Elk project wordt gestart met een doel voor ogen. Ik wilde bijna schrijven – een helder doel – maar dit is niet altijd waar. Sterker nog, ook in onze klantenkring worden we vaker gevraagd mee te denken bij het formuleren van het doel, dan dat dit al vooraf helemaal duidelijk is. In de tweede uit de reeks projectsuccesfactor behandel ik daarom ook projectdoelstelling en resultaat als succesfactor binnen projecten.
De reeks ‘projectsuccesfactoren’ is gebaseerd op de Projects: Done!™ methodiek, ontwikkeld door InTellegus met als doel meer projecten succesvol te maken op basis van bewezen succesfactoren. Deel 1 van de reeks ging over Projectsamenstelling en functioneren.
Projectsuccesfactor projectdoelstelling en resultaat
Het succes van een project wordt voor een groot deel afgemeten aan het eindresultaat. Zoals de Britten zeggen ‘The proof of the pudding is in the eating’. Maar, wat nu als degene voor wie het project wordt uitgevoerd zelf niet echt weet wat hij of zij wilt? Ik heb al eens een blog gewijd over dit fenomeen en waarom het zo listig is om als projectleider de verwachtingen voor een project op orde te houden. In principe voorziet elke projectmanagementmethodiek in het borgen van verwachtingen en het tussentijds meten van de voortgang van het waarmaken van verwachtingen en toch is onduidelijkheid over projectdoelstellingen en ontevredenheid over het projectresultaat een voorname oorzaak van projectfalen, zo blijkt uit onderzoek wat heeft geleid tot Projects: Done!.
De remedie is simpel, maar tegelijk ingewikkeld. Om te beginnen moet vooraf de stip op de horizon duidelijk zijn, maar, niet in termen van producten of deliverables. Uit de ‘stip op de horizon’ moet blijken welke functionaliteit er komt, of welke mogelijkheden gebruikers van het projectresultaat kunnen verwachten. Een goed instrument hiervoor zijn grafische weergave van deze vergezichten, zoals infographics en userstories c.q. storieboards. Niets spreekt meer dan dat je vanuit de gebruiker aan de hand van een verhalend geheel laat zien ‘wat kan ik straks?’. Het haalt de ‘hoe’ uit de discussie en laat deze gaan over het ‘wat’. Hoewel dit niet de rol van projectleiders is in theorie, is dit toch een belangrijke tip – als je merkt dat je een project gaat doen waarvan onduidelijk is wat de eindklant c.q. -gebruiker krijgt dan is de kans op een mislukking of in ieder geval teleurstelling te groot om niet toch een sessie hieraan te wijden.
E
en tweede element welke van belang is, is betrokkenheid en begrip van je eigen team. We zijn als projectleider soms geneigd een serie werkzaamheden die leiden tot een eindresultaat nauwgezet op te knippen en losse activiteiten en deze strak in te plannen en toe te wijzen aan teamleden. Dit is het begin van een grote kans op falen, omdat je elk individueel teamlid de kans ontneemt zelf na te denken en een feitelijk waardevolle bijdrage te leveren aan het project. Je zult je team bij elkaar moeten brengen en ze moeten vertellen wat het antwoord op bovenstaande ‘wat’-vraag is. En vervolgens is het aan je team om de ‘hoe’-vraag te beantwoorden. Ik heb al eens het voorbeeld aangehaald van een metselaar die desgevraagd antwoord ‘ik bouw een muurtje’, terwijl je betrokken en gemotiveerde teamlid op zo’n vraag eerder zal antwoorden ‘ik bouw een nieuwe woonwijk’. Het grotere geheel is echt relevant.
Tenslotte onderschatten veel projectleiders het belang van het onderhouden van de visie. Zeker waterval achtige projecten worden gekenmerkt door veel ‘estafette-activiteiten’ waarin mensen na elkaar hun ding doen. Dat zorgt voor weinig overzicht en betrokkenheid en veel risico op afstemmingsfouten of simpelweg het ‘even sparren’ om samen probleempjes op te lossen of een slimmere manier te bedenken om iets op te lossen. Je moet je team bijeen brengen als ze voor jouw project werken en als dat niet structureel lukt, zorg dan voor ‘projectdagen’ waarin mensen bij elkaar zitten. Je hebt niet veel aan teamleden die soms ’n uurtje de tijd hebben, je moet er constant achteraan bellen en je mist de kracht van je team. Het is daarom het belangrijkste element van Agile werken – in de kern van deze filosofie draait het louter om samen dingen doen en vaak checken of het de goede kant op gaat. Los daar van is het dan ook nog eens belangrijk je pojectvisie te blijven onderhouden, dus periodiek de userstories toetsen met de resultaten en dit weer tegen de beoogde gebruikers aanhouden is een must.
In deel drie van projectsuccesfactoren ga ik in op beleving: motivatie en overtuiging van betrokkenen als succesfactor voor projecten.
Eén reactie op “Projectsuccesfactor projectdoelstelling en resultaat (2/6)”