Geen nieuws is goed nieuws

Het is al weer even stil op onze projectsuccespagina. Maar geen nieuws is goed nieuws zeggen ze dan toch? Dat is een mooie brug naar een van de meest belangrijke items binnen project management: Updates, communicatie en voortgangsrapportages.

Van plan tot uitvoering

Het is tijd voor een nieuw project. Iedereen is enthousiast en iedereen wil alles weten. Je geeft je project een toffe naam, je schrijft een goed plan en jouw plan heeft uiteraard ook een communicatieplan.  Zowel voor de interne als externe stakeholders.  Je bent van plan wekelijkse updates te geven, regelmatig met het team bij elkaar te zitten.  Je project start goed.

Van uitvoering tot afronding en alles er tussen in

Je project loopt redelijk door. Jouw wekelijkse rapportages over de voortgang, de risico’s en de budgetten worden verstuurd en zelden gelezen. Je begon vol enthousiasme aan het project. Op dit moment is er eigenlijk niet zoveel te melden.  Is die wekelijke update nog wel nodig? Je wacht op de updates van je leverancier. Uiteraard zijn er leveringsproblemen. De hardware die je hebt besteld laat nu al 6 maanden op zich wachten.  De leverancier die jouw datacentrum zou bouwen blijkt failliet te zijn gegaan en nieuwe aannemers hebben het aankomende jaar nog geen tijd. Worst case scenario’s.  Je wekelijkse voortgangsrapportages gaan naar twee wekelijks en soms vergeet je ze zelfs te sturen. Want er speelt niet zoveel. Toch?

Kracht van de Project manager

Maar hier komt nu juist de kracht van de project manager naar voren. Het kan zijn dat er situaties voor doen waar jouw risico analyse geen rekening mee had gehouden. Of wellicht wel rekening mee had gehouden maar het risico was zo laag dat er geen goede mitigerende acties waren. Of wellicht was het risico niet te mitigeren (tenslotte wie dacht dat een pandemie alle planningen 2 jaar lang in de war zouden gooien en eigenlijk dat nog steeds doen).

Jouw kracht als project manager zit niet alleen in het schrijven van het perfecte projectplan, maar in de uitvoer van het project. Want als dingen even niet zo lopen als ze lopen, wat doe je? Juist! Je verteld er over, je gaat praten. Met het team, met de stakeholders en met iedereen die verder maar een mogelijke oplossing voor jouw probleem heeft. Blijf communiceren, vertel de status, vertel over mogelijke oplossingen en wees eerlijk. Als iets niet kan of iets niet zeker is geef dat aan. Jij kent jouw project, jij weet de oplossing. Vergeet niet dat jouw project een doel heeft. En als de manier die tijdens het schrijven van jouw projectplan niet meer mogelijk is, ga nog eens terug naar tekentafel en kijk hoe het wel kan.  

Update

Zonder  voortgangsrapportages, communicatie en updates moet je je afvragen voor wie je je project doet.  Jouw rapportages zijn niet alleen bedoeld om te vertellen  dat het goed gaat, maar juist om te vertellen hoe het echt gaat. En vergeet niet dat het simpel vesturen van een rapportage niet genoeg is. Praat er over. Simpel versturen is niet genoeg om te informeren. Zorg dat stakeholders begrijpen wat er speelt. Want jij bent dan wel de project manager, maar je staat er niet alleen voor. Dus geen nieuws is goed nieuws? Nee, geen nieuws is geen nieuws.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.