Clouddiensten op maat is een titel welke zichzelf tegenspreekt – immers, clouddiensten zijn juist gestandaardiseerd en geen maatwerk. Ik merk dat het in de praktijk uitdagend is om hiermee om te gaan binnen organisaties – vaak blijkt de keuze voor standaardsoftware en cloud diensten gepaard te gaan met gemis aan basale functionaliteiten. Hoe los je dat op in je project?
Clouddiensten op maat
Opvallend is dat een traject voor de selectie van een clouddienst vaak niet start met het vaststellen welke behoefte er – functioneel gezien – werkelijk is. Er wordt ingezoomd op een aantal belangrijke aspecten, imago of advies van een relatie. Het aanbod aan diensten uit de cloud is echter immens en je gaat een goede match pas vinden als je weet wat je zoekt.
Functionele wensen, wat zijn dat eigenlijk?
Een ander item van aandacht is het werkelijk opschrijven van wat het moet kunnen en moet doen – in mensentaal. In mensentaal bedoel ik mee – hoe je het werkelijk zou gaan gebruiken, dus bijvoorbeeld ‘als Jantje een taak ingepland heeft in het plansysteem, wordt de taak afgevinkt als openstaande taak zodat pietje er niet ook op kan inschrijven’. En niet ‘er moet een takenlijst met selectieveld beschikbaarheid komen’. Dat laatste kan best kloppen, maar is niet de functionele wens en vult te veel van het werk van een ontwikkelaar, ontwerper, informatieanalyst en dergelijke in. Het risico van niet denken in functionaliteiten is dat er tunnelvisie over de invulling van een functionaliteit ontstaat en er geen ruimte meer is om slim na te denken over de mogelijkheden.
Aanpassen aan de software
Vervolgens blijkt dat 60% van de functionele wensen ingevuld wordt door een stuk standaard software, maar 40% niet. De volgende stap is om andersom te gaan redeneren – kan de beoogde software een deel van de functionaliteiten wel invullen, door het proces wat we zelf hanteren te veranderen? Op deze wijze zal wellicht nog een deel van de functionele wensen ingevuld gaan worden.
80-20 regel is van toepassing
Na de vorige stap blijkt 80% van je functionele wensen ingevuld te zijn – goed nieuws! Maar, wat doe je met de resterende 20%. Hier resteert een kosten-baten analyse. Stel dat standaardsoftware met 80% van de dekking geeft voldoende business value op dan kan dit voordeliger zijn dan maatwerk waarbij wellicht de 100% benaderd wordt maar de kosten veel hoger uitpakken.
Voor het gemak scheer ik alle clouddiensten over 1 kam, uiteraard zijn er voldoende diensten die wel enige vorm van maatwerk bieden, of kan een private cloud oplossing volledig maatwerk bieden. Zorg dat maatwerk keuzes alleen worden gedaan om onderscheidend vermogen van de organisatie te behouden en niet omdat het een oude traditie van niet mee veranderen in stand houdt.
