Fouten van beginnende projectmanagers

OopsMisschien ben je wel bezig met je allereerste project. Of sta je op het punt om je allereerste project te gaan managen. Je voelt de druk op je schouders, en met zoveel falende projecten in de markt… Dat mag jou toch niet overkomen? Hoe ga je er een succes van maken? Gewoon keihard werken en alles rechttrekken wat je ook maar enigszins scheef ziet gaan? Hierbij in ieder geval een aantal fouten van beginnende projectmanagers. Kun je die al afvinken 😉 Fouten maken mag, maar er op voorhand van leren is beter.

1. Niet genoeg doorvragen over het doel en de richting van het project

Eén van de belangrijkste onderdelen van het goed kunnen doen van een project, is begrijpen waarom je het project doet. Wat is het doel? Hoe wil men dit (met het project) bereiken? Begrijp je dát het project dát doel gaat bereiken, of denk je dat het project het op te lossen probleem niet tackelt? Vraag door! Het helpt jou inzicht te krijgen en wellicht geef je met je slimme vragen je Opdrachtgever wel weer ideeën.

2. Teveel vragen stellen aan de verkeerde mensen

Je wilt natuurlijk precies weten wat je moet doen. En hoe de gedachtes zijn binnen de organisatie. Dus je gaat allerlei mensen af en bevraagt ze over van alles en nog wat over je project zodat je al deze informatie tot je kunt nemen. Maar… dat is juist een risico. Niet iedereen zal het altijd eens zijn met een bepaald project. Of de wijze waarop die loopt. Of de keuze van de oplossingsrichting. En er zijn altijd mensen die overal een mening over hebben. Voor je het weet hou je rekening met eisen en wensen van mensen die eigenlijk niks te zeggen hebben over het project. Bepaal dus goed de werkelijke stakeholders en beperk je daartoe.

question
Photo by Stuart Miles via FreeDigitalPhotos.

3. Teveel mensen betrekken bij de besluitvorming

Hoe meer mensen je betrekt bij het nemen van besluiten, hoe langer het duurt voor er een besluit is, hoe meer vragen je moet beantwoorden (die mogelijk alleen bedoeld zijn om tijd te rekken), en hoe meer het uiteindelijke besluit “in het midden” komt te liggen. Dat is niet altijd de juist weg. Zorg voor een kleine groep besluitvormers die “macht” genoeg hebben.

4. Teveel vertrouwen hebben in het team en te snel tevreden zijn

Je team bestaat uit professionals, dus die weten prima wat ze doen en wat het beste is – toch? Dat is wel het idee. Maar niet altijd de praktijk. Soms zijn teamleden ook belast met andere taken voor de lijn of andere projecten. En soms hebben ze misschien gewoon geen zin om hard te werken. Wees niet te snel tevreden met de resultaten die worden opgeleverd: hou het team scherp.

5. Micromanagement

Hoewel je niet teveel vertrouwen moet hebben in het team, is het zeker niet goed om ze te gaan micromanagen. Ze vertellen welke vinkjes ze aan moeten klikken, welke schroef ze moeten gebruiken, hoe ze moeten lopen, zitten of staan, of hoe ze het plakbandje op de enveloppe moeten plakken. Het zijn geen kinderen. Focus je op WAT er bereikt moet worden, en laat het HOE aan het team. En als je toevallig inhoudelijk specialist bent, dan kun je best af en toe suggesties doen of slimme vragen stellen, maar hou het constructief en doe dit vooral om je teamlid verder te helpen.

Micromanagement_Dilbert

6. Teveel vertrouwen op het hogere management

Je hebt het hogere management natuurlijk al gevraagd naar het hoe en wat rondom het project: je wilde het immers goed begrijpen. Ik zei al: stel vragen! Het hogere management is vaak inhoudelijk minder op de hoogte (tenzij ze zich teveel met punt 5 bezighouden) en horen zich ook vooral strategisch met het bedrijf bezig te houden. Durf ze dus te challengen met vragen of de richting van het project nog wel juist is en congruent met de richting van het bedrijf.

7. Scopecreep

Teveel beginnende projectmanagers durven nog niet zo goed nee te zeggen. Is ook lastig: je bent net begonnen, wilt vooral geen minpunten scoren bij je baas en Opdrachtgever. En dan komt er ineens iemand die wat extra’s in je scope duwt. Eerst denk je nog, ach: dat gaat wel lukken in de tijd die ik heb. Maar dan komt puntje 2, en puntje 3, en voor je het weet ben je opgezadeld met twee keer zoveel werk. Als er iemand wat aan de scope wil toevoegen, breng dan altijd in kaart wat dat extraatje aan meerwerk oplevert. Rapporteer dit en waar nodig: vraag gewoon dit extra budget of de extra tijd aan. Of stel prioriteiten en geef aan wat er afvalt als het extraatje moet worden gerealiseerd. Dat houdt ook de beslissers scherp. Kijk uit met scopecreep: dit is één van de belangrijkste daalfactoren van projecten!

8. Teveel ‘happy-flow’ denken

Ach, die activiteit kan toch wel in een week worden afgerond? Hoe lang kan het maken van dat documentje nou duren? Dat project moet makkelijk in twee maanden kunnen worden afgerond. Ja. Totdat de werkelijkheid van de veranderende wereld en de schuivende panelen je op de neus tikt. Kijk uit met te positieve planningen! Je kunt beter wat marge hebben en rekening houden met extra tests bijvoorbeeld, zodat je sneller klaar bent dan gepland, dan dat het project uitloopt! Let wel op dat je niet te gortig de tijd neemt, daar maak je natuurlijk ook geen vrienden mee en frustreert mogelijk afhankelijke projecten en activiteiten. Wees realistisch.

 


Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.