Een van de in mijn ogen meest onderschatte succesfactor binnen projecten is de beleving van de mensen in en om een project. De motivatie en overtuiging speelt een geweldig grote rol in de haalbaarheid van projectdoelstellingen en is daarom minstens net zo belangrijk als een goede formele opzet of een helder plan of doel. Ik durf zelfs te stellen dat je beter een vaag doel en geen planning kunt hebben dan niet gemotiveerde teamleden zonder de overtuiging dat wat gedaan wordt, leidt tot (het juiste) resultaat.
Projectsuccesfactor beleving, motivatie en overtuiging
In de reeks Projectsucces factoren zijn we aanbeland bij deel 3 van 6. De vorige twee delen zijn:
- Deel 1: PROJECTSUCCESFACTOR PROJECTSAMENSTELLING EN FUNCTIONEREN
- Deel 2: PROJECTSUCCESFACTOR PROJECTDOELSTELLING EN RESULTAAT
Iedereen kent het wel, zo’n project waar niemand op zit te wachten. De projectleider moest aangewezen worden en het team bestaat uit mensen die eigenlijk wel wat beters te doen hebben. De opdrachtgever is eigenlijk geen opdrachtgever, maar iemand die het er ook bij kreeg op z’n bordje. Dit project mislukt, onherroepelijk – of loopt tenminste flink uit, sterft een stille dood of haalt niet het resultaat wat ooit beoogd was.
Het gebrek aan overtuiging en motivatie dat hetgeen wat je doet het juiste is – kost organisaties niet alleen veel tijd en geld, maar de mensen die ermee te maken krijgen nog meer energie. In de Projects: Done!© methodiek telt de beleving van betrokkenen bij een project daarom zwaar – uit onderzoek naar succesfactoren bij projecten bleek dan ook dat aspecten als vertrouwen, motivatie en overtuiging zwaarder wegen dan projectmanagementmethodiek, structuur of duidelijkheid over het doel.
Wat wordt er van het projectteam verwacht?
De verwachting van het team op zichzelf is een belangrijke stap – zonder dat men weet wat er van ze verwacht wordt ontstaat er geen cohesie en blijft er los zand over. Mensen vullen zelf in wat de bedoeling is en gaan met de beste intenties aan de slag. Verwachtingen worden overigens niet geschapen in documenten, maar in persoon.
Wie bepaalt de oplossingsrichting?
Een andere succesfactor is het hebben van invloed op de te kiezen oplossingsrichting. Als vooraf al vast staat wat de oplossingrichting is heeft een teamlid er geen invloed meer op en voelt er ook geen verantwoordelijkheidsgevoel bij. Met een beetje geluk wordt de richting wel begrepen, maar dan nog ontbreekt het aan draagvlak. De teamleden in je team zitten daar omdat ze een bijdrage kunnen leveren aan je project – zorg dan ook dat ze deze rol kunnen pakken.
Zit de klant of eindgebruiker wel te wachten op het eindresultaat?
Een derde voorbeeld (in de methodiek zijn zo’n 15 aspecten opgenomen) is de vraag of een klant of eindgebruiker wel zit te wachten op het beoogde eindresultaat. Iedereen kent het klassieke voorbeeld van het project wat een schommel zou opleveren, maar er vervolgens een onbruikbaar gedrocht uit kwam. Dit is nog steeds de praktijk van alledag, of het nu gaat om een (vliegende) Fyra (JSF), een OV-chipkaart of een automatiseringssysteem voor Defensie – het gaat elke dag nog voor vele miljoenen euro’s mis.
Moeten en willen
Het vaststellen van ‘beleving’ of ‘motivatie’ is niet heel eenvoudig, al kan een indicatie verkregen worden met behulp van onder andere de punten die hierboven genoemd worden. Je kunt binnen je eigen project tijdens een teammeeting om te beginnen de vraag eens stellen of mensen zien zitten wat je aan het doen bent met elkaar en of ze voldoende tijd en energie hebben om er voor te gaan. Het verschil tussen moeten en willen gaat het verschil maken – al zal aan het eind van de dag de klus soms ook gewoon geklaard moeten worden uiteraard.
Deel 4 in de reeks projectsucces factoren gaat over de aanpak van het project – deze volgt binnenkort!
