Excel tip: Stoplichten in Excel

Excel tips

Als project manager bestaat een deel van je leven uit rapporteren. Dit doe je gedeeltelijk voor je zelf, maar ook zeker voor jouw opdrachtgever.  De meest gevraagde vorm van rapporteren is die van de stoplichten: Rood -Oranje-Groen (Of Red, Amber, Green bij internationale organisaties) Waarbij Groen staat voor: het gaat precies volgens plan, Oranje voor: hier is wat aandacht nodig om te zorgen dat het volgens plan blijft lopen en Rood: het gaat niet goed

Excel heeft hier een uitermate nuttige automatische functies voor: voorwaardelijke opmaak. (conditional formatting als je met de engels -talige versie werkt.)

Belangrijk is om je set met data goed te hebben. Waar wil je op rapporteren? Denk daarbij aan : het maximum aantal uren vs uren besteed, budget, voortgang in percentages. Jij bepaald wanneer iets groen, oranje of rood is. In dit voorbeeld gebruiken we milestones.

Ik heb een kleine tabel gemaakt met Geplande Datum, Oplever datum en een extra indicatie kolom.

De indicatie kolom gaat de kolom zijn waarom mijn stoplicht is gebaseerd. De indicatie is simpel =C3-B3 . Dit berekend automatisch de hoeveelheid dagen. Selecteer de Indicatie kolom en ga naar Voorwaardelijke opmaak in je start ribbon.






Klik op de voorwaardelijke opmaak, kies voor Pictogrammen en kies het type stoplicht dat jij mooi vind

Omdat je de indicatie rij van te voren hebt geselecteerd, verschijnen de stoplichten daar

Dit zegt natuurlijk nog niet heel veel. We gaan dat nu finetunen.

Ga opnieuw naar voorwaardelijke opmaak en kies voor regels beheren:. (als je jouw regel niet ziet, ga dan terug en zorg dat de indicatie kolom geselecteerd is) We gaan vervolgens naar regels bewerken

In regels bewerken kunnen we instellen wanneer iets rood, groen of oranje word.

We kiezen hier er voor om de waardes aan te passen en om alleen pictogram weer te geven. Daarnaast gaan we ook de pictogrammen omdraaien. – getallen zijn namelijk bij ons positief. Het nummer is tenslotte alleen maar een indicatie.
Het ziet er dan zo uit:


Bij bovenstaande voorbeeld hebben er voor gekozen om waardes die hoger liggen dan 30 rood weer te geven, waardes tussen de 30 en 1 in oranje en alles lager dan 1 groen. Dit is aan jezelf om hier een grens in te leggen wanneer je wilt dat het Rood, Groen of Oranje word. In dit voorbeeld vinden we 2 weken te laat nog acceptabel. Dat hoeft natuurlijk niet zo te zijn.

Hieronder nog een voorbeeld, waarbij de tijd iets meer rigide is

Dan ziet het er als volgt uit:

stoplichten

Een simpele manier dus om een visuele weergave te maken met stoplichten.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.