Een project zonder planning is geen project. Toch?
Tegenwoordig weten we bijna niet beter of we doen projecten zogenaamd Agile. Je hebt ongeveer een beeld van wat je wilt hebben en per sprint ga je kijken wat haalbaar is. Dit houdt er rekening mee dat ideën en wensen gedurende een project soms nog kunnen wijzigen. Op die manier heb je aan het einde van een project niet een verouderd product en zie ook dat hoe men men leert over het onderwerp hoe meer voortschrijdend inzicht er is.
Wat je ook niet hebt is een precieze eind datum. Je hebt wel een soort van milestone planning, maar meer in de vorm van Epics. Snap je het allemaal nog?
Agile project management
Als agile project manager stuur je dan ook minder op de tijd component van de gouden driehoek Tijd, Geld, Kwaliteit. Pas nadat een feature is ingeschat kan je tenslotte kijken hoeveel tijd het kost om het te bouwen. In plaats van alles vooraf te plannen zoals bij waterval projectmanagement, gebruikt Agile project management meerdere stappen en feedback van de klant om een “concept” project te verfijnen tot een definitieve versie. Agile benadrukt teamwerk en brengt de klant in je projectteam. Het is prima om een ruw idee te hebben en dit werk je pas tot in de puntjes uit als je zo ver bent om het te ontwikkelen/introduceren.
Zonder planning?
Maar als je geen planning hebt, wat manage je dan? Is tijd geen factor? Dat is natuurlijk niet waar. Tijd is altijd een factor. Wat je vaak ziet bij Agile projecten is dat er in hoofdlijnen deadlines zijn. Je werkt met minimum viable products die binnen die deadlines afgerond moeten zijn. En heb je meer tijd, kan je meer features toevoegen. Zo stuur je nog steeds op Tijd, Geld en Kwaliteit. Interessant in deze methode is dat je ook kan besluiten om dingen te laten zitten als ze toch niet zo belangrijk zijn of juist toe te voegen door voortschrijdend inzicht.
Traditioneel project management
Ga je voor zekerheid, dan ga je voor traditioneel project management. Ook wel de waterval methode genoemd. Je maakt een planning met alle taken, kijkt waar alle afhankelijkheden zitten en berekend zo jouw kritieke pad om in de juiste banen te leiden. Idealiter gebruik je software zoals MS Project, Prinzi of Asana om je planning in bij te houden, welke taken al zijn afgerond, wat binnen planning loopt en waar moet worden bijgestuurd. De planning is leidend voor de taken van het team. Het team weet in principe nu al wat ze over 3 maanden gaan doen. Niet spannend, wel duidelijk.
Opdrachtgever vs Project
Vooral bij IT projecten is Agile project management steeds meer de norm. Wat je ziet is dat dit voor opdrachtgevers toch lastig blijft. Niet alleen qua planning, maar ook financieel. Bij een goed agile project is de opdrachtgever onderdeel van het team. Bijvoorbeeld in de vorm van een product owner. Net als dat bij een goed traditioneel project altijd een senior user is. Maar goed, financieel is het dus zo dat men vaak een begroting moet maken en wilt weten wat men krijgt voor dat geld. Bij een agile project kan het zijn dat aan het einde van de begroting het project nog niet af is. Natuurlijk is het zo dat dit bij een traditioneel project ook kan gebeuren, maar meestal heeft dat dan te maken met scope wijzigingen of onvoorziene omstandigheden. Als project manager aan jou de taak om te zorgen dat je dus niet uit budget loopt. Traditioneel Prince2 en Agile kunnen elkaar ook goed aanvullen.
En ongeacht of er nu wel of geen planning is, je opdrachtgever zal je elke keer weer vragen wanneer nu iets af. Wanneer iets geplanned staat. Ook bij een agile project wil men de soort van zekerheid hebben.
Kortom, een project zonder planning? Die bestaat niet. Een project zonder planning is geen project. Bij Agile is je planning enkel minder concreet.
