Vijf redenen om je project met een cloud app te leiden

Mobile_Cloud_Apps-1024x954Vrijwel iedereen gebruikt inmiddels wel een cloud gebaseerde applicatie voor het delen van foto’s, opslaan van bestanden of het chatten met vrienden of collega’s. Kijk je echter op kantoor dan zie je opvallend weinig mensen hun werk vereenvoudigen met online tools die hun privé leven al een tijd zo veel makkelijker maken. Er lijkt een soort ingesleten gemakzucht te zijn als het gaat om het gebruik van off-line spreadsheets bijvoorbeeld, terwijl ze de financiële planning voor het familie weekend netjes in Google docs online beheren bijvoorbeeld.

Security wordt aangehaald als voornaamste reden om zakelijk gebruik van de cloud te mijden, inmiddels zijn veel clouddiensten echter beter beveiligd dan menig kantoornetwerk en zijn alle projectgegevens er veilig. Daarbij worden gevoelige gegevens nu vaak pauzeloos heen en weer gemaild en gedeeld, terwijl een clouddienst alles netjes centraal laat staan.

Vijf redenen om je project in de cloud te leiden

cloudapp-icon-512x512Er zijn vijf redenen om je projecten vanuit de cloud te leiden, hieronder een opsomming:

# 1: Resource Planning

Je resource planning voor je project is de grote reden om je project met een cloud app te gaan beheren. Zeker als je basale zaken als uren nog niet bij houdt in een systeem is het belangrijk dit zo snel mogelijk met hulp van een app te doen. Het scheelt tijd, maakt je leven eenvoudiger en minder kans op fouten. Geen spreadsheet kan op tegen het plezier van een app die je helpt bij je resource planning.

# 2: Taakbeheer

Overal en altijd inzicht in de taken die je hebt afgesproken met je teams? Actueel kunnen bijhouden van takenlijsten is een makkie met een goede cloudbased app. Nu zijn takenlijsten vaak het kind van de rekening – immers, nadat de taak is afgerond moet je even achter je pc kruipen en de taak op ‘gereed’ zetten, of je krijgt het als projectleider pas te horen als je er naar vraagt. Als de takenlijst je teamleden nu eens zou helpen, door overzichtelijk op hun eigen device naar keuze te tonen wat je hebt afgesproken te doen, welke deadline er aan hangt en welke documenten je er eventueel voor nodig hebt – dat zou mooi zijn. Klaar? Meteen afvinken en iedereen is op de hoogte.

# 3: Project Rapportage

Het opstellen van rapportages is een terugkerend fenomeen bij elk project. Soms wekelijks, tweewekelijks of maandelijks worden rapportages in een word editor of presentatie verwerkt. Handmatig tabelletjes bijwerken, urenlijsten uitdraaien en de financiën bijwerken. Terwijl dit allemaal al ergens is opgeslagen. Automatisch opleveren van een rapportage, op elk gewenst moment, met elke gewenste informatie is vanzelfsprekend met goede projectmanagement apps uit de cloud.

KonyEnterpriseAppDev01# 4: Document Beheer

Versiebeheer, USB-sticks, emails vol attachments die al achterhaald zijn als je ze krijgt – documentbeheer is in 2015 bij te veel organisaties een kopzorg. Om te beginnen is het rondsturen van een kopie van het origineel een doodzonde – er moet dus 1 exemplaar zijn die inzichtelijk is voor een ieder die erbij moet kunnen. Zodra er een update op plaatsvindt ziet dus ook iedereen dit. Toegang vanaf verschillende devices is de volgende hoofdbreker – zodra je deze documenten dan ook altijd en overal kunt benaderen is ook de behoefte om alles te printen een stuk minder.

Zelf werk ik al een jaar of 7 papierloos. Ik ontdekte recent dat ik niet eens wist hoe de kantoorprinter werkte toen ik voor een contract toch echt een keer iets moest printen. Lezen van het scherm vind ik geen probleem en sinds mensen een iPad kunnen gebruiken is dat argument ook een stuk minder vaak gehoord (immers, een iPad is veel te leuk om niet te gebruiken 😉 ).

# 5: Project Monitoring

Als projectleider besteed je veel tijd aan het volgen van je project. Worden producten opgeleverd volgens afspraak, hoe verloopt de uitnutting van budget en uren en hoe staan je teamleden er voor? Met een projectmanagement tool heb je ten alle tijden inzicht in deze facetten van je project, zodat je je kunt richten op de mensen die het werk doen, het managen van de stakeholders en het incidenteel met de benen omhoog genieten van alles wat er wordt bereikt.

Een van de lessen die getrokken kan worden uit bijvoorbeeld Scrum is het succesvol inzetten van tools om het werk te vereenvoudigen. Elk project zou de tools die het werk makkelijker maken moeten kunnen kiezen en gebruiken en er zou veel minder discussie moeten volgen over de risico’s van het gebruik van de tools.

De kracht van automatisering is nog te vaak onbenut. Als het goed is wil niemand bezig zijn met herhalend handwerk, maar juist met het verbeteren van de teamspirit en het werken aan de juiste verwachtingen.

[bol_product_links block_id=”bol_553a44b656a58_selected-products” products=”9200000026496307,9200000032845754,9200000021799649,9200000040170564,9200000040338303,9200000040170562,9200000040337423,9200000040299737″ name=”Telefoons” sub_id=”” link_color=”003399″ subtitle_color=”000000″ pricetype_color=”000000″ price_color=”CC3300″ deliverytime_color=”009900″ background_color=”FFFFFF” border_color=”D2D2D2″ width=”590″ cols=”3″ show_bol_logo=”undefined” show_price=”1″ show_rating=”0″ show_deliverytime=”1″ link_target=”1″ image_size=”1″ admin_preview=”1″]

About Nigel van Houten

Mede-oprichter van BigDataHub en mede-eigenaar van InTellegus. Trackrecord in projectmanagement & (big)data. Veel interesse in redenen waarom; motivatie, sport, voeding, leiderschap. Doet aan fitness, bootcamp, hardlopen, airsoft en blogt als gast auteur op projectsucces.nl.

View all posts by Nigel van Houten →

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.