Excel tip: grafiek met twee assen, en forecasting

Excel_LogoVeel projectmanagers en PMO collega’s kunnen dagen vullen met het maken van rapportages. Excel blijft toch altijd weer het gereedschap waarmee veel van de informatie presenteerbaar wordt gemaakt. En we weten allemaal: managers willen plaatjes zien! Dus dan zijn grafieken altijd een waardevolle toevoeging. Maar stel nu dat je de verbrande uren en het gespendeerde geld in één grafiek kwijt wilt? Maak je dan geen zorgen over de schaalverdeling op de verticale as: we maken er gewoon twee! Vervolgens gaan we er ook nog mee forecasten.

Excel tip: grafiek met twee assen, en forecasting

Voordat we beginnen, zorgen we dat we wat brongegevens hebben om mee te werken. Ik gebruik onderstaande tabel met uren en euro’s voor dit voorbeeld:

excel_401

Via het lint “invoegen” (Insert) lint in Excel, voegen we een lijn-grafiek in:

excel_402

Je ziet al direct het effect van het niet hebben van twee verschillende assen: de uren vallen bijna weg:

excel_403

Selecteer de reeks “uren” in de grafiek. Klik er met rechts op en kies voor “Gegevensreeks opmaken” (“Format Data Series”). Aan de rechterkant van je scherm verschijnt het volgende:

Excel_404

Je ziet dat je de reeks kan plotten op de primaire as, maar… ook een secundaire as. Selecteer je deze, dan zie je meteen het resultaat:

excel_405

Cumulatieven en forecasting

Wat je in de meeste gevallen wilt hebben, is niet een grafiek van het verbruik per maand, maar de cumulatieven. Dit geeft je immers de mogelijkheid om te voorspellen waar je uit gaat komen. Wat ik altijd doe, is een kolom maken voor de cumulatieve waarden van in dit geval de euro’s en de uren:

excel_406

Als je daar vervolgens een grafiek van maakt, en je plot de reeks “uren”  weer op de secundaire as, dan zie je dit:

excel_407

Om een “forecast” te maken, kun je de tabel met uren/euro’s vullen voor elke maand van het jaar met een schatting. Elke maand pas je de geschatte waarden aan naar de werkelijke hoeveelheden en pas je eventueel de schattingen voor komende maanden aan. Zo heb je elke maand een bijgewerkte forecast en voorkom je verrassingen.

 


Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.