Onlangs was ik bij een klant om een migratie traject te bespreken. We spraken over welke hardware diende te verhuizen en in het lijstje van hardware kwamen de ‘pilot servers’ ter sprake. Een viertal servers welke al 2 jaar voor een pilot omgeving werden gebruikt en waarvan niemand wist wat er mee moest gebeuren, behalve dat ze niet weg mochten. Mijn projectmanagershart krimpt even ineen op zo een moment. Ik heb altijd geleerd (en pas dat ook zo toe) dat een pilot een mini-projectje is welke smart is gedefinieerd. Een korte tijd, een specifiek doel, een te behalen resultaat en een te nemen besluit zijn voor mij altijd onderdeel van een pilot. Ik heb mij gefocust op het migratie-traject dat ik kwam bespreken en in plaats van hen de les te lezen, kwam ik op het idee van dit artikel.
Wat is een pilot
Een pilot is een afgebakend mini-project. Doel van een pilot is om te bepalen of een product of proces succesvol gaat zijn bij implementatie. Een pilot is daarom altijd SMART.
- Specifiek: wat ga je testen
- Meetbaar: wat is je begin status, wat is je eind status, wat verwacht je te bereiken,
- Acceptabel: wanneer ben je tevreden met de pilot
- Realistisch: sluit het aan bij je verwachtingen? Is het betaalbaar, is het uit te voeren, is het te implementeren?
- Tijdsgebonden: Welke periode test je.
Wanneer wel of geen pilot
Een goede pilot kost gedegen voorbereiding. Wees er op voorbereid dat de uitkomt ook negatief kan zijn. Een pilot is nuttig in de volgende gevallen:
- Een product is duurder als verwacht maar lijkt wel de juiste oplossing
- Je twijfelt tussen twee producten en je wilt beiden testen
- De specificaties van een product zien er goed uit op papier, maar je weet niet zeker of de werkelijkheid aansluit bij het verkooppraatje
- Je hebt verschillende keuzes binnen een product of proces en wilt kijken welke de meest succesvol is
- Je wilt testen hoe het proces van implementatie verloopt
Een pilot zelf heeft dus alleen toegevoegde waarde als je een resultaat krijgt uit de pilot waarop beslissingen gemaakt kunnen worden
Leg het vast
We schreven eerder over het nut van een projectplan en hoe belangrijk het is dat je kunt terugvallen op jouw plan. Dat zelfde natuurlijk ook voor dit projectonderdeel. Maak een plan! Jouw projectplan gaat niet voldoende zijn waarschijnlijk. Ik noemde net al dat een Pilot SMART moet zijn. Deel met je opdracht gever wat je gaat bereiken gedurende de test periode. Zet de verwachtingen scherp van de voor zowel jouzelf, als de opdrachtgever als de mensen die deelnemen. Leg ook al je bevindingen goed vast. Zowel over het product, als over het proces als over eventuele beslissingen die worden genomen gedurende de pilot. Dit komt je later goed van pas.
Scope
Net als bij een project is de scope van een pilot ook heel erg belangrijk. Ik noemde net de 2 jaar durende pilot. Een grote valkuil voor de project manager is om deze afbakening niet te maken. Plan bij de start van je pilot gelijk voortgangsgesprekken om tussentijds bij te kunnen sturen en plan alvast het evaluatie gesprek. Geef duidelijk aan wat wel en niet mee telt gedurende gedurende de test periode en wees in control.
Wat ging goed en wat ging minder goed
Als je een succesvolle pilot hebt gedaan gaat jouw project als het goed is door. (yeay!) En als je het goed hebt aangepakt heb je ook een hoop dingen geleerd. Een pilot gaat nooit over rozen. Je bent tenslotte aan het uitproberen. Als alles leidt tot daadwerkelijke implementatie, is het belangrijk de resultaten, de vastgelegde bevindingen en beslissingen mee te nemen in je implementatie traject. Indien dit een aanpassing is op het projectplan, dien je dat natuurlijk wel af te stemmen. Dat zelfde geld voor het aanpassen van de eventuele scope of budget. Ga er niet vanuit omdat de pilot is goedgekeurd, dat de uitkomt van de pilot en de impact die het heeft op jouw project ook automatisch zijn goedgekeurd.
Wat is jouw ervaring met het doen van pilots? Raad je het aan of af? Hoe lang duurt gemiddeld bij jou een test periode? Heb je tips? We horen ze altijd graag.
