Hoe schrijf je de perfecte voortgangsrapportage

Elke rapportageperiode (of dat nu tweewekelijks is, maandelijks, of ad-hoc) zit je als projectmanager weer te stoeien om je maandrapportage voor elkaar te krijgen. In sommige gevallen hoef je je alleen maar aan het bedrijfstemplate te houden, maar in andere gevallen moet je zelf iets in elkaar zetten. Wat zet je er nu in? En wat niet? Hoe schrijf je de perfecte voortgangsrapportage? Hier een aantal do’s en don’ts.

Het grootste probleem wat de meeste projectmanagers ervaren bij het maken van voortgangsrapportages, is motivatie. Niet zo gek ook, want het maken van de rapportage kost vaak toch weer een hoop tijd, en de kans dat deze gelezen wordt, is niet altijd even groot. De toegevoegde waar wordt ook niet altijd gezien. Er zijn genoeg projectmanagers te vinden die stellen dat ze zonder de rapportage hun project ook wel “in control” hebben.

Het blijft echter toch verstandig om een periodieke rapportage te maken. Al is het alleen maar voor jezelf om zaken op een rijtje te zetten en te kijken of je echt nog wel het plan volgt. Of er wijzigingen zijn opgetreden en welke dan. Kijk niet alleen naar je maximale budgetpot of je einddatum, maar vergelijk dus ook echt met waar je staat ten opzichte van je plan. Dat zijn namelijk zaken waarvan je zal moeten gaan verklaren waarom ze anders zijn dan origineel bedacht.

Do’s

• Hou je rapportage kort. Één of twee pagina’s zou eigenlijk al voldoende moeten zijn;
• Vermeld duidelijk de projectnaam (en evt. projectcode), de opdrachtgever en de projectmanager;
• Vermeld de top 5 risico’s, inclusief de mitigerende maatregelen;
• Vermeld je budget en hoe de uitnutting is;
• Vermeld je belangrijkste mijlpalen met hun stoplichtstatus;
• Vermeld in het kort de belangrijkste successen en voortgang van de afgelopen periode;
• Vermeld welke acties je van wie verwacht (van de doelgroep);
• Maak je rapportage inzichtelijk voor al je projectleden, transparantie is belangrijk.

Don’ts

• Verwerk niet teveel statistische informatie over je project in de rapportage (zonder toelichting heeft dat weinig zin);
• Verwerk niet teveel achtergrond informatie van je project in de rapportage (dat is in het plan of andere stukken wel te lezen);
• Stuur niet je rapportage per mail zonder korte toelichting in de tekst van je mail: in veel gevallen zal je rapportage niet worden gelezen, maar misschien net wel de toelichting die je erbij geeft;
• Stuur geen rapportages waar slecht nieuws in staat voordat je dit slechte nieuws met je stakeholders hebt besproken: je wilt je stakeholder niet verrassen;
• Maak je rapportage niet mooier dan het is! Als je een rood stoplicht hebt, dan hou je jezelf voor de gek als je deze in de rapportage groen maakt.

Om je op weg te helpen, vind je in onze Kennisbank bij de Sjablonen een aantal rapportages.

Hoe ziet jouw rapportage er uit, hoe pak jij het aan? Vermeld het in de comments!

Hulp nodig bij keuze voor opleiding en certificering?
Certificering keuzehulp

Op zoek naar een goed boek over projectmanagement of andere vakliteratuur?
Projectmanagement boeken