Hier is een uitgebreide template voor een decharge-document binnen een PRINCE2-project. Het decharge-document dient als formele afsluiting van het project en legt vast dat de stuurgroep of opdrachtgever het project als voltooid accepteert. Ik zal per sectie uitleggen welke informatie erin moet en waarom het belangrijk is.
Decharge-document (Project Closure Report)
1. Projectgegevens
- Projectnaam: De officiële naam van het project.
- Projectmanager: Naam van de projectmanager die verantwoordelijk was voor de uitvoering.
- Projectreferentie: Interne of externe referentiecode om het project te identificeren.
- Start- en einddatum: De initiële geplande start- en einddatum versus de werkelijke start- en einddatum.
Uitleg: Deze gegevens geven een overzicht van het project voor administratieve doeleinden en zorgen voor snelle herkenning.
2. Samenvatting van de projectresultaten
- Doelstelling van het project: De oorspronkelijke doelstellingen zoals beschreven in de Business Case.
- Opgeleverde resultaten (outputs): Specifieke outputs van het project, inclusief eventuele producten, diensten of wijzigingen die zijn geleverd.
- Behaalde voordelen (outcomes): Beschrijving van de behaalde voordelen en waarde die het project heeft opgeleverd voor de organisatie.
Uitleg: Dit gedeelte evalueert in hoeverre de oorspronkelijke doelen en geplande resultaten zijn behaald en helpt de opdrachtgever te begrijpen of de investering de verwachte waarde heeft geleverd.
3. Projectprestaties
- Kwaliteit: Evaluatie van de geleverde kwaliteit van de producten tegen de vooraf gedefinieerde kwaliteitscriteria.
- Planning: Een overzicht van de geplande mijlpalen versus de daadwerkelijke voltooiing.
- Kosten: Een samenvatting van het initiële budget, wijzigingen daarin, en de uiteindelijke kosten.
- Risicobeheer: Samenvatting van hoe risico’s zijn beheerd en of er resterende risico’s zijn die moeten worden overgedragen.
Uitleg: Dit is een essentieel onderdeel van een PRINCE2-closure omdat het inzicht biedt in de efficiëntie en effectiviteit van de uitvoering.
4. Openstaande punten
- Restpuntenlijst: Een lijst van niet-afgehandelde taken, problemen of risico’s die moeten worden overgedragen aan de lijnorganisatie of toekomstige projecten.
- Overdracht van verantwoordelijkheden: Wie wordt verantwoordelijk voor het beheer van deze openstaande punten?
Uitleg: PRINCE2 benadrukt het belang van een gecontroleerde overdracht van verantwoordelijkheid, zodat niets verloren gaat na de sluiting van het project.
5. Lessen geleerd
- Wat ging goed?: Overzicht van succesfactoren en best practices.
- Wat kon beter?: Identificatie van problemen of valkuilen en voorstellen voor verbeteringen in toekomstige projecten.
Uitleg: Het documenteren van lessen geleerd draagt bij aan organisatiebrede kennisontwikkeling, een kernprincipe van PRINCE2.
6. Bevestiging van acceptatie
- Formele goedkeuring: Een verklaring waarin de opdrachtgever bevestigt dat de opgeleverde resultaten zijn geaccepteerd.
- Overdracht aan beheer: Documentatie dat producten, diensten of outputs zijn overgedragen aan de exploitatie- of beheersorganisatie.
Uitleg: Dit is het moment waarop de opdrachtgever officieel aangeeft tevreden te zijn met de resultaten en het project formeel afsluit.
7. Bijlagen
- Productbeschrijvingen: Overzicht van alle opgeleverde producten en hun status.
- Evaluatierapporten: Rapportages over kwaliteit, testen, audits, etc.
- Wijzigingsverzoeken: Overzicht van alle CR’s (Change Requests) die tijdens het project zijn ingediend en hun status.
Uitleg: Bijlagen ondersteunen het decharge-document met gedetailleerde informatie en dienen als referentie voor eventuele audits of evaluaties.
8. Handtekeningen
- Projectmanager: Voor akkoord en afsluiting van het project.
- Opdrachtgever/Senior User: Voor acceptatie van de opgeleverde resultaten.
- Senior Supplier: Voor acceptatie van de uitvoering en kwaliteit.
Uitleg: Handtekeningen zijn nodig om formeel akkoord te gaan en verantwoording af te leggen volgens PRINCE2-methodologie.
Uitleg per sectie
Deze template volgt de PRINCE2-methodiek en sluit aan bij de kernprincipes van gecontroleerde afsluiting. Door alle bovengenoemde onderdelen zorgvuldig in te vullen, zorg je ervoor dat het project overzichtelijk wordt afgesloten, lessen worden vastgelegd en de verantwoordelijkheid goed wordt overgedragen.
