In veel (grotere) organisaties wordt veel gewerkt met programma’s en projecten. Maar niet altijd worden de termen project of programma juist ingezet. Het niet goed begrijpen van de verschillen tussen een project of programma kan ook resulteren in de aanstelling van iemand die wellicht niet geschikt is als programmamanager.
Projectmanager goede programmamanager?
Project vs. Programma
Een project wordt gestart om een vooraf gedefinieerd resultaat op tijd en binnen budget te realiseren. Het projectplan is dan ook een “contract” waarin de resultaten strak zijn geformuleerd, scopes en afbakeningen helder zijn bepaald – en oh wee als er wijzigingen plaatsvinden in de afspraken! Dan gaat er een Change Management Procedure worden opgestart om te kijken of dit geen impact heeft op de planning, het budget of de kwaliteit. Het project wordt gestart vanuit de Business Case, veelal in geld uitgedrukt. En risico’s worden zo minimaal mogelijk gehouden.
Een programma daarentegen is zo strak niet. Een programma is erop gericht om toegevoegde waarde te leveren voor de organisatie, door middel van diverse projecten of activiteiten. Hoewel hierbij ook een Business Case wordt gebruikt, wordt hier vooral gefocust op zachtere aspecten en gaat het vooral om de “benefits”, die een project meestal nooit ziet omdat deze pas na afronding van het project optreden. De boel is niet zo dichtgetimmerd als een project en verandering van het plan is vaak mogelijk. Zolang de programmamanager de benefits weet te realiseren voor de stakeholders en hij vertrouwen heeft van de sponsors, kan het vele kanten op.
Ander type mens
Het verschil in een project en een programma vraagt om een compleet ander type mens. Vaak wordt een goede projectleider doorgeschoven naar programmamanagement, omdat dit als “logische” promotiestap wordt gezien. Maar deze zaken zouden eigenlijk los van elkaar moeten worden gezien.
Een programmamanager heeft minder focus nodig dan een projectmanager – en heeft daarom meer oog voor alternatieve wegen en mogelijkheden. Iets waar de projectmanager over het algemeen weg van blijft, want dat was immers niet de opdracht. De programmamanager staat wat verder van de operatie af en houdt zich dus meer bezig met het algemenere plaatje in plaats van meer de diepte in te gaan, zoals projectmanagers vaak doen.
Projectmanagers hebben vaak geen problemen met de opzet-fase van programma’s. Het in de steigers zetten van een programma komt nog redelijk overeen met de beginfase van een project. Maar als het programma eenmaal begint te lopen, is het niet zo makkelijk om te sturen op de getalletjes en de metertjes zoals dat in een project vaak wel mogelijk is. Er is immers geen concreet resultaat waaraan gewerkt wordt. En daar worden projectmanagers vaak erg zenuwachtig van. Aan de andere kant is een programmamanager vaak minder geschikt als projectleider, omdat hij minder strak op de kosten, uren en resultaten zit als een projectmanager. Het risico is dat het project teveel gaat zwalken.
De kracht van de combinatie
Er is dus een wezenlijk verschil tussen het type mens wat nodig is voor een programma of project. De skills die een programmamanager nodig heeft, zijn simpelweg niet een “zwaardere” variant van die van een projectmanager. De relaties die een programmamanager heeft te managen, zijn andere dan die van projectmanager en de belangen verschillen daarbij forst. Hoe een programmamanager door een organisatie beweegt, wijkt dus fors af van die van een projectmanager.
Het mooie is dat als de twee typen personen die voor programma- en projectmanagers gelden, worden gecombineerd, er een zeer krachtige combinatie kan ontstaan. De programmamanager die wel zijn creativiteit kwijt kan en breed blijft kijken en de stakeholders tevreden houdt, terwijl hij aan de andere kant sterke projectmanagers in zijn programma heeft om hem enigszins op “een” pad te houden en die daarbij strak sturend zijn projecten weten te realiseren binnen het beschikbare budget en op tijd.
Meer lezen over het exacte type mens wat nodig is? Lees dan dit stuk.
