Uiteindelijk draait een project om het creëren van meerwaarde voor klanten, extern of intern. Als deze ‘business value’ onduidelijk is, of helemaal niet omschreven is het soms lastiger de juiste keuzes te maken. Een project dient strategische focus te hebben om die bijdrage zichtbaar te maken en de meerwaarde voor de organisatie inzichtelijk te krijgen. In dit artikel wordt ingegaan op het aanbrengen van meer strategische focus.
Strategische focus aanbrengen in je project
Zeker in klant-leveranciersverhoudingen kan het voorkomen dat een leverancier überhaupt blij is met de opdracht en snel aan de slag gaat met wat de opdrachtgever vraagt. Maar ook in een lijnorganisatie kan je als projectleider in de verleiding komen lekker aan de slag te gaan, zonder even eens stap terug te zetten en je te realiseren wat er eigenlijk van je project gevraagd wordt. Deze strategische focus is belangrijk, immers, als je project succesvol is maar het eindresultaat draagt niet bij aan meerwaarde voor de organisatie en haar klanten – is je project alsnog mislukt.
1. Vraag altijd naar het “Waarom?”
De meest essentiële vraag voor elke professional is ‘waarom’. Toch kan het stellen van de vraag op zich een uitdaging zijn, aangezien je vaak te maken hebt met politiek, een voorgeschiedenis en andere reeds gemaakte keuzes. De waarom vraag geeft je inzicht in de achterliggende motieven, behoeftes, wensen, verwachtingen en eventuele op te lossen obstakels. 
In beginsel kun je je afvragen waarom je het project op je neemt, ben je zelf wel de juiste projectleider voor de opdracht. Je bent immers essentieel voor het falen of succesvol afronden van het project. Dient het project verder de doelstellingen van de organisatie? Een vroege waarom-vraag kan inzicht geven in de redenen voor een project en of dit inderdaad in lijn is met wat de organisatie voor ogen heeft.
Als projectleider kom je goed voor de dag als je actief mee denkt over de strategie en jouw project daarin en je bespaart de organisatie in potentie tijd en geld.
Een minder directe manier om inzicht te krijgen in de strategische positie van een project is bijvoorbeeld het zoeken naar de aansluiting van vorige en komende projecten (‘hoe past dit project bij ons vorige project?’).
2. Breng Ideeën
Als projectleider ben je het middelpunt van kennis en ervaring van het projectteam wat een bepaald project gaat uitvoeren. Je weet dus welke doelstellingen er zijn en of het project strategisch gezien aansluit bij de organisatie doelstellingen. Merk je dat het project strategische waarde dreigt te verliezen schroom dan niet om met ideeën te komen hoe het project meer waarde voor de business en organisatie gaat genereren, op basis van de informatie die je team en jij hebben.
Niets is vervelender dan een teamlid die plots een serie nieuwe issue’s oplepelt en er geen oplossingen of ideeën voorhanden zijn. Als projectleider dien je zo’n situatie voor te zijn, door de volgende denkrichtingen mee te nemen:
- Stel dat je alle tijd, geld en moeite die is besteed aan het project weg zou halen uit je overweging, zou het dan nog steeds goed zijn om met het project door te gaan?
- Welke stappen kunnen we zetten om korte termijn problemen te verhelpen/vermijden?
- Met de kennis die ik nu heb, zou ik het project voortzetten of stoppen?
Momenteel lezen we wekelijks voorbeelden van projecten die zijn doorgezet omdat er al zoveel tijd en geld in is gaan zitten. Een grotere fout kan een projectleider niet maken – immers, als dat de enige overweging is, is het project al mislukt. Er moet ook halverwege het project een betere reden zijn dan reeds uitgegeven geld en dat is een stap die maar zelden gezet lijkt te worden.
3. Communiceer! Communiceer! Communiceer!
Elk project waar ik aan gewerkt heb wordt er voorgenomen om meer te communiceren. Het idee is dat hoe meer je communiceert, hoe meer de omgeving weet waar je mee bezig bent en zich erop instelt, meedenkt en zich kan aanpassen. Ook is de kans op feedback groter en het is tenslotte goed voor de project-PR. Toch schiet het er vaak bij in.
Communicatie is tweerichtingsverkeer en de kans is aanwezig dat er politieke lading wordt meegegeven of dat er pijnpunten geraakt worden. Als projectleider ga je dit niet uit de weg, maar richt je je op de strategische belofte van het project om discussies over deze zaken te beslechten. Beperk je tot de inhoud en de zaken die er toe doen:
- Wat moet ik van een project weten om vast te stellen wat feitelijke invloed op het succes of falen van een project zal hebben?
- Wat moet ik delen met m’n projectteam en stakeholders om ze beter te laten begrijpen welke keuzes ik maak?
- Welke informatie heeft mijn team nodig om betere beslissingen te kunnen nemen?
Strategische focus aanbrengen in je project is dus niet eens zo ingewikkeld. Het draait er uiteindelijk vooral om dat je meer inzicht krijgt in de omgeving van het project en dit deelt met het projectteam en de stakeholders. Het maakt meteen duidelijk waarom je bepaalde dingen doet en welke positie het project heeft in het grotere geheel. Geen project vindt plaats als onbewoond eiland en als je toch tot die conclusie komt is het wellicht tijd het project links te laten liggen.
Hoe breng jij strategische focus in je project aan?
Eén reactie op “Strategische focus aanbrengen in je project”