Omgaan met project issues

Hoe mooi zou het zijn als elk project als een zonnetje straalt, als een trein rijdt (niet de Fyra ;-)) en draait als een tierelier. Helaas is de werkelijkheid vaak anders: er treden in de meeste projecten uitdaging op die moeten worden getackeld: issues. En hoewel risicomanagement iets is wat steeds meer aandacht krijgt, willen issues nog weleens ad-hoc worden opgepakt. Dus: hoe omgaan met project issues?

Omgaan met project issues

Omgaan met project issues is op zichzelf niet iets wat super ingewikkeld hoeft te zijn. Hoe begin je?

1. Leg een issuelog aan

Begin met het aanmaken van een issuelog. Dit kan een Excel sheet zijn, een lijst op Sharepoint, een Word document – zolang het maar een document is wat toegankelijk is voor je projectteam en de stakeholders. Transparantie is belangrijk! Als iedereen weet waar hij/zij de issues kan vinden, dan kan men hier rekening mee houden en weet men bijvoorbeeld ook of iets al bekend is (zodat men het niet nogmaals hoeft te melden).

2. Beschrijf het issue

Zorg dat je in het issuelog goed, doch zo beknopt als mogelijk, het issue omschrijft. Denk eraan dat het niet multi-interpretabel is, en precies genoeg omschreven voor specialisten om te weten wat er bedoeld wordt.
Omschrijf hoe dit issue is gevonden en wie het heeft gemeld (wie vindt dit een issue?). Geef het issue een status (bijvoorbeeld “nieuw”, “open”, “in behandeling”, “gereed”, “vervallen”).

3. Classificeer het issue

Hoe groot is het issue? Je kunt hiervoor een schaal gebruiken van 1 tot 5, een omschrijving van laag naar hoog, of elke andere formulering waarmee je kunt aangeven hoe groot / hoe belangrijk het issue is. Is het een probleem wat je complete project tot stilstand doet komen, gaat je deadline erdoor verschuiven, levert het alleen wat irritatie op, of is het een nice to have en ga je het later wel een keer bekijken? Probeer zo goed mogelijk in te schatten hoe je het issue inschaalt, want dat bepaalt de belangrijkheid. Voeg dit toe in je log.
Het classificeren kun je het beste met je team en/of een vertegenwoordiger van de klant doen: misschien vindt de klant het helemaal geen probleem en heb je gewoon te maken met een projectmedewerker met een zeer groot verantwoordelijkheidsgevoel.

4. Wijs een eigenaar aan

Het is buitengewoon vervelend als issues (net als acties en risico’s) gaan zweven en geen eigenaar kennen. Wijs deze dan ook aan. Zorg dat deze eigenaar zich daadwerkelijk eigenaar voelt en spreek hem/haar aan op de voortgang. Geen eigenaar betekent in de meeste gevallen geen zicht op een oplossing. Leg de eigenaar vast in je log, zodat iedereen weet wie ze hiervoor moeten hebben.

5. Onderzoek het issue

Wat is de oorzaak van het probleem? Dat is de eerste stap. Als de oorzaak niet bekend is, is er nooit een echte goede structurele oplossing te bedenken. Zonder de oorzaak te weten ben je feitelijk bezig met symptoombestrijding van iets onbekends. Niet handig.
Heb je de oorzaak, bedenk dan oplossingsalternatieven. Wat is er mogelijk? Wat niet? Wat zijn de voor en nadelen van die mogelijke oplossingen? Werkt dit probleem breder uit dan gedacht? Of is het een geïsoleerd issue? Leg in het issuelog kort vast wat de mogelijkheden zijn. Vaak is de echte uitwerking een apart document en kun je hier een verwijzing naar maken.

6. Besluitvorming

Besluit in de juiste context welke oplossing zal worden uitgewerkt. Dat kan met de Stuurgroep zijn als de impact groot is, of misschien binnen je projectteam als je binnen de afgesproken toleranties of kaders kan opereren. Of misschien ben je afhankelijk van een externe of derde partij. Als er impact is op planning, budget of anderszins, zorg dan dat je in notulen, je rapportage, in een RFC of exception report vastlegt wat en dat er is besloten.

7. Meld het issue af

Als het issue is opgelost, meld deze dan af door de juiste status te kiezen. Neem in je rapportage op dat het issue is opgelost en met welke oplossing, in lijn met welk besluit.

En tot slot: drink er een borrel op! Trakteer de betrokken collega’s op wat complimenten en een VrijMiBo – altijd goed voor het werk epos 🙂

Hoe ga jij om met je issues? Doe je meer? minder? Wat werkt voor jou? Laat het ons weten in de comments!

[bol_search_form limit=”6″ block_id=”bol_556e0261e4620_search-form” cat_id=”8299″ cat_select=”0″ default_search=”issuemanagement” name=”Issues” sub_id=”” link_color=”003399″ subtitle_color=”000000″ pricetype_color=”000000″ price_color=”CC3300″ deliverytime_color=”009900″ background_color=”FFFFFF” border_color=”D2D2D2″ width=”580″ cols=”3″ show_bol_logo=”1″ show_price=”1″ show_rating=”1″ show_deliverytime=”1″ link_target=”1″ image_size=”1″ admin_preview=”1″]