Tips voor het opstellen van contracten

contract
Bron

Het is net een huwelijk. De leverancier en de klant zijn verliefd. De klant omdat de leverancier zulke mooie spullen heeft, en de leverancier omdat de klant hem aanbidt en overlaadt met cadeautjes (geld, meestal). Maar niet elk huwelijk verloopt gladjes… Waar kun je op letten bij de contractering? Enkele tips voor het opstellen van contracten.

Voordat de leverancier en klant met elkaar aan de slag gaan, moet er een contract worden getekend. Het is namelijk van groot belang dat de verwachtingen over en weer goed worden vastgelegd. Helaas zien onze consultants veel contracten voorbij komen waar het nodige aan schort. Het opzetten van contracten kan een ingewikkelde klus zijn waarbij juristen zich behoorlijk uitleven: vaak wordt getracht alles tot op de komma vast te leggen, maar dat kost veel tijd, het maakt de bewegingsruimte minimaal en grote kans dat er nog van alles gemist wordt.
Je wilt je niet in elk juridisch of inkoop aspect mengen, maar voor een projectmanager is het volgende van belang

1. Specialistische review

Zorg dat het contract ook is doorgenomen door een specialist van het product of de oplossing dat je koopt. Je zou zeggen: wat moet een specialist nou met het contract? Heel simpel: hoewel veel van het contract hem of haar niet zal boeien, zijn er altijd paragrafen aanwezig met beschrijvingen over het product of de oplossing – en een review daarvan is aan te bevelen. De projectsucces.nl consultants hebben ervaring met reeds afgehandelde contracten waarin zaken werden verkocht, waarvan op voorhand al duidelijk zou zijn geweest dat deze niet zouden worden gebruikt. Dit had tienduizenden euro’s kunnen besparen. Of omgekeerd: zaken die niet worden genoemd, maar waarvan aangenomen werd dat dat onderdeel zou zijn van het product. Deze aannames kostten wederom vele tienduizenden euro’s om ze in scope te laten nemen. Een specialist is vaak in staat om goed te doorgronden wat op papier staat, wat mist of wat niet. Gebruik die kennis.

2. Resourcing

Let zeer goed op de resourcing aspecten. Wie zet je leverancier in? Heeft hij / zij een heel blik consultants waar hij / zij uit kan putten? Of wordt er gebruik gemaakt van enkele “heroes”. En zijn die heroes wel beschikbaar als het project een weekje uitloopt? Of zitten ze dan bij een andere klant en kun je daarop gaan wachten? Je zal niet de eerste zijn!
Een ander aspect is de formulering van de bestede tijd. Als iemand voor een aantal dagen beschikbaar wordt gesteld, verifieer dan ook op welke uren dat is. Als je iets om 7 uur ’s ochtends in gebruik wilt nemen, dan is het wat onhandig als de leverancier vanaf 9 uur rekent en je voor de eerdere uren geen bezetting hebt, of aanzienlijk meer moet betalen. Voorkom verrassingen.

3. Vage prijsconstructies

ID-10084193
Bron: FreeDigitalPhotos (by Ponsulac).

Zeker in grotere projecten lopen de contractprijzen op. Veel projectmanagers hebben ervaring met projecten die tonnen of miljoenen kosten, en door de gewenning vallen een paar duizendjes meer of minder niet op. Blijf echter scherp kijken naar wat er verstopt zit achter de cijfers. We hebben contracten gezien waarin grote kortingen werden benoemd, maar waarbij omgerekend alsnog uurtarieven werden gevraagd die minstens 50% boven de marktwaarde lagen. Maar je moest wel even zelf het contract terugrekenen om dat te achterhalen. Wellicht iets wat “het probleem” is van de opdrachtgever (de budgethouder), maar een projectmanager kan hier een goede bijdrage bij leveren.

4. Doorlopende kosten of contracten

Je koopt een product, je geeft een zak geld uit om het geïmplementeerd te krijgen, en klaar ben je. Toch? Helaas. Veel leveranciers hebben ontdekt dat er veel geld te verdienen valt aan abonnementen, onderhoud, verplichte service, enzovoorts. En in sommige contracten of projectplannen wordt dit laatste soms niet genoemd, want dat is immers niet direct onderdeel van het “implementatie project”. Let dus op, wederom voor de opdrachtgever, of alle kosten in beeld zijn. Niet alleen voor het lopende jaar, maar ook daarna.

5. Tijdlijnen

Tot slot is het van belang om te kijken naar de tijdlijnen. De ambities zijn hoog, men wil veel bereiken in korte tijd. En veel leveranciers beloven een oplossing vaak in enkele weken te kunnen neerzetten. Maar dan kijken ze even niet naar de omgeving van de klant, of ze vergeten hoe complex die kan zijn of hoe bureaucratisch een organisatie kan werken. Wat als het project daardoor langer duurt? Krijg je dan boetes voor je kiezen? Veranderen daardoor de tarieven na een bepaalde tijd? Kom je tegen extra kosten aan te kijken omdat “tijdelijke voorzieningen” (zoals tijdelijke licenties) langer nodig zijn dan gepland? Het kan ook andersom werken: is er een penalty voor als de leverancier er langer over doet? Zo nee, misschien is dat nog niet eens zo’n slecht idee?

Tot slot

Dit zijn maar een paar tips en dit overzicht is zeker niet uitputtend. Maar ze komen veel voor en kunnen dus als “quick wins” worden beschouwd. Heb je meer tips of andere ervaringen? Deel ze met ons!


 

[bol_search_form limit=”6″ block_id=”bol_559066ffd0d48_search-form” cat_id=”8299″ cat_select=”0″ default_search=”contractmanagement” name=”contracten” sub_id=”” link_color=”003399″ subtitle_color=”000000″ pricetype_color=”000000″ price_color=”CC3300″ deliverytime_color=”009900″ background_color=”FFFFFF” border_color=”D2D2D2″ width=”580″ cols=”3″ show_bol_logo=”1″ show_price=”1″ show_rating=”1″ show_deliverytime=”1″ link_target=”1″ image_size=”1″ admin_preview=”1″]


 

About Michel Boks

Mede-oprichter van BigDataHub en mede-eigenaar van InTellegus. ICT-regisseur, business intelligence en big data specialist en auteur op Projectsucces.nl.

View all posts by Michel Boks →

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.