Het nut van risico management wordt vaak onderschat. In ons projectplan nemen we als project manager wat risico’s op omdat het nou eenmaal zo hoort. Dit zijn veelal de standaard risico’s zoals resources niet beschikbaar, product niet leverbaar en dergelijke. Maar risico management is meer dan een vast kopje in het plan: het is jouw voorbereiding. Het vervelende bij een project is natuurlijk dat er altijd wel iets tegen zit. Tenslotte is het een project omdat het complex is. De ervaring leert dat goed risico management je beter voorbereid op pad stuurt en met jouw stuurgroep gelijk de mogelijkheden al hebt om te bespreken hoe je omgaat met tegenslagen die meer tijd kosten of meer geld kosten.
Risico vs Issue
Laten we beginnen bij het verschil tussen een Risico en een Issue. Een Risico is een mogelijke bedreiging voor het project. Het risico heeft een kans dat het gaat gebeuren en als het gebeurd een impact. Een Issue is iets dat al heeft plaatsgevonden. De kern zit er in dat een issue opgelost moet worden, terwijl een risico gemitigeerd moet worden oftewel de kans dat het gebeurd zo klein mogelijk maken. Je inventariseert de risico’s om juist de issues te voorkomen.
Risico management
Binnen de PRINCE2® methodiek worden tijd, geld, scope, kwaliteit, risico’s en baten als de te realiseren doelstellingen gedefinieerd. Dat betekend dat alles wat een van die doelstellingen in gevaar kan brengen een risico is. Je brengt deze in kaart door een risico matrix te gebruiken.
Check of jouw bedrijf een standaard risisco matrix heeft. Gebruiken zij een 3 punts-schaal of gebruiken zij een 5 punts schaal? Hoe worden risico’s normaliter gemeten? Indien er geen risisco management binnen jouw bedrijf is kan je een van de project standaarden gebruiken
Belangrijk is dat je het risico beschrijft, de impact beschrijft en de kans dat het gebeurd. Een mooi actueel voorbeeld: Het risico van een pandemie waardoor minder resources beschikbaar zijn. De kans is klein (1) en de impact is hoog (5). Wellicht dat je met de kennis van nu de kans wel hoger inzet op kans overigens.
Bij sommige bedrijven worden getallen gehangen om de interpretatie van kans en impact te verduidelijken. Voor projecten is dat vaak iets lastiger en ga je meer op gevoel en natuurlijk jouw kennis en ervaring.
| Vaker dan eens per jaar | jaarlijks | Eens in de 5 jaar | Eens in de 10 jaar | Eens in de 100 jaar |
| 5 | 4 | 3 | 2 | 1 |
Risico matrix
Om risico’s zo goed mogelijk in beeld te brengen gebruik je dus een risico matrix. Onderstaand is een voorbeeld van een 5punts matrix. Het is altijd kans maal impact dus wanneer de kans 1 is en de impact 5 is, is het cijfer 5. Wat een acceptabel risico level is, moet je bespreken met jouw opdracht gever. In onderstaand voorbeeld is alles onder de 5 acceptabel en dient daarboven mitigerende maatregelen te zijn. Deze is ingezet in 3 gradaties waarbij rood eigenlijk betekend dat jouw project niet zou moeten kunnen starten. Tenslotte is het risico der mate hoog dat je er eigenlijk van uit kan gaan dat het een issue wordt.
Risico vs rest risico
Een risico kan gemitigeerd of gedeeltelijk gemitigeerd worden. Zo kan je bijvoorbeeld een potje onvoorziene kosten opnemen, je kan reserve onderdelen bestellen of in het geval van een pandemie van te voren regelen dat iedereen thuis kan werken. Echter is het belangrijk om te zien wat het risico is op dit moment en wat het risico is na mitigerende maatregelen. Dit noemen we een rest risico.
Stel dat ik de kans op een pandemie op 3 zet met impact 5. Dat betekend dat voor mijn project dit een groot risico is, want score 15. Ik wil dan mitigerende maatregelen nemen. Ik zou bijvoorbeeld handen wassen bij binnenkomst, regelmatig thuiswerken, 1,5 meter afstand houden als mitigerende maatregelen kunnen nemen en daarmee de kans op 1 zetten en de impact op 4. Mijn rest Risico is dan 15, mijn rest risico is dan 4.
Je ziet dat bij risico management soms een stukje onderbuikgevoel komt kijken. Kennis en ervaring zullen je leren risico’s steeds beter in te schatten.
Risico’s gedurende jouw project
Je maakt de risico matrix om inzicht te krijgen in de mogelijke risico’s op jouw project. Het is aan te raden deze regelmatig te raadplegen en te kijken of kans*impact nog klopt en eveneens of jouw mitigerende maatregelen nog afdoende zijn.
Houd eveneens een issue log bij. Wat is er al voorgevallen, hoe heb je dit opgepakt, wat is de daadwerkelijke impact vs het risico dat was ingeschat. Welke acties zijn uitgevoerd om het issue op te lossen en wat is de kans dat het issue nogmaals voorkomt? Het is jouw taak als project manager om te zorgen dat het project binnen de kaders blijft die zijn afgesproken qua tijd, kwaliteit en resources.
Blijf communiceren over de mogelijke risico’s en nog belangrijker over de issues. Sommigen heb je niet in de hand, maar dat maakt de impact niet minder. Is een issue buiten jouw span of control, dan zal je moeten kijken naar alternatieve scenario’s variërend van escaleren naar de scope bijstellen.
