Onlangs schreef ik een artikel over Obeya. Hartstikke leuk zo een Obeya room, maar als je vanuit huis werkt, wat heb je daar dan aan? We zien dat veel bedrijven versneld digitaal gaan werken, uiteraard gedreven door het verplichte thuiswerken. En alhoewel ik een groot voorstander ben van digitaal werken, doet mijn projectmanagershart pijn wanneer op stel en sprong een systeem geïmplementeerd word. Waar is het functioneel ontwerp? Waar is de test fase? Is er nagedacht over security? Maar goed hier wat inzicht in tools die jou en natuurlijk jouw team het leven gemakkelijker kunnen maken.
Voordat je een tool kiest
Er zijn legio project management tools. De inrichting van de tool en hoe het gebruikt wordt kan een groot verschil maken. Als de helft alsnog via e-mail gaat, ben je nog steeds niet in control natuurlijk. Kijk goed naar wat het hoofddoel is voor jou: issue tracking, workflows, reporting of alles delen wat van belang is voor je project. En natuurlijk is een tool niet alleen in deze tijd handig, ook in ‘normale’ tijden heeft inzicht in de werkzaamheden en je planning een groot voordeel. Vergeet niet eerst rond te vragen of er al tooling binnen jouw bedrijf is.
Microsoft Teams
Microsoft Teams is eigenlijk geen project management tool. Het is een collaboration/samenwerkings tool die best wel heel erg compleet is. Al eerder scheef ik over Teams en in dit geval het gebruik voor videobellen. Maar naast het video bellen kan het daadwerkelijk veel meer. Een ‘Team’ aanmaken waarin je documenten kan delen, taken kan toebedelen, een kanban bord maken: het is allemaal mogelijk
Wanneer voor MS Teams kiezen
Als je al Teams in huis hebt, is het makkelijk om dit te gaan gebruiken. Je kan snel chatten met je team, video calls in plannen en taken klaar zetten in teams. Teams is heel compleet en geeft de mogelijkheid te integreren met nagenoeg alles uit de Microsoft suite. Wil je enkel een project management tools is Teams wellicht niks voor jou. Is je doel een betere communicatie en samenwerking dan is Teams wel heel geschikt. Team biedt bijvoorbeeld wel ‘kanban boards’, delen van documenten, planningtools etc.
Naast project management: Chat, videobellen, documenten delen
Jira
Jira is voor oorsprong een tool om software ontwikkeling te ondersteunen. Uitermate geschikt voor Agile werken en IT projecten. Jira is een workflow gebaseerde tool die naar eigen wens kan worden aangepast. Simpele workflows voor project management zijn te gebruiken: To do-in progress-done. Maar van alles is mogelijk om daar aan toe te voegen, inclusief goedkeuringen en tijdschrijven.
Wanneer voor Jira kiezen
Wanneer je een tool wilt die makkelijk te begrijpen is voor gebruikers, goed is in rapportage en flebibel in te zetten is om elk proces te ondersteunen. Jira heeft als voordeel dat alles wat het bied standaard aanwezig is. Wil je toch meer dan zijn er add-ons. Let op dat aan de achterkant voor het inrichten wel een kleine leercurve nodig is. Wil je snel en makkelijk starten in plaats van Jira optuigen is er ook Trello. Trello is het kleine zusje van Jira en is zeer sterk in visueel project management. De tool is makkelijk te gebruiken voor iedereen zonder enige voorkennis.
Naast project management: proces management & issue tracking & workflow management
Confluence
Confluence is van de zelfde makers als Jira en de tools sluiten goed op elkaar aan. Echter ze zijn totaal anders. Confluence is een colloboration tool, met als Teams dat is. Het is wel een stuk minder uitgebreid in vergelijking met Teams. Geen chat of videobellen met deze tool, althans niet native het kan wel geintegreerd worden. Wel handige wiki pagina’s die je snel aan elkaar doorlinkt, to do lijstjes maken die je aan personen kan toewijzen en team agenda’s maken
Wanneer voor Confluence kiezen
Wanneer documentatie en ‘social collaboration’ jouw hoofddoel is. Versie management van de pagina’s is ongekend goed. Men krijg een melding zodra een @mention word gebruikt. Er is geen mogelijkheid tot workflows maar wel tot simpele en goede to do lijsten
Naast project management: knowledge base, wiki
Active Collab
Active collab is een simpele maar effectieve tool. Naast isssue tracking in een zelf aan te passen workflow, kan je ook tijd schrijven, prio’s aanmaken en handig ‘tickets’ heen en weer schuiven
Wanneer voor Active Collab kiezen:
wanneer je niet te veel configuratie wilt, een makkelijke interface en een leuke prijs is active collab een goede tool. Niet ultiem geschikt voor agile werken, maar een goede basis
Naast project management: budget & cost tracking
Basecamp
Basecamp is van vele markten thuis. Makkelijk in gebruik voor eind gebruikers en een bijna een intranet achtige tool. Een feature die weinig andere tools hebben is dat de kalender van basecamp gedeeld kan worden met outlook of ical kalenders. Delen van documenten gaat gemakkelijk en ook deze tool heeft een chat
Wanneer voor basecamp kiezen
Wanneer jouw hoofddoel is om communicatie te hebben binnen het team is Basecamp een goede tool. Eigenlijk meer voor dagelijkse werkzaamheden te tracken, maar zeker ook geschikt voor project management.
Naast project management: social collaboration, message boards
Asana
Asana heeft het visualiseren van werk geperfectioneerd. Een tool die er goed uit ziet, veel kan automatiseren en geschikt is voor project management en agile werken. Asana is een volwassen tool die in het bedrijfsleven in zowel MKB als enterprise gebruikt wordt.
Wanneer voor Asana kiezen:
Een project management tool die alles kan. Je kan Asana koppelen met Teams, slack en nog vele andere programma’s. Met Asana is het wel: wanneer je meer wilt, betaal je meer. Daarentegen is de basic versie gewoon gratis in gebruik en daar kom je al een heel eind mee.
Naast project management : worfklow management
Ervaring
Bovenstaande lijst is trouwens bij lange na niet compleet. Er zijn nog heel veel andere tools die wellicht net zo succesvol zijn. Wat bovenstaande lijst wel is, is een lijst van tools waar ik ervaring mee heb en dus zeker van weet dat ze succesvol zijn. Overigens geld die ervaring zowel op het gebied van implementatie en configuratie van die tools als het gebruik er van.
Mocht je hulp nodig hebben bij je tool selectie, de implementatie of een vraag hebben over de verbetering van de inrichting, laat een berichtje achter of klik op onderstaand plaatje.
