De aanpak en uitvoering van een project, nadat alle voorbereidingen zijn getroffen, is het vierde thema in de reeks van zes thema’s die de kans op succes van een project bepalen. De Projects: Done!© methodiek beschrijft deze thema’s als cruciaal voor projectsucces en in deze blogreeks loop ik er stuk voor stuk doorheen. 

Vorige delen vind je hieronder:

• Deel 1: PROJECTSUCCESFACTOR PROJECTSAMENSTELLING EN FUNCTIONEREN
• Deel 2: PROJECTSUCCESFACTOR PROJECTDOELSTELLING EN RESULTAAT
• Deel 3: PROJECTSUCCESFACTOR BELEVING, MOTIVATIE EN OVERTUIGING

Projectsuccesfactor aanpak en uitvoering

Het project staat in de startblokken, de samenstelling is duidelijk, de doelstellingen zijn helder en er is een gemotiveerd team wat overtuigd is van het succes. Dan rest vooral de uitvoering en daar blijkt in de praktijk veel mis te kunnen gaan. Meestal wordt er enthousiast gestart vanuit een structuur met overleg en rapportage en eindigt het in adhoc chaos. Ruim 20 elementen vallen binnen het thema aanpak en uitvoering, in dit artikel behandel ik er ter illustratie drie.

De rol van communicatie

Cliche als het kan – communicatie tijdens het project, over het project, is cruciaal. In de voor Projects: Done!© onderzochte mislukte projecten bleek dat er steevast slecht wordt gecommuniceerd, aldus de ondervraagde betrokkenen. Laat duidelijk zijn dat elke voorbereiding, elke beste bedoeling en alle andere effort direct in het water valt als de juiste personen dit niet weten, op het juiste moment. Dwing jezelf dus om er zorg voor te dragen dat deze communicatie plaatsvindt. Zeker in grote verandertrajecten kan een gebrek aan communicatie zorgen voor (onterechte) weerstand en zelfs absolute chaos. Ook slecht nieuws communiceer je, maar uiteraard vier je je successen nog fanatieker.

Poolse landdagen

Het is een bekend fenomeen, vergaderingen waar inmiddels het halve bedrijf gevoelsmatig aangeschoven is. Iedereen komt aan het woord en de agenda is gevuld met allerhande operationele zaken. Het andere uiterste is een gebrek aan een structureel overleg met betrokkenen – de balans zit dus in de juiste mensen (met mandaat) aan boord krijgen en houden, het goed vastleggen van een agenda en gemaakte afspraken en dit publiek delen. Een zeer praktische en prettige manier van werken is een korte kickoff elke dag (of dagstart, standup, verzin een naam) waarin de taken en acties van die dag behandeld worden en eventuele knelpunten meteen behandeld worden. Maximaal 15 minuten.
Wees ook niet bang om mensen die niets meer toe te voegen hebben te ‘ontslaan’ van aanwezigheid – hou je team klein en toegewijd.

Complexiteit en verandering

Een derde voorbeeld waarom veel projecten mis liepen was het onderschatten van complexiteit en de impact van verandering op de bestaande omgeving. Complexiteit is een relatief begrip – wat voor de ene organisatie een lijnactiviteit is, kan voor de andere organisatie een flink ingewikkeld project zijn. Zeker in combinatie met externe leveranciers die het kunstje al vaker hebben gedaan ligt er een immens risico op de loer – inpassing en acceptatie van een vernieuwing binnen de organisatie lukt niet, doordat het voor betrokkenen een te grote stap is of omdat andere techniek, functionaliteit of processen simpelweg niet aansluiten. Ook zijn projecten te vaak te rigide – waardoor een onverwachte wijziging leidt tot een gevoel van chaos en onmacht bij betrokkenen. Niet voor niets is er momenteel zoveel te doen over ‘Agile‘, wat louter staat voor behendigheid en flexibiliteit in de omgang met veranderingen.

Nu we 3 van de ruim 20 aspecten behandeld hebben begint het misschien al te duizelen – het kan daarom interessant zijn eens verder te kijken naar wat Projects: Done!© voor je kan betekenen. De volgende in de reeks van zes is ‘de projectomgeving’ als succesfactor!