Werken met internationale teams

EarthHet zal je maar gebeuren: na jarenlang in Nederland te hebben gewerkt, kom je ineens te werken in een internationaal opererend bedrijf. Daar manage je een project wat uitgerold moet worden in meerdere landen en waarbij je projectleden verspreid over de wereld opereren. Dat kan dan ineens een forse uitdaging zijn. Waar moet je op letten bij het werken met internationale teams?

Er zijn een aantal aspecten waar je over moet nadenken – en die misschien nog niet zo in je systeem zitten.

1. Cultuurverschillen

Hier ga je niet aan ontkomen. Als je gaat werken met collega’s uit verschillende landen, dan krijg je hoe dan ook te maken met cultuurverschillen. Afhankelijk van de herkomst van je teamleden, kunnen die cultuurverschillen groter of kleiner zijn. Het is belangrijk dat je hiervoor open staat en dat je niet per definitie collega’s hierop afkeurt: wat voor jou normaal is, is voor iemand anders mogelijk een raar iets.

Een goede manier om snel te leren hoe het er in een ander land aan toe gaat, is het doorbrengen van enige tijd met je teamleden aldaar – mits je daar natuurlijk de kans voor hebt. Op deze manier zie je hoe collega’s met elkaar omgaan, wat er allemaal gebeurt aan non-verbale communicatie en hoe zaken worden aangepakt. In sommige culturen durven mensen geen nee te zeggen tegen leidinggevenden. Of fouten toe te geven. Terwijl in andere landen dat weer geen probleem is. En op tijd komen, tja, ook daar kan een groot verschil in zitten.
Andersom is het ook belangrijk om te beseffen dat er ook naar jou gekeken wordt. Hoe je je leiderschap laat blijken – wat in Nederland en Scandinavië vriendelijker verloopt dan bijvoorbeeld in het directieve Rusland. Bedenk je ook dat jouw rol in bijvoorbeeld China helemaal niet o belangrijk is. Jij bent immers in de hiërarchie boven de teamleden niet in zicht: dat zijn alleen hun lijnmanagers.

Weet je van tevoren met welke nationaliteiten je te maken krijgt, lees je dan van tevoren al een beetje in. Garantie is er overigens nooit: ook per bedrijf kan de cultuur fors verschillen, ook al zitten zij in hetzelfde land.

2. Hou rekening met de tijdzones

business-257911_640Het klinkt zo voor de hand liggend, maar hoe ga je een team overleg plannen met collega’s uit de Verenigde Staten, Europe en Australië? Mijn vermoeden is dat je niet snel vrijwilligers gaat vinden om op te blijven voor een vergadering. Probeer een zo goed mogelijk tijdstip te prikken waarop zo veel mogelijk mensen aanwezig kunnen zijn. Of plan je meetings om en om op een ander tijdstip, zodat je tegemoet kunt komen aan twee tijdzones.

Tijdzones kunnen ook in je voordeel uitpakken! Wijzigingen die buiten werktijd moeten worden gemaakt of onderhoud wat buiten werktijd moet plaatsvinden, kan wellicht worden uitgevoerd door collega’s in een andere tijdzone die dan wel aan het werk zijn. Oftewel: haal het maximale uit de werkdag en probeer deze zoveel mogelijk door de tijdzones heen te laten doorlopen.

3. Informeer je lokale stakeholders

Heb je de hele nacht aan de lijn gezeten met je leverancier in China? Een avond doorgehaald in een webconferentie met je collega’s in de Verenigde Staten? Dat weet jij, maar misschien je opdrachtgever niet. Als hij je vervolgens om een uur of twee ‘s middags naar huis ziet gaan, is het misschien handig om hem te informeren over wat het betekent om met een internationaal team te werken en wat dit voor impact heeft. Dit geldt mogelijk ook voor de stakeholders buiten het team in andere tijdzones. In internationale bedrijven zal dit meestal wel in de bedrijfscultuur aanwezig zijn – maar het even checken kan natuurlijk nooit kwaad: verwachtingsmanagement is iets wat weinig energie kost en waar je veel mee kunt winnen.

4. Weet wat verspreid werken voor impact heeft

Er gaat niets boven het werken met een projectteam wat zich in één ruimte bevindt. Snel schakelen, meer teambuilding, geen verschil in tijdzones. Het is wetenschappelijk bewezen dat projectteams die bij elkaar zitten, beter samenwerken, dat er meer aandacht is voor de kwaliteit en dat de sociale relaties beter zijn.
Maar helaas: het is niet altijd mogelijk om bij elkaar te zitten. Weet dus wat de risico’s hiervan zijn en probeer hier maatregelen voor te nemen. Zorg bijvoorbeeld voor goede teleconferencing mogelijkheden, bij voorkeur met beeld, zodat collega’s makkelijk met elkaar kunnen samenwerken en elkaar ook echt kunnen zien. En als mensen verspreid over verschillende tijdzones werken, dan is men  misschien niet altijd “bij” met wat er is gebeurd gedurende de nacht. Zorg voor goede logs (risico’s, issues, afhankelijkheden, aannames – ik zal later nog een blog plaatsen over een RAID log) op een plek die door iedereen bereikbaar is.

5. Communicatie is key

gesprekAls iedereen verspreid werkt, is communicatie één van de belangrijkste componenten. Zeker als je veel met teleconferencing werkt, zul je merken dat je toch net minder meekrijgt dan wanneer je fysiek bij elkaar in een hok zit. Wees dus scherp bij virtuele communicatie. Hoor je zorg of twijfel in de toon van een stem? Vraag door. Is de verbinding niet helemaal zuiver? Check of je bericht goed is overgekomen of begrepen. Vraag expliciet naar zaken die wellicht niet genoemd zijn en vraag iedereen of hij/zij nog punten had. Zonder non verbale communicatie zul je meer je best moeten doen om te zorgen dat iedereen de neuzen dezelfde kant op heeft staan.

6. Gebruik de juiste middelen

Samenwerken met een projectteam betekent dat je de juiste middelen moet inzetten om daadwerkelijk SAMEN te kunnen werken. Dat is bij internationale teams misschien net even wat uitdagender dan bij een lokaal project. Heeft iedereen een goede internetverbinding? Mooi, dan is virtueel overleggen misschien een optie. Maar in andere gevallen zul je misschien je toevlucht moeten nemen tot de klassieke telefonische conference.

Ik riep het het al even: informatie moet beschikbaar zijn voor iedereen. Office 365 en Google Docs zijn bijvoorbeeld middelen waarmee het delen van documentatie al een stuk makkelijker is geworden – maar dan moet iedereen wel hetzelfde gebruiken. Het zal niet de laatste keer zijn dat jouw bedrijf het een gebruikt en je leverancier de andere oplossing. Dan wordt het dus de minst slechte oplossing… Een gedeelde functionele mailbox is bijvoorbeeld ook een idee. Bedenk je wel goed wat je wanneer inzet: je wilt geen bedrijfsgevoelige gegevens onversleuteld opslaan op een Dropbox of WeTransfer schijfje – hoe erg die leveranciers ook bewerken hun zaakje op orde te hebben.

Conclusie

Het werken in internationale omgevingen en met collega’s over de hele wereld zal altijd een uitdaging blijven. Maar je kunt de last verzachten door je van tevoren te verdiepen in de situaties en culturen, en te zorgen dat je de juiste omstandigheden creëert om je projectteam goed te laten functioneren. Bovenstaand zijn maar een paar tips op basis van persoonlijke ervaringen. Hoe pak jij het aan? Wat vind jij belangrijk? Laat het ons weten in de comments!


[bol_search_form limit=”6″ block_id=”bol_558721c9bb11e_search-form” cat_id=”8299″ cat_select=”0″ default_search=”managing international” name=”Internationaal” sub_id=”” link_color=”003399″ subtitle_color=”000000″ pricetype_color=”000000″ price_color=”CC3300″ deliverytime_color=”009900″ background_color=”FFFFFF” border_color=”D2D2D2″ width=”580″ cols=”3″ show_bol_logo=”1″ show_price=”1″ show_rating=”1″ show_deliverytime=”1″ link_target=”1″ image_size=”1″ admin_preview=”1″]


 

Over Michel Boks

Mede-oprichter van BigDataHub en mede-eigenaar van InTellegus. ICT-regisseur, business intelligence en big data specialist en auteur op Projectsucces.nl.

Bekijk alle berichten van Michel Boks →

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.