Als we kijken naar project budgetten worden deze vaak al het jaar van te voren vast gelegd in de begroting. De financiële cyclus is zelden handig voor projecten. De begroting wordt vaak in september vast gelegd en een project kan gedurende het hele jaar starten. Het is helaas zelden zo dat men nu een projectbegroting aanvraagt voor een project dat volgend jaar pas plaats vind. Tenzij het echt om een grote investering gaat.
Start met een plan
Men denkt ook vaak dat een project start als het projectplan en het projectbudget zijn goedgekeurd. En het daadwerkelijke project start dan ook pas. Tenslotte zijn dan de kaders duidelijk, het doel duidelijk en heb je toestemming.
Maar daarvoor zit de initiatie fase. Dit is de fase waarin het idee ontstaat voor het project. Waarin je gaat onderzoeken wat het project eigenlijk is, wat de doelen zijn, hoeveel budget er voor nodig zou zijn, welke kaders het project heeft, welke tijdslijnen gewenst zijn en welke tijdslijnen mogelijk zijn. De tijd die een dergelijke onderzoeksfase of initiatie fase kost wordt vaak onderschat.
Stelregel
Een stelregel die mij ooit verteld is, is dat een project 80% voorbereiding is en 20% uitvoering. Bij grote projecten gaat dat niet altijd op, maar het is soms wel handig om daar goed over na te denken. We willen graag starten, we willen resultaat zien. En gewoon starten waar je uitkomt is een agile wereld prima, maar in een budget gebonden wereld is enig inzicht tot onontbeerlijk om toestemming te krijgen überhaupt te starten.
Denk goed na over wat jij wilt bereiken in een project en hoe je dat gaat bereiken. Hoe verhoud zich dit tot de wensen van de opdrachtgever?
En nog een stelregel: clichés zijn waar om een reden. Dus een huisbouwen doe je niet zonder vergunningen en tekeningen. Een recept maken doe je niet zonder het recept en de ingrediënten. En een project doe je niet zonder te weten wat je eigenlijk als doel hebt.
Intake
Een goede intake, of eigenlijk een goede serie aan intakes, geeft jou de mogelijkheid om jouw projectplan te maken. Als projectmatig werken goed is geïntroduceerd binnen bedrijf dan is er vaak een project aanvraag proces. In enkele regels zet je het idee uit een, geef je aan wat je ongeveer nodig hebt om tot een projectplan te komen. We zien vaak dat dit er niet is. Het is dan aan jou als projectmanager om de juiste intakes te doen. Welke informatie heb jij nodig om jouw projectplan te starten? Denk aan het probleem, denk aan het doel, denk aan het budget, denk aan de tijdslijnen. Het makkelijkste uitgangspunt is een projectplan template.
Starten en vieren
Het daadwerkelijke starten van een project is ook echt iets om te vieren. Denk maar aan het starten van de bouw van een huis of gebouw. Het leggen van de eerste steen is vaak een feestelijk moment. Dat geld voor jouw project ook. Tenslotte zit er al heel wat voorbereiding in. (De tekeningen, de vergunningen etc) En waar we dat bij het bouwen van een huis logisch vinden, is dat bij veel zakelijke projecten niet het geval. Dus: starten met de juiste voorbereiding en vieren dat het project start en daarna op naar project succes!
