Herinner je je nog de tijd dat je team van IT-experts zelf problemen oploste? De tijd dat ze met ideeën kwamen, uitvoerbare oplossingen of zelfs al geïmplementeerde oplossingen voor problemen waarvan je niet eens wist dat je ze had? En dat ze dat na verloop van tijd stopten te doen? In dit artikel leg ik uit waarom dat zo is en wat je kunt doen om het tij te keren.
De cultuur als kind van de rekening
De belangrijkste reden is dat om welke reden dan ook de oorsprong van je bedrijfscultuur om zeep geholpen is. Wanneer je een kleiner en onvolwassen bedrijf bent, zullen mensen zich altijd min of meer bottom-up gedragen – er zijn geen procedures, structuren, systemen en Excelsheets die je werkdag dicteren. Maar bij het evolueren, volwassen worden en groeien komen deze onvermijdelijke veranderingen, die langzaam je bottom-up cultuur doden. Het is geen vraag of dit gebeurt, maar vooral wanneer het gebeurt – soms is er een scherpe wending van gebeurtenissen, een incident zoals een overname of fusie, of gewoon organische verandering zoals groei. Meer management, minder leiderschap. Meer controle, minder vrijheid, langzaam de cultuur van individueel ondernemerschap en bottom-up gedrag dodend. Maar, goed nieuws: Je kunt een bottom-up cultuur hebben terwijl je de noodzakelijke groei en rijpheid behoudt – het vergt alleen explicieter leiderschapsgedrag om die verloren cultuur terug te krijgen en te genieten van de voordelen van je experts die hun expertise gebruiken om met ideeën, oplossingen en uitvoerbare inzichten te komen.
Vier thema’s
Als we de redenen opsplitsen waarom je team geen bottom-up cultuur heeft, komt het neer op vier afzonderlijke maar even belangrijke thema’s:
- Middelen om te Handelen
Empowerment om weer bottom-up te worden begint met het voorzien van je team van de nodige middelen, om te beginnen met tijd. Dit omvat ook toegang tot geavanceerde tools, adequate trainingsprogramma’s en voldoende budget. Wanneer teamleden de juiste middelen tot hun beschikking hebben, kunnen ze experimenteren, innoveren en zelfstandig oplossingen implementeren. Tools en Technologie: Zorg ervoor dat je team toegang heeft tot de nieuwste technologieën die hen kunnen helpen bij hun taken. Of het nu software, hardware of clouddiensten zijn, de juiste tools kunnen de productiviteit aanzienlijk verhogen. Training en Ontwikkeling: Continu leren is van vitaal belang in de IT-industrie. Bied regelmatig trainingssessies en workshops aan om je team up-to-date te houden met de nieuwste trends en vaardigheden. Budget Toewijzing: Voldoende financiering voor projecten moedigt innovatie aan. Zonder financiële beperkingen kunnen teams nieuwe ideeën en oplossingen verkennen zonder aarzeling. Tijd: De belangrijkste hulpbron blijft tijd – als je niet bereid bent je team daadwerkelijk tijd te geven om aan verbeteringen te werken en ze worden simpelweg overspoeld door dagelijks werk, is de kans klein dat bottom-up initiatieven plaatsvinden. - Mandaat om Beslissingen te Nemen
Voor een bottom-up cultuur om te gedijen, moeten teamleden de bevoegdheid hebben om beslissingen te nemen. Deze decentralisatie van macht versnelt niet alleen het besluitvormingsproces, maar bevordert ook een gevoel van eigenaarschap en verantwoordelijkheid. Gedecentraliseerde Besluitvorming: Moedig je team aan om beslissingen op hun niveau te nemen. Dit kan in de vorm zijn van het goedkeuren van kleinschalige wijzigingen of het doen van aanbevelingen voor grotere projecten. Empowerment door Vertrouwen: Vertrouw op de expertise van je team. Wanneer medewerkers zich vertrouwd voelen, nemen ze eerder initiatief en zijn ze proactief in hun rollen. Vraag hen wat er gedaan moet worden in plaats van het hen te vertellen. Eigenaarschap Geven: Door je team het eigenaarschap te geven van welke omgeving, proces of systeem ze ook werken, nodig je hen uit om te verbeteren en te innoveren. - Veiligheid om te Innoveren
Innovatie houdt vaak in dat er risico’s worden genomen. Het creëren van een veilige omgeving waar teamleden zich comfortabel voelen om nieuwe ideeën te experimenteren zonder de angst voor falen is essentieel. Psychologische Veiligheid: Cultiveer een sfeer waarin medewerkers zich veilig voelen om hun meningen en ideeën te uiten zonder angst voor spot of represailles. Vertel hen niet alleen om met oplossingen te komen, vraag hen wat zij denken dat er gedaan kan worden (en door wie) om het probleem op te lossen. Aanmoediging van Experimenteren: Vier inspanningen en lessen van zowel succesvolle als mislukte projecten. Dit bevordert een mindset van continue verbetering en leren. Ontwikkel een cultuur van op de juiste manier falen: Ontwikkel een cultuur waarin het vermogen om te falen en van falen te leren een algemeen onderdeel is van succes. De juiste manier van falen weerspiegelt het feit dat falen onderdeel van het plan is en op een slimme manier wordt gedaan om leermogelijkheden te creëren. - Toegang tot Informatie
Tijdige en uitgebreide informatie is cruciaal voor het nemen van weloverwogen beslissingen. Zorg ervoor dat je team toegang heeft tot de data en inzichten die ze nodig hebben om hun taken effectief uit te voeren. Transparantie: Houd open communicatielijnen over bedrijfsdoelen, financiën, budgetten, verwachtingen, projectstatussen en prestatiestatistieken. Transparantie helpt de inspanningen van het team af te stemmen op de doelstellingen van de organisatie en de klant. Kennisdeling: Bevorder een cultuur van kennisdeling door middel van regelmatige vergaderingen, documentatie en samenwerkingsplatforms. Dit zorgt ervoor dat waardevolle inzichten en informatie toegankelijk zijn voor alle teamleden.
Een cultuur creëren
De bovenstaande punten zijn een beginpunt om aan te werken om je IT-teams het voordeel te geven om effectief te worden in bottom-up innovatie en initiatieven. Aangezien cultuur echter de som is van de dingen die mensen binnen een bedrijf doen, kost het tijd en moeite om naar een bottom-up aanpak te veranderen. Als je IT-teams verbetering nodig hebben in hun vermogen om bottom-up te worden, betekent dit dat je moet onderzoeken op welke van de vier genoemde noodzakelijke verbeteringen nodig is en hoe het bedrijf als geheel zijn gedrag kan veranderen naar bottom-up worden. Cultuur omvat meer dan alleen mensen vertellen wat ze moeten doen, het betekent mensen laten zien wat er moet worden gedaan. Herhaaldelijk.
Om je inspanningen te ondersteunen bij het creëren van de bottom-up cultuur in je teams, overweeg de volgende stappen:
Erkenning en Beloningen: Erken en beloon de bijdragen van teamleden. Erkenning verhoogt het moraal en motiveert medewerkers om hoge prestaties te handhaven.
Inclusief Leiderschap: Moedig leiders aan om benaderbaar te zijn en open te staan voor feedback. Inclusief leiderschap zorgt ervoor dat ieders stem wordt gehoord en gewaardeerd.
Flexibiliteit en Autonomie: Bied flexibele werkomstandigheden en de autonomie om het eigen werk te beheren. Dit kan de werktevredenheid en productiviteit verhogen en het probleem van ‘geen tijd’ oplossen. Mensen vinden het meestal leuk om tijd te besteden aan het bedenken van nieuwe ideeën.
Conclusie: de route vooruit
Elke leider in IT zou moeten streven naar het creëren van een bottom-up cultuur. In veel gevallen betekent de manier waarop organisaties zijn gestructureerd en zich in de loop van de tijd ontwikkelen dat ze het vermogen verliezen om bottom-up te zijn. In dit artikel heb ik je laten zien wat er nodig is om deze cultuur terug te brengen (de meeste kleinere organisaties beginnen bottom-up, maar verliezen die cultuur bij groei) en heb ik je voorbeelden gegeven van waar je aan kunt werken. Houd er rekening mee dat cultuur een proces is en tijd nodig heeft om te evolueren en zich te ontwikkelen. Door ervoor te zorgen dat je team de middelen, het mandaat, de veiligheid en de informatie heeft die ze nodig hebben, geef je hen de kracht om initiatief te nemen en betekenisvol bij te dragen aan de doelstellingen van de organisatie. En onthoud, een cultuur van empowerment begint aan de top, dus geef het goede voorbeeld en zie je team gedijen – na verloop van tijd.
