Een voortgangsrapport is geen formaliteit; het is het dashboard van je project. Het laat zien waar je staat, waar je naartoe gaat en waar je mogelijk van de weg raakt. Het is een essentieel instrument voor de stuurgroep om geïnformeerde beslissingen te nemen en bij te sturen waar nodig.
De Essentie van een Voortgangsrapport
Een effectief voortgangsrapport is:
- Kort en krachtig: Beperk het tot één of twee pagina’s.
- Transparant: Toon zowel successen als uitdagingen.
- Actiegericht: Geef duidelijk aan waar bijsturing nodig is.
Structuur van een Effectief Voortgangsrapport
- Projectinformatie: Naam, code, projectmanager, opdrachtgever.
- Samenvatting: Belangrijkste ontwikkelingen sinds het laatste rapport.
- Stoplichtstatus:
- Groen: Op schema.
- Oranje: Aandacht vereist.
- Rood: Directe actie nodig.
- Mijlpalen en Planning: Bereikte en geplande mijlpalen.
- Risico’s en Issues: Top 5 risico’s en hoe deze worden aangepakt.
- Financiën: Budget versus realisatie.
- Actiepunten: Wat moet er gebeuren, door wie en wanneer.
Wat Te Vermijden
- Overmatige details: Houd het overzichtelijk.
- Vertraging in rapportage: Actualiteit is cruciaal.
- Verdoezelen van problemen: Wees eerlijk over uitdagingen.
Afstemming op PRINCE2
PRINCE2 benadrukt het belang van regelmatige rapportage, zoals het Highlight Report, dat vergelijkbaar is met het voortgangsrapport. Het biedt de stuurgroep inzicht in de voortgang en stelt hen in staat om tijdig bij te sturen. citeturn0search21
Conclusie
Een goed voortgangsrapport is een krachtig communicatiemiddel. Het houdt de stuurgroep geïnformeerd en betrokken, en stelt hen in staat om effectief te sturen. Door het rapport kort, transparant en actiegericht te houden, verhoog je de kans op projectsucces.
Template voorbeeld
Template voor een Effectief Voortgangsrapport
Een krachtig voortgangsrapport is compact, visueel en actiegericht. Hieronder vind je een bewezen template dat je direct kunt toepassen in je project. Dit sjabloon is ontworpen om helderheid te bieden aan de stuurgroep en andere belanghebbenden, zonder onnodige bureaucratie.
🧩 Voortgangsrapport Template (1 A4 – Prince2 compliant)
Projectnaam: [Naam project]
Projectmanager: [Naam]
Rapportagedatum: [dd-mm-jjjj]
Rapportageperiode:[Van – Tot]
🔦 Samenvatting
Een korte beschrijving van de huidige status van het project, inclusief belangrijke ontwikkelingen en aandachtspunte.
🚦 Statusoverzicht
Status: | Toelichting
Tijd: | 🟢🟡🔴 | [Korte toelichting]
Budget: | 🟢🟡🔴 | [Korte toelichting]
Scope: | 🟢🟡🔴 | [Korte toelichting]
Kwaliteit: | 🟢🟡🔴 | [Korte toelichting]
Risico’s: | 🟢🟡🔴 | [Korte toelichting] |
Legenda:
- 🟢 = Op schema
- 🟡= Aadacht vereist
- 🔴 = Afwijking / actie nodig
📅 Mijlpalen & Planning
Mijlpaal | Gepland | Realisatie | Status
[Mijlpaal 1] | [Datum] | [Datum] | 🟢🟡🔴 |
[Mijlpaal 2] | [Daum] | [Datum] | 🟢🟡🔴 |
⚠️ Belanrijkste Risico’s & Issues
Omschrijving | Impact | Kans | Actiehouder | Status |
[Risico/Issue 1] | Hoog | Middel | [Naam] | 🟢🟡🔴
[Risico/Issue 2] | Laag | Hoog | [Naam] | 🟢🟡🔴
💰 Financieel Overzicht
Budgetpost | Begroot | Besteed | Verschil | Toelichting |
[Post 1] | €X.XXX | €X.XXX | €X.XXX | [Korte toelichting]
[Post 2] | €X.XXX | €X.XXX | €.XXX | [Korte toelichting]
✅ Actiepunten
Actie | Verantwoordelijke | Deadline | Status |
[Actiepunt 1] | [Naam] | [Datum] | 🟢🟡🔴
[Actiepunt 2] |[Naam] | [Datum] | 🟢🟡🔴
