Hoe schrijf je de perfecte voortgangsrapportage

stoplichtElke rapportageperiode (of dat nu tweewekelijks is, maandelijks, of ad-hoc) zit je als projectmanager weer te stoeien om je maandrapportage voor elkaar te krijgen. In sommige gevallen hoef je je alleen maar aan het bedrijfstemplate te houden, maar in andere gevallen moet je zelf iets in elkaar zetten. Wat zet je er nu in? En wat niet? Hoe schrijf je de perfecte voortgangsrapportage? Hier een aantal do’s en don’ts.

Het grootste probleem wat de meeste projectmanagers ervaren bij het maken van voortgangsrapportages, is motivatie. Niet zo gek ook, want het maken van de rapportage kost vaak toch weer een hoop tijd, en de kans dat deze gelezen wordt, is niet altijd even groot. De toegevoegde waar wordt ook niet altijd gezien. Er zijn genoeg projectmanagers te vinden die stellen dat ze zonder de rapportage hun project ook wel “in control” hebben.

Het blijft echter toch verstandig om een periodieke rapportage te maken. Al is het alleen maar voor jezelf om zaken op een rijtje te zetten en te kijken of je echt nog wel het plan volgt. Of er wijzigingen zijn opgetreden en welke dan. Kijk niet alleen naar je maximale budgetpot of je einddatum, maar vergelijk dus ook echt met waar je staat ten opzichte van je plan. Dat zijn namelijk zaken waarvan je zal moeten gaan verklaren waarom ze anders zijn dan origineel bedacht.

Do’s

  • Hou je rapportage kort. Één of twee pagina’s zou eigenlijk al voldoende moeten zijn;
  • Vermeld duidelijk de projectnaam (en evt. projectcode), de opdrachtgever en de projectmanager;
  • Vermeld de top 5 risico’s, inclusief de mitigerende maatregelen;
  • Vermeld je budget en hoe de uitnutting is;
  • Vermeld je belangrijkste mijlpalen met hun stoplichtstatus;
  • Vermeld in het kort de belangrijkste successen en voortgang van de afgelopen periode;
  • Vermeld welke acties je van wie verwacht (van de doelgroep);
  • Maak je rapportage inzichtelijk voor al je projectleden, transparantie is belangrijk.

Don’ts

  • Verwerk niet teveel statistische informatie over je project in de rapportage (zonder toelichting heeft dat weinig zin);
  • Verwerk niet teveel achtergrond informatie van je project in de rapportage (dat is in het plan of andere stukken wel te lezen);
  • Stuur niet je rapportage per mail zonder korte toelichting in de tekst van je mail: in veel gevallen zal je rapportage niet worden gelezen, maar misschien net wel de toelichting die je erbij geeft;
  • Stuur geen rapportages waar slecht nieuws in staat voordat je dit slechte nieuws met je stakeholders hebt besproken: je wilt je stakeholder niet verrassen;
  • Maak je rapportage niet mooier dan het is! Als je een rood stoplicht hebt, dan hou je jezelf voor de gek als je deze in de rapportage groen maakt.

Om je op weg te helpen, vind je in onze Kennisbank bij de Sjablonen een aantal rapportages.

Hoe ziet jouw rapportage er uit, hoe pak jij het aan? Vermeld het in de comments!


Hulp nodig bij keuze voor opleiding en certificering?
Certificering keuzehulp

Op zoek naar een goed boek over projectmanagement of andere vakliteratuur?
Projectmanagement boeken

 

About Michel Boks

Mede-oprichter van BigDataHub en mede-eigenaar van InTellegus. ICT-regisseur, business intelligence en big data specialist en auteur op Projectsucces.nl.

View all posts by Michel Boks →

5 Comments on “Hoe schrijf je de perfecte voortgangsrapportage”

  1. Ik mis een belangrijke tip, namelijk pas de rapportage aan je doelgroep aan! Een stuurgroep van een project zal in meer detail geïnteresseerd zijn dan de raad van bestuur.

    Een aantal voorbeelden die je kunt maken op basis van dezelfde gegevens:

    Voortgangsrapportage project (bijvoorbeeld voor de stuurgroep)
    https://www.prinzi.nl/misc/example-documents/voorbeeld-voortgangsrapportage.pdf

    Kanban rapportage (bijvoorbeeld voor een team overleg)
    https://www.prinzi.nl/misc/example-documents/voorbeeld-kanban-rapportage.pdf

    Planning detail rapportage (bijvoorbeeld bij een diepte sessie)
    https://www.prinzi.nl/misc/example-documents/voorbeeld-planning-rapportage.pdf

  2. Hi Marcel, een waardevolle toevoeging. Bovenstaande bericht gaat inderdaad over de voortgangsrapportage, welke voornamelijk bedoeld is voor de stuurgroep/stakeholders/opdrachtgever

    Om te voorkomen dat je als project manager continu bezig bent met verschillende rapportages in elkaar te draaien is het handig om te weten wie je doelgroep is en welke informatie behoefte er is, zodat je daar aan kan voldoen. Wat betreft rapportages voor het team, geef ik de voorkeur indien mogelijk om met een ticketingsysteem te werken (Asana, Jira etc) zodat de overzichten er al automatisch zijn en het team ook zelf te allen tijde die inzichten heeft.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.