Een project is pas een project als een plan is goedgekeurd. In het schrijven van een plan en het uitdenken van een project gaat ook veel tijd kosten. Voor de initiele opzet van een project gebruik het Project Initiatie Document of een PID
Een projectplan is een document wat je opsteld voor:
- de opdrachtgever
- de leden van het projectteam
- partijen rondom het project (omgeving)
- jezelf
Wat heb ik aan het projectplan
Een projectplan helpt je op veel verschillende manieren:
- het helpt om goedkeuring (en committent!) van de opdrachtgever te krijgen
- het helpt om samen met het projectteam duidelijk te maken wat het doel is en hoe we dat gaan bereiken.
- het is de basis voor het volgen en (bij)sturen van je project. Gedurende het project zal je vragen krijgen en is je plan altijd de basis om op terug te vallen.
- het geeft de doorslag bij het nemen van besluiten (‘wat hadden we afgesproken?’)
- het is de basis voor het kunnen afronden van het project. Zeg wat je doet, doe wat je zegt en zeg wat je hebt gedaan.
Projectmanagement methodes
Elke projectmangement methode heeft haar eigen terminologie. Prince2 werkt bijvoorbeeld met een Senior User en Senior Supplier termen die binnen IPMA niet worden herkend. Wanneer je een projectplan definieert, ga na welke project management methode je wilt gebruiken of wat er binnen het bedrijf gebruikt wordt. We raden je in alle gevallen aan om een basistraining te volgen als je nog helemaal geen ervaring hebt in de door jou gekozen methode.
Tips voor een duidelijk projectplan plan
- Projecten worden al jaren gedaan. In plaats van zelf te bedenken wat er in het plan moet staan, kijk of jouw organisatie een standaard template heeft of kijk hier voor generieke en prince2 templates
- Zorg dat de opdracht duidelijk
- Zorg dat de scope duidelijk is. Een onduidelijke scope zal verwachtingen opleveren die je waarschijnlijk niet kan waarmaken.
- Wees consequent in je taalgebruik
- Wees consequent in je opmaak (lettertypes, lettergroottes, kleurstelling)
- Houd rekening met het doel van het document en laat zaken die niet relevant zijn weg (het hoeft geen boek te worden)
- Gebruik de spelling- en grammatica checker (en/of laat iemand je d’s en t’s even nalopen)
- Gebruik in de templates wat nodig is. Als iets voor jou niet relevant is, laat dan de paragraaf weg