Vijf tips voor escalaties in je project

fearDe definitie van escalatie is ‘het van stap tot stap ernstiger worden van een conflictsituatie’. In projectterminologie betekent een escalatie dan ook een situatie waarin de projectleider er zelf niet meer uit komt en hulp inschakelt van bijvoorbeeld de stuurgroep of opdrachtgever. Dit instrument gebruik je spaarzaam, daarom hierbij vijf tips mocht het toch zover komen!

Vijf tips voor escalaties in je project

Soms loopt de situatie zo uit de hand, dat een escalatie onvermijdelijk lijkt. Terwijl je je telefoon in je hand hebt bedenk je je gelukkig en neem je nog een paar minuten bedenktijd. Laat deze vijf tips op je inwerken om zo beter uit de conflictsituatie te komen.

1 – Weet wat je wilt bereiken

Een escalatie is een middel en geen doel. Dus je wilt iets bereiken door ‘te escaleren’. Heb je hulp nodig, of moet een leverancier even wakker geschud worden – zorg er voor dat je weet wat je wilt bereiken door een escalatie te laten ontstaan en communiceer dit met stakeholders.

2 – Wees geen probleembrenger

Niemand heeft een tekort aan problemen. Dus wees niet degene die de problemen brengt – maar de oplossingen. Wijze les van een leidinggevende die ik ooit had was dan ook om bij het constateren van een probleem eerst te zorgen voor een oplossingsrichting en dit dan ook zo te presenteren aan opdrachtgever of stuurgroep. Doe je dat niet, dan is de kans vrij groot dat je alsnog wordt heengezonden met de opdracht om met een oplossing te komen. Als er geen oplossing voorhanden is, dan kun je in ieder geval aangeven dat je al onderzoek gedaan hebt.

3 – Blijf bij de feiten

Zonder wrijving geen glans, maar wel risico op onderlinge spanningen, politiek en frustratie. Toch dien je je als projectleider bij de feiten te blijven, zorg er voor dat deze dan ook de basis vormen voor besluitvorming. Voorkomen discussie over onderbuikgevoel of emotie door de feiten klip en klaar voor het daglicht te brengen. Mocht er flink wat emotie in de lucht hangen, geef dan de ruimte om dit te spuien, maar tunnel de energie nadien toch naar de feitelijke situatie.

4 – Richt je op het haalbare

Dit kan niet en dat kan niet, er zijn allemaal problemen, de tests falen en ook zit de vakantieplanning klem. Oke, vervelend, maar wat gaan we dan wel doen? Projecten leiden is vooruit kijken en zoeken naar het mogelijke in plaats van het onmogelijke. Hoewel zaken die niet haalbaar blijven ook een rol spelen, dient de focus dus te liggen op wat wel kan en eventuele opties en alternatieven.

5 – Sluit je escalatie af

Een escalatie starten gaat heel makkelijk, taskforce erbij, e-mailtjes naar jan en allemaal met hoge prioriteit en misschien zelfs dichtgedrukte letters. En dan, na een paar dagen, blijft het stil. Volg je escalatie altijd op – geef aan wat er bereikt is, hoe je verder gaat en dank eventueel betrokkenen voor hun (extra) inzet tijdens de escalatie.

Een lijstje van vijf tips is uiteraard niet compleet – als je zelf tips hebt voor collega projectleiders, deel die dan gerust in de reacties!

 

Over Nigel van Houten

Mede-oprichter van BigDataHub en mede-eigenaar van InTellegus. Trackrecord in projectmanagement & (big)data. Veel interesse in redenen waarom; motivatie, sport, voeding, leiderschap. Doet aan fitness, bootcamp, hardlopen, airsoft en blogt als gast auteur op projectsucces.nl.

Bekijk alle berichten van Nigel van Houten →

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.