Projecten & thuiswerken

Als project manager kom je voor veel uiteenlopende uitdagingen te staan. Hoe je omgaat met deze uitdagingen bepalen vaak wat jouw kwaliteiten zijn als projectmanager. Veel van de uitdagingen heb je als het goed is al in een risico matrix uitgewerkt met de nodige mitigerende maatregelen. Sommigen dingen kunnen echter niet voorspeld worden. Ik vermoed dat maar weinig project managers ‘pandemie’ als risico hebben opgenomen in hun projectplan. Laat staan dat iedereen ineens verplicht moet thuiswerken. Gelukkig heb ik wel standaard een onderdeel ‘te kort aan resources’ opgenomen. Dat is iniedergeval iets. Maar verplicht thuiswerken voor iedereen, inzet van mensen op andere plekken: wat zijn nu mogelijke acties die jij kan ondernemen in een dergelijk geval? En let op: het kan zijn dat het antwoord is: geen project draaien.

Virtuele team meetings

Wanneer bijna iedereen thuiswerkt, is een virtuele team meeting jouw ideale optie. Hier zijn meerdere mogelijkheden voor die hopelijk door het bedrijf worden gefaciliteerd. Let er op dat het belangrijk is dat je gebruik maakt van een beveiligde omgeving indien beschikbaar. Veel bedrijven zullen beschikken over Microsoft Teams, Zoom, google hangouts of Webex oplossingen. Heb je deze nog niet, dan is dit (versneld) te implementeren en bijvoorbeeld Microsoft biedt Teams tijdelijk gratis aan. Check wel eerst met jouw IT afdeling wat al mogelijk is. Deze oplossingen maken het thuiswerken een stuk gemakkelijker.

  Onderstaand enkele handige regels voor virtueel vergaderen

• Test van te voren dat iedereen de juiste software heeft
• Zorg dat er een camera en headset beschikbaar is waar mogelijk voor iedereen
• Wanneer je de vergadering opent, vraag of iedereen kan confirmeren dat hij/zij alles kan horen en zien
• Behandel het als een gewone vergadering, inclusief agenda
• Indien er veel achtergrond geluid is, vraag of mensen eventueel op ‘mute’ willen gaan als ze niet aan het praten zijn
• Realiseer je dat video vergaderen anders voelt als echt vergaderen en dat mensen de neiging hebben tussendoor wat anders te willen doen. Houd het daarom interessant
• Stuur altijd notulen van wat is besproken tijdens de vergadering als samenvatting maar ook omdat deelnemers minder alert zijn bij een video meeting.

Wat kan wel en wat kan niet

Nu is een ideaal moment voor een inventarisatie van taken die op een afstand gedaan kunnen worden en taken die niet op afstand gedaan kunnen worden. Ben je afhankelijk van producten die geleverd moeten worden of van fysieke taken die moeten worden gedaan? Check wat er nog mogelijk is bij het thuiswerken. Indien taken niet uitgevoerd kunnen worden, kijk dan gelijk naar de impact op je de planning van jouw project. Wees duidelijk naar jouw opdrachtgever wat je wel en niet kan afronden in deze tijd en waar je afhankelijkheden zitten

Tijd, kwaliteit en resources

De gouden driehoek van projectmanagement is Tijd, Kwaliteit en Resources.  Idealiter zijn deze allemaal in balans. Zijn ze niet in balans dan zijn er twee constanten en 1 uitschieter.  Wanneer een van de drie aangepast word, is er een onbalans .   Voorbeeld: Als je minder mensen tot je beschikking hebt, maar de tijdslijn blijft gelijk moet de kwaliteit ook inboeten. Andersom kan ook: als je minder mensen tot je beschikking hebt, maar de kwaliteit moet gelijk blijven kost het meer tijd.  Gebruik deze driehoek om te kijken welke mitigerende maatregelen je kan nemen en welke effecten die maatregelen hebben. In dit geval zal het voornamelijk om verminderde beschikbaarheid van resources gaan.

Kritieke mensen

Hoe graag we ook zouden willen dat het niet zo is, elk project heeft kritieke mensen. Of iniedergeval mensen die zoveel kennis hebben van jouw project dat de kwaliteit of tijd in gevaar komt als deze mensen niet aan jouw project kunnen werken. Identificeer deze mensen en kijk met hen waar zij het hardste nodig zijn op dit moment. Let op: Dit is misschien niet jouw project! Maak duidelijke afspraken over wat je verwacht en bespreek de effecten eventueel met je opdracht gever. Kijk of het werk dat deze personen zouden uitvoeren geschikt is voor thuiswerken. Voor zover je dat nog niet deed, kijk ook vooral naar alle taken die uit staan en of het duidelijk is wat iedereen moet doen.

Alternatief

Ligt jouw project tijdelijk stil? Kijk of je collega’s op een andere manier kan ondersteunen. En mocht dat niet lukken, wellicht is een leuk alternatief om je vakkennis op te poetsen

Kortom, er kan van alles als jij en je team creatief kunnen zijn. Je hebt waarschijnlijk weinig keus op dit moment.  Veel sterkte in deze gekke tijden.