Stoplichten in rapportages zijn belangrijk, omdat ze in 1 oogopslag laten zien hoe het project er voor staat. Staat alles op groen, of zijn er zaken die aandacht behoeven van de stuurgroep? In potentie kan een stoplicht zorgen voor een volledige stilstand van het project – dus de juiste interpretatie van zowel de opsteller als de lezer is belangrijk. In dit artikel komt de zin en onzin van stoplichten aan bod.
De zin en onzin van stoplichten in je rapportages
De zin van stoplichten
Van jongs af aan leren we: Rood is stoppen, groen is doorgaan. Oranje is oppassen, als je kunt stoppen doe je dat, maar als dat niet lukt – nog even door oranje kan best. Bij projecten werkt dit net zo, staan de seinen op groen – dan gaan we verder en weet de lezer van je rapportage dat ook. Rapporteer je oranje, dan zijn er doorgaans obstakels, maar zijn ze niet bedreigend voor de algehele voortgang. Rapporteer je rood – dan is het project blijkbaar tot stilstand gekomen en is interventie noodzakelijk.
Zoek je een boek over projectmanagement of rapportages? Bekijk onze selectie projectmanagementboeken in de projectmanagementboekenwinkel!
Een oranje of rood stoplicht mag uiteraard nooit een verrassing zijn voor de stuurgroep. Als je je project Agile inricht dan is er zelfs elke dag een kans om acute blokkades tijdens en ‘standup’ met het team te bespreken – komt het team er zelf niet uit dan kan er direct door de ‘scrummaster’ of andere verantwoordelijke geëscaleerd worden door hulp te vragen. Andere meer waterval georiënteerde projectmanagmentmethoden stellen meestal dat een acute bedreiging voor de voortgang direct gerapporteerd dient te worden (een exceptie rapport).
De onzin van stoplichten
Het al dan niet rapporteren van acute problemen valt of staat met de bereidheid van het projectteam en de projectleider (of scrummaster, die dezelfde rol heeft in dit spel) om dit daadwerkelijk te rapporteren. Het begint met de interpretatie van een risico, op het moment dat een teamlid iets onterecht niet herkent als een bedreiging voor de voortgang (leverancier levert niet, maar blijft beloven dat het vast wel goed komt, zonder harde toezegging, bijvoorbeeld). Dit hoeft niet met opzet te zijn, projectteams zullen hier zelf scherp op moeten zijn in de signalering van mogelijke obstructies.
Als iedereen door rood rijdt
Als er op een gegeven moment opzet in het spel komt wordt het een nog groter probleem. De laatste jaren worden we regelmatig ‘getrakteerd’ op nieuws over uitgelopen projecten waarbij de verschillende partijen hun handen in onschuld wassen: opdrachtgever geeft aan dat de seinen op groen stonden, de projectmanagement organisatie zegt dat hun was beloofd dat deadlines gehaald zouden worden en uitvoerende partijen geven aan dat ze onduidelijke opdrachten kregen. Voeg daar de complexiteit van een klant-leverancierrelatie aan toe en het is niet ondenkbaar (en onrealistisch) om te vermoeden dat er opzet in het spel kan zijn. Er zijn soms grote belangen gemoeid met het voortzetten van een bij voorbaat kansloos project, waarbij ingrijpen of zelfs stoppen rationeel het beste is, maar voor betrokken partijen een verlies van een opdracht of in politieke gremia electoraal problemen kan opleveren (slechte PR -> verlies van zetels in peilingen).
Kortom; als iedereen door rood blijft rijden en blijft beweren dat het stoplicht op groen staat – dan is een stoplicht eerder een rookgordijn om de waarheid te verhullen dan een zinvol instrument. Dat ligt uiteraard niet aan het principe van een stoplicht, maar waar deze op gebaseerd wordt. Het ontbreekt vaak aan rationele indicatoren voor het projectsucces en net als met het echte stoplicht – als iedereen door rood rijdt, krijg je ongelukken. Bovenstaande dashboard is inmiddels vervangen door een dashboard zonder ‘totaalscore’ – maar lange tijd rapporteerde ALLE overheids IT-projecten de status groen, terwijl de Commissie Elias constateerde dat er 1 tot 5 miljard euro per jaar verloren gaat aan mislukt IT projecten bij de overheid.
De meterkast naast het stoplicht
Elke keer als je een stoplicht nadert dan wordt je geregistreerd door contacten in het wegdek. Dit contact laat de meterkast naast 
de kruising weten dat je er staat en zal aan de hand van duidelijke logica jouw stoplicht pas op groen zetten als alle andere potentiële obstructies (ander verkeer) niet meer in de weg staat. Een projectstoplicht zou ook een meterkast naast het project kunnen gebruiken. Deze meterkast wordt gevoed met informatie over de voortgang (de sensoren) en geeft het project alleen groen ligt als alle / voldoende indicatoren op groen staan. Het inzetten van zo’n meterkast is niet gebruikelijk voor veel projectteams – sterker nog, er zijn überhaupt niet veel gestandaardiseerde manieren om dit te doen.
De metafoor van een kruispunt met stoplichten en een project met een stoplicht dashboard gaat uiteraard niet helemaal op – maar het is wel interessant om na te denken wat een meterkast met sensoren waar rationele informatie uit komt voor organisaties kan betekenen. Een stoplicht is nog altijd een uitstekend instrument om snel overzicht te geven, maar het valt of staat met de wijze waarop deze tot stand komt.
Welke instrumenten heeft jouw (project)organisatie tot haar beschikking om projecten goed te kunnen monitoren?
Meer leren over effectief rapporteren? Overweeg je te certificeren in een van de projectmanagement certificeringstrajecten. We hebben de mogelijkheden handig voor je op een rij gezet:
