Vorige week heb ik een tip gegeven over verticaal zoeken in Excel. Eigenlijk is het verrijken van gegevens met andere bronnen een stap naar een ander zeer krachtig middel in Excel: de draaitabel (Pivot Table). Draaitabellen zijn voor veel projectmanagers een bijzonder handig middel bij het maken van rapportages en analyses gedurende het project. Het blijkt echter ook een functie te zijn die niet vaak goed wordt begrepen. Daarom mijn volgende Excel tip: Draaitabellen.
In mijn vorige post over verticaal zoeken, liet ik jullie achter met deze tabel:
In deze tabel is te zien dat diverse resources hebben gewerkt op verschillende data. Die resources werken voor bepaalde afdelingen. Die afdelingen willen waarschijnlijk geld zien, op basis van de geleverde input, dus het zou fijn zijn als we dit makkelijk konden zien en totaliseren! En daar komt de draaitabel om de hoek.
1. De voorbereiding
Voordat je een draaitabel kunt maken, moet je zorgen dat je een tabel hebt met gegevens, en deze tabel moet voorzien zijn van kolomhoofden. Je kunt geen draaitabel maken van een set gegevens zonder kolomhoofden. In dit voorbeeld is rij 1 dus ook gevuld met kolomhoofden (Datum, Resource, Uren, Afdeling).
2. De draaitabel invoegen
Het verdient de voorkeur om de draaitabel in te voegen op een apart werkblad. De reden hiervoor is dat de draaitabel – afhankelijk van je gegevens en hoe je deze gaat gebruiken – kan gaan variëren in grootte. Ik voeg dus de draaitabel in op een tweede werkblad.
Ga in Blad2 op cel A1 staan en kies voor Invoegen > Draaitabel (of Insert > Pivot Table).
Er wordt gevraagd naar het bereik van de tabel waarvan ik een draaitabel wil maken. Je kunt de tabel selecteren (in mijn voorbeeld Sheet1!A1:D22), maar als je deze tabel in de toekomst denkt te gaan aanvullen – en je wilt niet steeds dit bereik hoeven bij te werken – dan kun je ook de gehele kolommen meenemen. In mijn geval is het bereik dan Sheet1!A:D.
Je ziet ook dat in dit voorbeeld de draaitabel wordt aangemaakt op mijn tweede werkblad, op cel A1. Klik op OK.
3. De draaitabel vullen
Als het goed is, zie je nu zoiets als dit:
Rechtsboven zie je de kolommen die je in je brongegevens hebt staan. Daarom waren die kolomhoofden ook belangrijk.
Rechtsonder zie je vier vlakken. Belangrijk zijn Rijen (Rows), en Kolommen (Colums). Hiermee bepaal je wat je gaat zien. In mijn geval wil ik per afdeling zien hoeveel uren er zijn besteed.
Daarnaast is Waarden (Values) belangrijk, want dat geeft aan wat je daadwerkelijk gaat zien als waarden in je draaitabel. Ik wil het totaal aantal uren per afdeling weergeven.
- Sleep “Afdeling” van rechtsboven naar het vak “Rijen” (Rows)
- Sleep “Uren” van rechtsboven naar het vak “Waarden” (Values)
Je zal zien dat rechtsonder “Aantal van Uren” staat weergegeven. We willen niet weten hoeveel “rijen” er in onze bron staan voor deze Afdeling, maar wat de totale waarde is van deze uren.
Klik rechtsonder op “Aantal van Uren” en klik op “Waardeveld Instelingen” (Value field Settings):
Kies in dit scherm voor Som (Sum) en kies OK. Je zal nu het volgende zien in je sheet:
Klaar! Je ziet nu het totaal gespendeerde uren, en het totaal per afdeling.
4. Meer detail nodig?
Als je de uren ook nog per resource wilt kunnen zien, dan kun je “Resource” van rechtsboven onder “Afdeling” rechtsonder in het vak Rijen slepen. Je krijgt dan dit:
Op deze manier kun je gemakkelijk rapportages samenstellen en snel wisselen van soort rapportage: afhankelijk van je behoefte sleep je immers snel de gewenste velden naar de gewenste plek in je Draaitabel. Je kunt bijvoorbeeld ook nog “Datum” van rechtsboven naar het vak “Kolommen” slepen. Je ziet dan de uren ook nog eens op dag uitgesplitst:
De mogelijkheden zijn eindeloos!
Meer tips?
Meer tips nodig om jouw werk als bijvoorbeeld projectmanager of PMO-er makkelijker te maken? Reageer dan met jouw vraag!
