Een terugkerend fenomeen binnen projectmatig werken is het bijhouden van uren. Soms heb je er weinig werk aan – je werkt fulltime voor 1 project en kunt alles op 1 taak schrijven, maar soms heb je meerdere projecttaken of meerdere taken bij meerdere projecten. Is urenschrijven echt belangrijk?
Is urenschrijven echt belangrijk?
Het antwoord op de vraag of urenschrijven echt belangrijk is lijkt min of meer voor de hand te liggen – je wilt immers weten hoeveel tijd een bepaalde taak of handeling heeft gekost en dit alles bij elkaar somt op tot het volledig verbruikte budget aan uren voor het project. Tegelijk verzuchten veel mensen aan het eind van de week bij de gedachte van de urenregistratie – waarom in zoveel detail en moet ik echt tot op het kwartiertje bijhouden wat ik gedaan heb, of zal ik alles maar gewoon schrijven op die taak met oneindige hoeveelheid uren?
Overdosis aan taken
Als projectleider ben je over het algemeen verantwoordelijk voor het opzetten van een projectadministratie en dus geef je ook invulling aan de urenregistratie. De items die men krijgt te verwerken moeten daarom wel herkenbaar zijn en aansluiten bij het feitelijke werk wat men doet, maar belangrijker nog, ook echt leiden tot inzicht in bestede uren. Veel collega projectleiders splitsen uit een soort natuurlijke reflex uren stelselmatig op in relatief kleine brokjes, per projectfase en specialisatie. Er ontstaan zo een paar dozijn taken waar mensen tijd op kunnen schrijven. Een onlogische en onrealistische poging tot detaillering als gevolg.
Wat willen je stakeholders en jij weten?
Uiteindelijk kun je beter andersom redeneren, wat willen jij en je stakeholders (programma- of portfoliomanagement, opdrachtgever, lijnmanagers, etc) eigenlijk weten? Vragen ze alleen om een overzicht van uren vs het budget, of wil men per projectfase of sprint de uren zien? Kijk daar kritisch naar en kies er eerder voor om minder detail op te nemen, dan meer, als er geen duidelijke reden voor is.
Tijdschrijven kost tijd
Het minitieus bijhouden van uren kost op zichzelf ook tijd en vrijwel niemand vind het leuk – oftewel, na een paar weken niet geschreven te hebben gaat men met de spreekwoordelijke ‘vork’ aan de slag om de uren even in te kloppen. Er is geen enkel representatief verband meer tussen de feitelijk uitgevoerde werkzaamheden en de geschreven uren. Je vult de urenstaat, drukt op ‘opslaan’ en gaat weekend vieren.
De schijn van detaillering
Oftewel: je houdt jezelf en je stakeholders over het algemeen voor de gek als er een grote mate van detaillering in de geschreven uren zitten en je frustreert team met onnodige administratie. Mijn advies? Less = more, met de focus op wat écht relevant is.
[poll id=”3″]
