2020 is een gek jaar. Het jaar is omgevlogen en tegelijk tergend langzaam gegaan. Rond deze tijd is het een mooi moment om te reflecteren. Welke projecten heb je gedaan? Met welke mensen heb je samengewerkt? Wat heb je geleerd over op afstand werken? Is alles gelukt dat je wilde dat lukte? En wat zijn je goede voornemens voor het nieuwe jaar? Naast natuurlijk gezond zijn en blijven.
Onderstaand 7 tips voor project management die zomaar jouw nieuwe goede voornemen zouden kunnen zijn.
Walk the talk
Als een project manager ben jij daar om het proces te begeleiden, maar ook om leiderschap te tonen waar het nodig is. Jij zal worden gezien als de persoon die het meeste afweet van het project. Duidelijke communicatie over wat je verwacht en wat je zelf zal doen en je hier vervolgens ook aan houden. Vertel anderen wat je van ze verwacht en vraag door wanneer men niet aan de verwachting voldoet. Waarom is dat gebeurd? Hoe kan je samen regelen dat het niet nogmaals voorkomt? Het kan zijn dat je er samen niet uitkomt, maar ook dat is onderdeel van het zijn van een projectmanager: herkennen waar je krachten zitten en te zorgen dat het project naar zijn beste kunnen zal worden uitgevoerd. Maar vooral: zeg wat doet en doe wat je zegt.
Plan het plan
Elke projectmanager weet dat niks volgens plan gaat. Er gaat altijd iets mis. Je hebt daarom natuurlijk je risisco log gemaakt, zodat je rekening hebt kunnen houden met wat er mis kon gaan en daarbij ook de mitigerende acties geregeld. Toch kan het zijn dat iets anders loopt dan gepland. Wees niet bang om de planning aan te passen. Belangrijk hierin is wel: zorg dat de planning samen met het team kan worden gemaakt, zij zijn de uitvoerenden. En vergeet niet de stakeholders te vertellen dat de planning gewijzigd dient te worden en om welke redenen. Herinner je de gouden driehoek? Kwaliteit, tijd en geld? De stakeholders zijn de enige die kunnen beslissen op welk punt de planning aangepast mag worden. Tijdslijn kan niet verschoven worden? Dan is er meer geld nodig of de kwaliteit moet minder. De kwaliteit mag niet aan getornd worden? Dan moet er meer tijd of meer resources komen. Jij geeft als project manager de impact aan en bent in control
Wees agile
Vroeger schreven we een projectplan en voerden precies het project uit zoals het in het plan stond. De werkelijkheid is dat men daardoor vaak ontevreden was met de uitkomt. Niet omdat het geen goed project was, maar omdat de wensen in de loop van het project zijn veranderd. Hoeveel er kan veranderen en wat daar de impact van is heb jij als project manager in de hand. Wees agile waar je kan, buig mee als het nodig is, maar bewaak de kwaliteit van het eind product en zorg dat de stakeholders weten wat de impact is van eventuele wijzigingen.
Een volledige agile manier van werken is leuk, maar geeft geen garantie op het eind product nog op de tijdslijn.
Leid waar nodig
Je mag jouw team vertrouwen. Op afstand is dit lastiger, maar als het antwoord op een vraag ‘ja’ is dan mag je er van uitgaan dat dit inderdaad het juiste antwoord is. Komt het meerdere keren voor dat je onjuiste informatie krijgt? Check met het teamlid. Blijkt dat het teamlid de taak eigenlijk niet aankan, wees dan niet bang om stappen te nemen om zo het juiste resultaat te garanderen van jouw project. De valkuil is micromanagement. Dit kost veel tijd en levert vaak alsnog weinig op. Weet dus waar je leiding over kan geven en waar je soms moet toegeven dat het buiten jouw span of control is
Denk in autofabrieken
Auto’s zijn mijn favoriete metafoor. Iedereen herkent een auto. En veel ervan is herkenbaar. Denk bijvoorbeeld aan de bouw van een auto: De de motor en het chassis kunnen prima tegelijkertijd gebouwd worden door andere mensen op andere locaties met andere expertises. Echter moet er wel afstemming zijn: hoe groot is het motorblok? Past het in het chassis? En uiteindelijk moet het inelkaar worden gezet. Dit moet allemaal in een duidelijke volgorde. Je kan niet eerst de bouten vastdraaien en daarna pas de wielen er op zetten. Door in deze logische volgordes te denken, word jouw projectplan ook logisch en weet je tegelijk waar de afhankelijkheden zijn
Wie schrijft die blijft
Zeker in deze tijd, waar zowel jij als jouw team minder zichtbaar zijn, blijf schrijven. Is er een project management tool die je gebruikt? Zorg dat deze up to date is. Stuur regelmatig updates naarje stakeholders, ook als je ze regelmatig spreekt. Het liefst maak je gebruik van een voortgangsrapportage, zodat altijd duidelijk is waar men naar kijkt. Doe geen aannames dat men wel weet wat er speelt en je wilt ook niet alleen communiceren bij een escalatie. Dus: kom in de gewoonte om regelmatig te schrijven. Het helpt jou zelf met overzicht en het helpt jouw stakeholders te weten wat er speelt.
Duidelijke doelen
Je kent het gezegde: hoe eet je een olifant? In hele kleine stukjes. Zo werkt het ook met een project. Door steeds bitesize stukjes te maken is er voortgang. Binnen de scrum wereld gaat dit bijvoorbeeld met Initiatives, Epics en Userstories. Waarbij om maar weer naar de auto te gaan, het initiatief een Fiat 500 is, een Epic de motor is en een userstory de bougies zijn. Het fijne is zo dat je kan zien dat er voortgang is. Vier dit ook. En dat je kan bijsturen om er op toe te zien dat het grote doel behaald word.
Hopelijk heeft bovenstaande je een beetje geinspireerd tot nieuwe goede voornemens. Of heb je zelfs alleen maar gelezen wat je allang al doet. In dat geval zijn wij erg nieuwsgierig naar jouw goede voornemen!
Iniedergeval wensen wij van projectsucces.nl je fijne feestdagen en een gezond en gelukkig 2021
