In de IT sector is men al een tijdje bezig om projecten steeds meer “agile” te maken. Scrum wordt inmiddels breed toegepast binnen IT-ontwikkel trajecten. Maar ook buiten IT is het mogelijk om meer uit projectteams te halen.
Wat was Agile / Scrum ook alweer?
Agile werken is een andere wijze van werken. In plaats van via de waterval-methode tot de realisatie van het vooraf bedacht product te komen, wordt in iteratieve stappen gewerkt aan de ontwikkeling van het product. Belangrijk hierbij is dat de klant gedurende het proces kiest welke zaken hij het eerst opgeleverd wil zien en wat voor hem het belangrijkst is. In korte ‘sprints’ worden deze wensen gerealiseerd – op een zodanig manier dat de klant hier ook echt wat mee kan. Vervolgens kiest de klant de op dat moment meest benodigde zaken, die vervolgens weer worden gerealiseerd. Het enige wat vooraf vast staat, is hoe lang het traject gaat duren en hoeveel het dus gaat kosten. De klant weet dus niet precies hoeveel hij uiteindelijk krijgt van al zijn oorspronkelijk gewenste eindproduct.
Wat hierbij vooral ook belangrijk is, is de manier van samenwerken. Agile projecten worden uitgevoerd met relatief kleine, multidisciplinaire, teams. Deze teams krijgen aan het begin van een sprint te horen wat zij gaan maken, maar hoe zij dat gaan doen, is aan hen. De teams zijn zelfsturend. Door het multidisciplinaire karakter zouden deze teams in staat moeten zijn op een goede manier te bouwen wat nodig is. Zij zijn ook verantwoordelijk voor het oplossen van problemen – mochten deze optreden na oplevering. Het belang voor het team is dus groot om in één keer iets goeds neer te zetten. Fouten maken mag, en in het agile proces is na elke sprint ruimte voor een evaluatie, waarin wordt bekeken wat er mis ging en wat beter kan.
Uitdagingen buiten het IT vakgebied
De reden dat Agile / Scrum goed werken binnen het systeem ontwikkelen, is omdat het ook echt mogelijk is om een klein stukje product op te leveren wat bruikbaar is – en dit uit te bouwen. Dat is dan ook het grootste bezwaar van niet-IT projectmanagers: het is niet mogelijk een weg maar voor de helft aan te leggen. En ook een huis is niet echt bruikbaar voordat deze klaar is. En zelfs binnen de IT, namelijk binnen de infrastructuur tak, zijn deze voorbeelden er. Het is namelijk niet mogelijk een netwerkkabel voor de helft aan te sluiten. Of een router maar voor de helft te configureren. Dat wil echter niet zeggen dat de Agile filosofie niet toepasbaar is.
Knip het eindproduct op
Een begin zou kunnen zijn om het gewenste eindproduct op te knippen in onderdelen die stapsgewijs te realiseren zijn. Dit worden dan de ‘sprints’ die je gaat lopen. Bij het aanleggen van een weg moet bijvoorbeeld eerst de begroeiing worden verwijderd, voordat de grond wordt verzwaard en geëgaliseerd, daarna komt er een onderlaag, volgt het asfalt, de belijning, de vangrails en andere veiligheidssystemen (vergeef me als het compleet anders werkt: ik werk niet in de wegenbouw). Hoewel de klant na elke oplevering van een sprint niets kan met zijn eindproduct, zijn de te volgen sprints wel nodig voordat “extra functionaliteit” kan worden toegevoegd. En ook hier kun je kijken naar de zaken die écht moeten en wat net even wat minder van belang is. Goed is goed genoeg: meer energie steken in zaken die de eindklant niet direct wat opleveren is immers ‘verspilling’ volgens de Lean filosofie.
Stand up!
Wat een belangrijk onderdeel is van Scrum, is de dagelijkse stand-up. Aan het begin van de dag begin je met het multidisciplinaire team om door te nemen hoe het loopt. Deze korte bespreking van maximaal een kwartiertje is om bedoeld om iedereen up-to-speed te brengen: wat heb je gisteren gedaan, wat ga je vandaag doen, en wat staat je daarbij eventueel in de weg? Op deze manier weet iedereen waar hij/zij mee bezig is voor het team. Bovendien kunnen beren op de weg snel door het team of de projectleider / scrum master worden weggenomen, omdat ze vroegtijdig worden gesignaleerd. De kans dat een projectlid eindeloos blijft stoeien met een issue waar hij mee zit, is hiermee minimaal.
Slechts het begin
Natuurlijk zijn dit pas twee stapjes in een gehele set aan mogelijkheden om projecten meer agile aan te vliegen. Het zijn echter stapjes die relatief gemakkelijk zijn in te voeren. Zelfs met deze beperkte toepassing kan de efficientie van een team al behoorlijk toenemen!
Ben jij werkzaam in een niet-IT organisatie en ben je bezig met het agile inrichten van projecten? Reageer op dit artikel en laat weten hoe jij het aanvliegt!
