders mee
Eigenlijk kun je een heleboel doen zonder dat de rest van de organisatie er “last” van hoeft te hebben. Heb je al deze meters gemaakt, dan is het van belang dat je al je stakeholders meeneemt in de professionalisering. Je hebt ze waarschijnlijk al aardig kennis laten nemen van alles wat je doet, maar probeer nu ook echt de opdrachtgever zich als opdrachtgever te laten gedragen. Een leverancier echt leverancier te laten zijn. Een senior gebruiker zich echt verantwoordelijk te laten voelen voor wat hij/zij moet gaan accepteren. Enzovoorts.
Uiteraard zijn dit maar een paar stapjes en ben je nog niet verzekerd van projectsucces als je deze punten hebt uitgevoerd. Maar: je bent wel een stuk meer op weg. Adhoc en ongestructureerd werken is een belangrijke oorzaak dat projecten mislukken. Structuur is daarin dus belangrijk. Blijf je wel afvragen wat nuttig is. Geen lijstjes maken om het lijstjes maken, maar met een goede reden. “Tailor” wat je doet op basis van de karakteristieken van je project.
Meer tips? Laat ze achter in de comments!
Mooi stukje maar wel allemaal open deuren…..deze tips zijn (bijna) allemaal gebaseerd op de 7 principes van Prince2 ! Dus eigenlijk geef je in dit stuk al aan dat de kans op projectsucces groot is als je volgens de Prince2 methodiek werkt. (waar ik het overigens voor 100% mee eens ben !)
Prince2 wordt vaak gezien als een te bureaucratische aanpak maar jij noemt in je tips al 2 belangrijke principes die in mijn ogen het aller belangrijkst zijn voor elk willekeurig project dat volgens deze methodiek wordt uitgevoerd nl:.
– ” Tailor” wat je doet op basis van de karakteristieken van je project.”
= Prince2 principe: ” Aanpassen aan de projectomgeving”
– “…probeer nu ook echt de opdrachtgever zich als opdrachtgever te laten gedragen. Een leverancier echt leverancier te laten zijn. Een senior gebruiker zich echt verantwoordelijk te laten voelen voor wat hij/zij moet gaan accepteren”
= Prince2 principe: “Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden”
Als je deze 2 principes hanteert dan maakt het niet uit wat voor soort project het betreft. Groot of klein, complex of eenvoudig, IT of Business. Prince2 aanpak hoeft dan helemaal niet bureaucratisch en ingewikkeld te zijn maar geeft je voldoende handvatten om het project succesvol te kunnen managen.
Overigens denk ik wel dat de soft-skills van een projectmanager minstens zo belangrijk zijn om een project succesvol te managen. Ben benieuwd wat jullie mening daarover is.
Groeten,
Rick van Zwieten
Hi Rick,
Het klopt dat veel van deze punten terugkomen in PRINCE2. Je ziet de basis ook terug in PMI (dat net even wat minder technocratisch is, maar toch veel fases en producten aan de orde laat komen). Wat we nu vooral zien bij klanten die wat kleiner zijn of waar de projectvolwassenheid wat lager is, deze basis items (die feitelijk wel los staan van de methodiek die je hanteert) vaak toch niet op orde zijn. En het zijn wel de “quick wins” die je makkelijk en relatief snel inkopt.
Met alleen een methode kom je er inderdaad zeker niet! Dit zijn slechts hulpmiddelen voor het ondersteunen van je proces. De softskills van een projectmanager zijn eigenlijk nog belangrijker: als je een hork bent, zul je weinig mensen mee krijgen schat ik zo in 🙂 Daar hebben we inmiddels wel het nodig al over geblogd (deze bijvoorbeeld). Dus ik ben het daar in ieder geval roerend met je over eens!
Groet,
Michel