Als project manager ben je verantwoordelijk voor een goed lopend project en vooral ook een goed resultaat. En in dit resultaat ben je afhankelijk van de mensen in jouw project. Al eerder schreven we hoe je een goed team kan samenstellen, maar vaker wel dan niet heb je niet perse invloed op jouw team. Een project doe je nooit alleen.
Neem bijvoorbeeld die ene techneut die alles van het vakgebied weet en daarom de beste is om de upgrade te doen maar communicatie behoort niet tot zijn sterke kanten. Of juist de persoon die alles wel eventjes doet maar uiteindelijk dat niet goed voorbereid en alleen maar meerwerk oplevert. En jij, de project manager, wordt er op aangekeken natuurlijk.
Nu is het nog niet eens zo erg om er op aangekeken te worden. Je bent tenslotte verantwoordelijk. Maar wat is de impact geweest? En wat betekend het voor de rest van je project? Of eventueel projecten die weer afhankelijk zijn van jouw project? Daarom vandaag wat tips om jouw team een team te laten zijn, de communicatie tijdens het project optimaal te laten lopen en jouw project succesvoller te maken.
Nieuws
Wanneer het nieuws gelezen wordt verteld men vaak wat in het nieuws komt, dan wordt het nieuws daadwerkelijk verteld en daarna wordt het nog eens samengevat. Dit nieuws principe werkt ook heel goed in projecten. Jij bent als project manager dagelijks met jouw project bezig. Wanneer je je project team spreekt, vertel dan wat er aankomende week bijvoorbeeld op de planning staat, waar het team op dit moment mee bezig is en wat er recent is afgerond. Nog beter is als het project team dit zelf kan vertellen. Een stand-up is hier een goed moment voor of als je geen stand-ups hebt bijvoorbeeld je wekelijkse project meeting. Het team hoort hierdoor ook steeds wat er speelt en gaat spelen
Visualisatie
Voor jouw project plan maak je een planning. Deze planning maak je gebaseerd op de input van jouw team. Voordat je deze aan het projectplan toevoegt, check je deze nog een keer bij het team. En zoals we weten met planningen: Deze wijzigen. Natuurlijk vertel je daarover in je voortgangsrapportages, maar deze gaat naar je stakeholders, niet naar het team zelf. Het is een illusie om te denken dat jouw team steeds het mapje opent met de planning. Ideaal is het dan ook om de planning te visualiseren. Print hem uit, hang hem op waar het team de planning kan zien. Wanneer er iets wijzigt in deliverables of resources etc, ga ook bij die planning staan en neem met het team door wat voor impact dat dan heeft op welke onderdelen. De planning gaat leven.
Ken en herken
Ken en herken je team. Werken mensen goed samen of juist niet. Zijn mensen zelfstandige doorpakkers of moet je ze echt hard aansturen? Zijn het senior of junior mensen? Is de kennis die benodigd is al aanwezig of is er ‘learning on the job’? Bestaat het team uit mensen die elkaar al kennen of zitten er ook nieuwe mensen of externen bij? Het is niet voor niks dat bedrijven heel erg rijk worden van ‘team building’ uitjes en oefeningen. Door de personen te kennen en te herkennen kan jij schakelen om op de juiste manier aan te sturen of bij te sturen. De zwakste schakel van jouw team is de zwakste schakel van het project.
Leiderschap
Jouw team moet weten dat jij in de lead bent. Zorg dat je bereikbaar bent. Als iets dreigt mis te gaan of zelfs al misgegaan is, moeten ze op jou kunnen vertrouwen. Hoe leid jij de situatie naar een juiste oplossing? Of dit nu een mogelijk financieel risico of ander project risico is. Wanneer jij in control bent, goede vragen stelt, luistert en ondersteund zal je zien dat jouw team het prettig vind om bij jou te komen wanneer iets niet goed gaat maar gelukkig ook wanneer het wel goed gaat.
