Van projectsucces naar beheersucces

Het beroep van project manager kent een aantal valkuilen. Een daarvan is voor altijd het aanspreekpunt te zijn voor iets dat je geïmplementeerd hebt. “Oh systeem xxx, ja Judith was de project manager daarvan als je iets wilt weten”. Nu is het mooie van een project juist dat zoiets een begin en een eind heeft en daarna begint weer een nieuw project. Hoe zorg jij er voor dat wanneer de champagne gedronken is om het succes te vieren, jouw project resultaat succesvol blijft voortbestaan binnen de organisatie?  Kortom: hoe kom je van projectsucces naar beheersucces?

Projectsucces

Om een juist antwoord te geven is het allereerst belangrijk om te definiëren wanneer je project is afgerond. Dit klinkt als een open deur, maar de hoeveelheid projecten die met ‘restpunten’ worden overgedragen aan beheer terwijl dat eigenlijk project deliverables waren is groot. Hier zijn 3 mogelijke redenen voor:

1. Het project budget is uitgenut 
2. De project manager gaat wat anders doen en kan daardoor het project niet afronden 
3. De restpunten duren zo lang dat een projectstructuur daarvoor aanhouden niet nuttig lijkt.

Voor een beheer organisatie voelt dat niet als een succesvol project maar als het bekende over de muur kieperen. Hoe succesvol jij en het team het project ook vonden, het resultaat is dat de organisatie er minder blij mee is.  Vergeet niet dat een project eindig is, maar beheer vaak oneindig. Wel beschouwd is beheersucces dus nog belangrijker dan projectsucces.

Beheersucces

Elke projectmanagement methode zegt wel iets over beheer. Een goede beheerafdeling heeft mensen met kennis, processen en documentatie. Zij zijn het aanspreekpunt en het gezicht van de diensten die worden aangeboden. Ondanks dat zijn er maar weinig project managers die het beheerteam daadwerkelijk betrekken bij het project. De opdrachtgever is leidend en het projectplan en de milestones worden met de opdrachtgever afgestemd. Ik zie regelmatig dat er een poging word gedaan door bij voorbeeld een team lead het projectplan te laten reviewen of deel te nemen in de stuurgroep.  Zowiezo een goed idee! Maar vergeet de beheerders zelf niet. Herken en erken hun kennis en betrek ook de beheerder bij het project.

Betrekken

Hoe betrek je dan een beheerder? Want dat klinkt als iets dat tijd kost? En ja dat klopt. Maar dit is tijd die je terugverdiend zowel gedurende het project als bij het afsluiten van een project. Ik hoop je denken: “wat een b…s…” maar geloof mij. Ik zal het uitleggen: betrekken bij het project kan op meerdere manieren:

• • het beheerteam onderdeel laten uitmaken van het project team
  •  Voordeel: Deze methode gegarandeerd dat de kennis van de beheerder die hij al heeft wordt benut en dat tijdens het project kennis wordt opgedaan.
  •  Nadeel: Een beheerder is er vooral voor beheer en beheer zal daardoor altijd prioriteit krijgen boven jouw project tenzij daar hele duidelijke afspraken over zijn
•  Regelmatig, bijvoorbeeld wekelijks, een formele update
  • Voordeel: er is een officieel moment waarbij je met elkaar zit en inhoudelijk bespreekt wat er heeft plaatsgevonden of gaat plaatsvinden. Dit kan bijvoorbeeld 10 minuten van de agenda van een team meeting zijn of echt een uurtje inhoudelijk samen zitten.
  •  Nadeel: dit soort meetings schieten er vaak bij in omdat je niet precies weet wat je nou moet melden
• Regelmatig een informele update
  • Voordeel: Dit soort type meeting heeft geen agenda en gaat daarom vaak meer over de betrokkenheid, het gevoel en vooral veel vragen die er leven. Omdat er geen agenda is, voelt het meer als intrinsieke betrokkenheid
  • Nadeel: omdat er een informeel karakter is, kan het soms ervaren worden als dat er ‘officieel’ niks geregeld is
• Nieuwsbrieven
  • Voordeel: je bereikt een grote groep tegelijkertijd en kan zelf bepalen welke inhoud gedeeld wordt. Een nieuwsbrief is zichtbaar en geeft daarom mensen de kans wanneer ze willen om mee te lezen
  •  Nadeel: veel mensen vinden het heel wat werk om een nieuwsbrief te schrijven. Je gaat tijdens zo een nieuwsbrief nooit echt in op de details en helaas leest niet iedereen alles.

Projectplan

Bij het opstellen van een projectplan kijkt men vaak naar de milestones en planning. Het project resultaat word samen met de opdrachtgever bepaald. Opvallend is dat er maar weinig project managers zijn die vervolgens met de staande organisatie een praatje maken om te zien waar hun behoefte ligt. Wat hebben zij nodig om aan het einde van het project het opgeleverde in beheer te nemen? Laat je het projectplan ook reviewen door een beheerder of de team lead van de beheersorganisatie? Veelal zal je uitkomen op documentatie en training en neem je deze mee in je plan en veelal zijn dit juist de dingen die overblijven aan het einde van het project. Noem het niet Overdracht naar beheer, maar acceptatie door beheer en neem dit op als milestone in je planning. 

Wacht niet tot de overdracht

Het moment van overdragen is niet het moment om voor het eerst te praten over de overdracht! Vergeet niet dat jij als project manager continu bezig bent met jouw project, maar dat het voor je beheerder waarschijnlijk een van de vele projecten is die op hen af komt. Zelf werk in met een “handover” document. Dit document heeft allerlei aspecten en is samen met het hoofd van de beheersorganisatie op gezet. Het document is een checklist van items waar aan gewerkt kan worden en door deze te benoemen betrek je de beheerorganisatie in de keuzes, maar ook niet onbelangrijk, leg je ze gelijk vast. Mijn template heeft hoofdstukken: Informatie beveiliging, Contracten, Licenties, Training, Documentatie, business continuity en beheersafspraken. Het is de basis voor beheersucces en de basis voor het continu met elkaar in gesprek blijven over zowel het project als wat er daarna komt. 

Keuzes gedurende het project

Gedurende een project worden er continu keuzes gemaakt. Wat in het project een succesvolle keuze is, hoeft helemaal geen beheersucces te zijn.  IT projecten zijn daar altijd een mooi voorbeeld van. Een bepaalde software keuze betekend dat er in het netwerk aanpassingen nodig zijn. Een bepaalde instelling voldoet net niet aan de wensen van de klant en daarom is er een stukje maatwerk nodig. Opvallend is dat veel van deze keuzes niet worden gedocumenteerd gedurende een project. Sommige keuzes worden immers gemaakt om de deadline te halen en zijn niet perse best practice. Ook hier is het belangrijk niet alleen je project team te raadplegen maar ook de beheersorganisatie. ” We doen dit, omdat zo”. Leg uit waarom de keuze gemaakt is en waarom andere opties niet mogelijk waren of betrek hen in de keuze die gemaakt moet worden. Stel je voor dat je gewend bent iets altijd op een bepaalde manier te doen en dat er ineens iets totaal anders gedaan moet worden. Daar word je zelf ook niet erg warm van toch?

Auto’s verkopen

We denken vaak dat we veel communiceren, maar niks is minder waar. Tenminste, niet als we het over effectief communiceren hebben. Vertel over jouw project voordat je start, vertel over jouw project wanneer je bezig bent en vertel over jouw project als je iets hebt behaald. Vergeet niet te vertellen hoe het is behaald en door wie het is behaald. We denken vaak dat de details niemand interesseren, maar dat is toch echt niet waar. Een beheerder wil wel degelijk weten hoe ver we staan, waar we tegen aan zijn gelopen en hoe goed alles werkt. Denk maar aan een auto verkoper. Wanneer een er een nieuw model komt krijgen zij zo snel mogelijk alle informatie, ver voordat het model daadwerkelijk in de winkel komt. Vervolgens gaan ze ook nog officieel op training om het model te zien, te voelen en te rijden. Nog steeds voordat deze in de winkel komt. En zodra jij als consument deze kan kopen, weet de auto verkoper alles al wat er te weten is en kan hij je vol enthousiasme de nieuwe auto verkopen

Een blije beheerder

Kortom: de sleutel tot projectsucces naar beheersucces is nog meer betrekken van de beheerders. Een blije beheerder maakt een uiteindelijk een blije project manager en maakt het mogelijk als project manager om het project niet alleen succesvol af te ronden maar ook succesvol over te dragen naar beheer.  Van projectsucces naar beheersucces.