Een goed plan

Elke projectmanagementmethode zal aangeven dat plannen het halve werk is. Een gedegen plan is daarbij essentieel.  Wat mij is opgevallen is dat een goed projectplan schrijven weliswaar niet makkelijk is, maar vooral ook dat gedurende het project zelden meer naar het projectplan gekeken word. Dat is best gek als je nagaat dat jouw projectplan jouw navigatiesysteem is om van Amsterdam naar Rome te komen (of waar de eind bestemming van jouw project ook ligt). Ook aan het einde van een project is er zelden een evaluatie op het plan, de geplande aanpak, scope en financiën oen het geplande resultaat. Je vraagt je bijna af waarom je een projectplan schrijft.

Het maken van een project plan

Fascinerend genoeg word bij de meeste bedrijven een budget en resources pas goedgekeurd, op het moment dat een projectplan is ingediend. Nu hoor ik je denken : dat klinkt tot logisch? Echter denk hier aan: hoe kom je tot het plan?  Een goed plan maken kost tijd, uren, kennis en onderzoek. Eigenlijk heb je dus een plan nodig om een plan te maken. Een goed project begint dus niet bij het plan, maar bij het idee en de goedkeuring om een idee te willen realiseren.

Mandaat/ Project brief

Dit is waar het mandaat of project brief om de hoek komt kijken. Bij grotere bedrijven zijn er vaak project boards of heb je een mandaat nodig om een project te starten. Kleinere bedrijven zitten er vaak niet zo hard in.  Bij een mandaat geef je aan wat het idee is, waarom je dit wilt onderzoeken, wat je er verwacht uit te kunnen halen. Je maakt een kleine planning voor initiatie van het project waarin het aantal uur staat dat je er aan wilt besteden en welke resources je nodig hebt. Dit kan zijn mensen met een speciaal specialisme of wellicht een budget.  Ook als jouw bedrijf geen officieel mandaten proces heeft, is het nuttig een mandaat of brief op te stellen. Simpel weg omdat het jou al een beeld geeft of dit daadwerkelijk een project zou kunnen zijn. In deze fase moet het probleem wat je probeert op te lossen al duidelijk zijn.

Initiatie

De initiatie volgt op het mandaat of brief. Dit is de fase waarin je vooronderzoek doet. Je spreekt met leveranciers over mogelijke oplossingen voor jouw probleem of vraagstuk. Je gaat werken aan een business case. Dat betekend dat je gaat kijken of de mogelijke oplossingen van het probleem uit je mandaat ook daadwerkelijk interessant zijn.  Hoeveel moet je investeren om het probleem op te lossen en wat win je daarbij? Wat is de terugverdientijd? Of is het simpelweg een wettelijke vereiste?  

De business case is de basis van jouw projectplan of Project Initiation Document. Daarnaast is het natuurlijk belangrijk om naast het beoogde resultaat ook te omschrijven hoe je daar gaat komen.  De taken, verantwoordelijkheden, benodigdheden om het project tot een succes te maken.

Let er op: het is mogelijk dat je in deze fase ontdekt, dat de oplossing voor jouw probleem al bestaat, wellicht geen probleem is of de meest vervelende: dat het niet mogelijk is om een sluitende business case te krijgen.  Het doel van een project is niet: het project. Het doel is het resultaat. Durf nee te zeggen en te adviseren aan een opdracht gever om een project niet te doen .

In control

De meeste project managers schrijven hun plan om toestemming te krijgen van een opdrachtgever of stuurgroep of om de financiële middelen los te krijgen. Wat veel project managers vergeten is dat het plan er ook voor hen zelf is. Jij hebt immers geschreven hoe je verwacht de noot te gaan kraken.  Stick to the plan!  Het helpt daarom enorm als je al tijdens de initiatie fase bedenkt, vlak voor je het plan inlevert, hoe jij in control wilt blijven. Waar ga je op rapporteren? Wat wil je zelf bijhouden? Heb je milestones gedefinieerd? Hoe zit het met de financiën?  Heb jij de juiste mensen in je stuurgroep? Dit zijn mensen die belang hebben bij het resultaat, maar ook mensen die jou kunnen sponsoren binnen de organisatie of kunnen escaleren waar nodig. 

Je hebt als het goed is nagedacht over een fasering van je project. Wees in controle van deze fases. Schrik niet, de werkelijkheid is altijd wat weerbarstiger dan je van te voren verwacht.  Je rapportages gaan je helpen

Wie schrijft die blijft

Als er gedurende het project iets wijzigt ten opzichte van jouw plan, schrijf het op! Dit kan van alles zijn: de scope van het project moet groter, het aantal te besteden uren is toch hoger dan verwacht. Schrijf het op! Deel het met je stakeholders/stuurgroep.  Jij bent er voor verantwoordelijk dat het project van A tot Z word uitgevoerd. Afspraken die zijn gemaakt staan in je projectplan. Dus alles wat daarop wijzigd: schrijven.

Opleveren

Iedereen, maar dan ook iedereen, zal proberen om meer in jouw project te duwen dan dat jij zelf van plan bent. Tenslotte heb jij geld en resources gekregen.  En als iets op elkaar lijkt of duidelijk aan elkaar gelinkt is, dan kan je het net zo goed in 1 keer doen toch? Zo heb ik een Windows Upgrade project gezien, waarbij gelijk alle PC’s vervangen moesten worden. Een goed idee, ware het niet dat er daarna besloten moest worden wat voor type PC’s dat dan moesten worden en dat dat besluit maanden heeft geduurd. Weg is je tijdslijn, weg is jouw controle. Behoud jouw scope waar mogelijk. Zo niet: terug naar de vorige stap: zet het op papier. Omschrijf de consequenties (meer geld nodig, meer resources nodig, langer de tijd nodig) en laat dit vastleggen.  Uiteindelijk is het voor jou zaak dat je oplevert wat je had gepland te leveren.

Durven

Durf jij aan het einde van jouw project jouw plan er bij te pakken? Hoe goed heb je je gehouden aan het plan? Is jouw resultaat geworden wat je wilde dat het werd? Is jouw aanpak succesvol geweest? Durf jij aan jouw opdrachtgever te vertellen dat jouw plan goed was? Evalueer jij het project? Doe je dit ook tussentijds? Dat jij binnen tijd en binnen budget bent gebleven met het verwachte resultaat? Als je je aan het plan gehouden hebt, heeft de evaluatie geen enkele verassing voor je. Dan ben jij een echte project manager!