Projectmanagement is mensenwerk. Samenwerken met teamleden, afstemmen met stakeholders en de focus zoeken met klanten (of gebruikers) van je organisatie. Maar, de rol van technologie is flink gegroeid de laatste decennia en ook de projectleider kan hier voordeel mee halen.
Gereedschap voor projectleiders
In dit artikel wordt kort behandeld welke gereedschappen ten dienste staan aan de projectleider van nu.
Multitaskende duizendpoot
Het belangrijkste stuk gereedschap van een multitaskende duizendpoot en hun team is wel de telefoon. Uiteraard moet de telefoon vele uren kunnen bellen met alle partijen rondom een project, maar de telefoon is inmiddels uitgegroeid tot het verlengstuk van het kantoor. E-mail, chatberichten, documenten en er bestaan steeds meer app’s die bedrijfsinformatie ontsluiten buiten de muren van het kantoor. Ook zijn er steeds meer handige app’s voor projectleiders en programma managers beschikbaar waarmee ten allen tijde inzicht is in de status van projectactiviteiten. De uitdaging is dat de markt van smartphones en app’s veel sneller ontwikkelt dan de meeste bedrijven en dus krijg je te maken met mooie app’s die niet samen kunnen of mogen werken met bedrijfssystemen en bedrijfsinformatie.
Populaire smartphones
Mobiel plezier
De meeste projectleiders zullen hun werkplek als divers ervaren; je bent vaak onderweg om met teams te werken, mensen te ontmoeten, te vergaderen of deelopleveringen met eigen ogen te aanschouwen. Mobiliteit is dus essentieel. De iPad, hoewel nooit ontwikkeld voor zakelijk gebruik, is een populair zakelijk instrument geworden, maar ook Microsoft’s surface is voor zakelijk uitstekend geschikt (volledige Windows 8, Office, net als op kantoor). Tablets verdringen zo steeds vaker de rol van de laptop, al worden moderne laptop steeds meer een tablet met toetsenbord.
Populaire tablets
Apps en Cloud
Er zijn twee ontwikkelingen parallel gaande; er komen steeds meer app’s voor projectmanagers, projectteams en varianten daar op (Gebaseerd op Agile Scrum of Lean Six Sigma bijvoorbeeld) en er komen steeds meer cloud-oplossingen met soortgelijke functionaliteit voor gebruik vanuit de browser. Er is uiteraard overlap van leveranciers die simpelweg beide bieden.
Zelf ben ik fan van KanBan borden, lees hier meer over het gebruik er van in drie minuten.
Wat wel opvalt is dat de tooling niet altijd generiek is en de gebruikte methodiek volgt; zo zijn er uitgebreide cloud oplossingen voor waterval achtige projecten en juist slanke app’s om Scrum teams te faciliteren. Allemaal bieden ze mogelijkheden om samen te werken, informatie te delen en het project mee te volgen. Het scheelt veel tijd en past prima bij gebruik van mobiele technologie in de 21e eeuw.
Zie hier overzicht van 42 Cloud projectmanagement applicaties.
Wet van stimulerende achterstand
Voor kleine organisaties en teams is het in gebruik nemen van een nieuwe tool makkelijk; kiezen, aanmelden, gebruiken. Maar, bij grote organisaties wordt het zelf kiezen en in gebruik nemen van applicaties niet bepaald gestimuleerd. Toch is een kanteling zichtbaar, organisaties verliezen hun wendbaarheid en kunnen niet langer alles bepalend zijn in de keuze van het gereedschap van hun medewerkers. Los van dat projectleiders van nature eigenwijs zijn en wellicht allang hun projecten managen met hun favo app op de telefoon of tablet.
